Indice
Cosa include la chiusura mensile di un autosalone
La scheda del veicolo come punto di partenza
Quale documentazione deve essere completata prima della chiusura
Come quadrare le operazioni del mese
Cosa inviare allo studio commerciale e in quale formato
Gli errori che rallentano di più la chiusura mensile
Come ridurre il tempo di chiusura a meno di due ore
Dealcar e la chiusura mensile automatizzata
Domande frequenti
Cosa include la chiusura mensile di un autosalone
La chiusura mensile di un autosalone di compravendita auto prevede tre parti distinte che devono essere gestite in modo coordinato.
La prima è la parte fiscale: tutte le fatture emesse e ricevute del mese, classificate per regime fiscale (regime del margine o IVA ordinaria), con le basi imponibili calcolate per la liquidazione IVA periodica. Anche se la liquidazione può essere trimestrale, il lavoro di preparazione è mensile: accumulare i dati mese per mese è molto più efficiente che ricostruire tre mesi di operazioni tutti insieme alla fine del trimestre.
La seconda è la parte contabile: il margine netto di ogni operazione conclusa nel mese, con tutti i costi diretti imputati, e lo stato dell'inventario alla chiusura del mese (quali auto sono presenti, quanti giorni di stock hanno accumulato, qual è il costo di finanziamento associato).
La terza è la parte operativa: verificare che non ci siano lead senza risposta, trattative aperte non concluse o pratiche incomplete che potrebbero generare problemi nei giorni successivi.
Le tre parti sono distinte ma collegate tra loro. Una pratica chiusa male genera un dato fiscale errato. Un costo non imputato distorce il margine del mese. Un'operazione senza fattura non esiste per il commercialista, anche se l'auto è già stata consegnata.
La scheda del veicolo como punto di partenza
La chiusura mensile è rapida quando ogni veicolo ha la sua scheda completa fin dal primo giorno. La scheda del veicolo è il registro di tutto ciò che accade a quell'auto da quando entra in stock a quando viene consegnata al cliente: prezzo d'acquisto, costi diretti associati, documentazione d'origine, prezzo di vendita e fattura emessa.
Consulta quali spese fanno parte del costo reale di un'auto.
Quando tale scheda è completa e aggiornata, la chiusura mensile diventa una semplice esportazione di dati, non una ricostruzione di informazioni disperse. Se la scheda è incompleta o se le spese si trovano su fatture sparse non collegate al veicolo, la chiusura richiede ore di lavoro per quadrare ciò che dovrebbe richiedere solo pochi minuti.
La regola pratica è semplice: ogni costo che arriva (fattura dell'officina, del trasportista, del carrozziere) viene collegato alla scheda del veicolo nel momento in cui viene ricevuto, non alla fine del mese. Ogni vendita conclusa genera la fattura direttamente dalla scheda del veicolo, non in modo indipendente.
Quale documentazione deve essere completata prima della chiusura
Per poter effettuare la chiusura mensile senza interruzioni è necessario avere sotto mano la documentazione di tutte le operazioni del mese.
Per ogni veicolo venduto nel mese: il contratto o l'atto di acquisto con il codice fiscale/P.IVA del venditore, le fatture delle spese dirette con il riferimento del veicolo, la fattura di vendita emessa all'acquirente (regime del margine o regime ordinario a seconda dei casi) e la documentazione del passaggio di proprietà se è già stata elaborata.
Leggi anche cosa deve rispettare un software di fatturazione del regime del margine per concessionari.
Per ogni veicolo acquistato nel mese e non ancora venduto: il contratto o l'atto di acquisto con i dati del venditore e le fatture delle spese già sostenute. Queste informazioni entrano nell'inventario valorizzato del mese, non nel conto economico, ma devono essere comunque organizzate.
Le spese generali del mese (portali di annunci, software, affitto, utenze) con le relative fatture complete. Queste vanno nel registro degli acquisti e delle spese o nella contabilità generale, ma non vengono imputate a nessun veicolo specifico.
Come quadrare le operazioni del mese
Quadrare le operazioni del mese significa verificare che ogni vendita del mese abbia la sua fattura emessa, che ogni fattura emessa sia collegata alla scheda di un veicolo e che gli importi delle fatture corrispondano agli incassi ricevuti.
Il processo più efficiente prevede tre passaggi. Primo, generare l'elenco delle operazioni concluse nel mese: tutti i veicoli con data di vendita all'interno del periodo. Secondo, verificare che ogni operazione abbia la sua fattura generata e il relativo incasso registrato. Terzo, identificare le discrepanze: operazioni concluse senza fattura, fatture senza incasso o incassi senza fattura associata.
Le discrepanze più frequenti sono gli acconti incassati ma non fatturati correttamente (che non sono vendite ma anticipi), le operazioni finanziate in cui l'accredito della finanziaria arriva giorni dopo la consegna, e le spese di ripristino pagate in contanti e prive di fattura formale.
Leggi anche come registrare correttamente acconti, anticipi e pagamenti in sospeso.
Cosa inviare allo studio commerciale e in quale formato
Il commercialista ha bisogno di quattro blocchi di informazioni per preparare la liquidazione IVA e la chiusura contabile mensile.
Il primo è l'elenco delle vendite del mese con il relativo regime fiscale (regime del margine o ordinario), il prezzo di vendita e, per le operazioni in regime del margine, il margine lordo su cui calcolare l'IVA. Il secondo è l'elenco delle spese con IVA dettagliata del mese: fatture dei fornitori, portali, officina e qualsiasi spesa con fattura con IVA detraibile. Il terzo è il registro del regime del margine aggiornato con tutte le operazioni del mese. Il quarto è l'inventario valorizzato alla chiusura del mese per la contabilità della società.
Consulta quali dati inserire nel registro del regime del margine per ogni operazione.
Il formato più efficiente è un'esportazione dal sistema di gestione nel formato utilizzato dallo studio commerciale: Excel, CSV o importazione diretta nel programma di contabilità. Se lo studio riceve i dati in questo formato, il lavoro di presentazione della liquidazione richiede meno di un'ora. Se riceve le fatture cartacee o via email in modo disordinato, lo stesso lavoro può richiedere mezza giornata.
Gli errori che rallentano di più la chiusura mensile
L'errore più frequente e più costoso in termini di tempo è non collegare le spese al veicolo nel momento in cui vengono sostenute. Alla fine del mese occorre controllare tutte le fatture dell'officina, del trasportatore e del carrozziere per capire a quale auto corrisponda ciascuna e, se il riferimento del veicolo non è presente sulla fattura, bisogna ricostruirlo a memoria o chiamando il fornitore.
Il secondo errore è generare le fatture di vendita in modo indipendente dalla scheda del veicolo. Quando la fattura viene generata manualmente in un programma di fatturazione separato, occorre inserire i dati dell'auto due volte e il rischio di errore aumenta. Se poi bisogna quadrare quella fattura con la scheda del veicolo per calcolare il margine, il lavoro raddoppia.
Consulta come preparare la documentazione contabile di ciascun veicolo.
Il terzo errore è lasciare operazioni aperte alla chiusura del mese. Una vendita verbale conclusa negli ultimi giorni del mese ma senza fattura emessa né incasso registrato crea un'incertezza che il commercialista deve risolvere con domande e chiarimenti che allungano il processo.
Come ridurre il tempo di chiusura a meno di due ore
Con i processi corretti, la chiusura mensile di un autosalone con 20 o 30 operazioni al mese non dovrebbe richiedere più di due ore.
La chiave è fare il lavoro durante il mese, non alla fine. Ogni volta che entra un'auto, si apre la scheda con il prezzo d'acquisto e la documentazione d'origine. Ogni volta che arriva una fattura di spesa, viene collegata alla scheda del veicolo corrispondente. Ogni volta che si conclude una vendita, la fattura viene generata a partire dalla scheda. Al momento della chiusura, il lavoro rimanente consiste solo nell'esportare i dati e verificare che non ci siano discrepanze.
Con un sistema gestionale che automatizza questo flusso, la chiusura mensile si riduce a tre azioni: verificare che tutte le schede del mese siano complete, generare l'esportazione dei dati per il commercialista e verificare la quadratura di incassi e fatture. Massimo due ore per qualsiasi volume abituale di un salone indipendente.
Consulta la pagina del software gestionale per concessionari di Dealcar.
Dealcar e la chiusura mensile automatizzata
Dealcar organizza ogni operazione di acquisto e vendita come una pratica collegata al veicolo. I costi diretti vengono registrati nella scheda al loro arrivo. La fattura viene generata a partire dalla scheda con il regime corretto. Il registro del regime del margine si aggiorna automaticamente. Al momento della chiusura mensile, l'esportazione dei dati per lo studio commerciale è disponibile senza alcun lavoro manuale aggiuntivo.
Puoi vedere come funziona la chiusura mensile su Dealcar all'indirizzo dealcar.io/facturacion-electronica-coches o richiedere una demo su dealcar.io.
Domande frequenti
Quando va fatta la chiusura mensile se il trimestre fiscale termina il 31 marzo?
La chiusura mensile può essere effettuata nei primi giorni del mese successivo. Per la liquidazione IVA del primo trimestre, è necessario avere i dati di gennaio, febbraio e marzo organizzati entro il 20 aprile. Se si esegue la chiusura mensile entro 5 o 7 giorni dal mese successivo, arrivare alla chiusura trimestrale consisterà semplicemente nel sommare le tre chiusure mensili.
Gli acconti e le caparre incassati a dicembre ma con consegna a gennaio vanno nella chiusura di dicembre o di gennaio?
L'IVA nel regime del margine diventa esigibile al momento della consegna del veicolo o del pagamento totale, a seconda di quale evento si verifichi per primo. Se l'acconto è stato incassato a dicembre ma la consegna è avvenuta a gennaio, l'IVA va al trimestre in cui avviene la consegna se il pagamento è stato parziale. Se l'intero prezzo è stato pagato a dicembre prima della consegna, l'IVA va al quarto trimestre.
Il commercialista può fare la chiusura mensile senza il mio intervento se ha accesso al sistema?
Sì, se il sistema gestionale lo consente. Alcuni autosaloni forniscono un accesso di sola lettura al proprio commercialista in modo che possa esportare direttamente i dati. Questo elimina il passaggio di preparazione dell'invio. Il concessionario deve solo verificare che i dati del mese siano completi e lo studio si occupa del resto.
Cosa succede se una fattura di spesa del mese precedente arriva dopo la chiusura?
Viene registrata nel mese in cui arriva con la data reale della fattura. Se il periodo fiscale è già chiuso, il commercialista la includerà nel trimestre successivo o la gestirà come costo d'esercizio se l'impatto è rilevante. Non è necessario riaprire la chiusura precedente per fatture di importo ridotto che arrivano in ritardo.
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Cosa include la chiusura mensile di un autosalone
La scheda del veicolo come punto di partenza
Quale documentazione deve essere completata prima della chiusura
Come quadrare le operazioni del mese
Cosa inviare allo studio commerciale e in quale formato
Gli errori che rallentano di più la chiusura mensile
Come ridurre il tempo di chiusura a meno di due ore
Dealcar e la chiusura mensile automatizzata
Domande frequenti
Cosa include la chiusura mensile di un autosalone
La chiusura mensile di un autosalone di compravendita auto prevede tre parti distinte che devono essere gestite in modo coordinato.
La prima è la parte fiscale: tutte le fatture emesse e ricevute del mese, classificate per regime fiscale (regime del margine o IVA ordinaria), con le basi imponibili calcolate per la liquidazione IVA periodica. Anche se la liquidazione può essere trimestrale, il lavoro di preparazione è mensile: accumulare i dati mese per mese è molto più efficiente che ricostruire tre mesi di operazioni tutti insieme alla fine del trimestre.
La seconda è la parte contabile: il margine netto di ogni operazione conclusa nel mese, con tutti i costi diretti imputati, e lo stato dell'inventario alla chiusura del mese (quali auto sono presenti, quanti giorni di stock hanno accumulato, qual è il costo di finanziamento associato).
La terza è la parte operativa: verificare che non ci siano lead senza risposta, trattative aperte non concluse o pratiche incomplete che potrebbero generare problemi nei giorni successivi.
Le tre parti sono distinte ma collegate tra loro. Una pratica chiusa male genera un dato fiscale errato. Un costo non imputato distorce il margine del mese. Un'operazione senza fattura non esiste per il commercialista, anche se l'auto è già stata consegnata.
La scheda del veicolo como punto di partenza
La chiusura mensile è rapida quando ogni veicolo ha la sua scheda completa fin dal primo giorno. La scheda del veicolo è il registro di tutto ciò che accade a quell'auto da quando entra in stock a quando viene consegnata al cliente: prezzo d'acquisto, costi diretti associati, documentazione d'origine, prezzo di vendita e fattura emessa.
Consulta quali spese fanno parte del costo reale di un'auto.
Quando tale scheda è completa e aggiornata, la chiusura mensile diventa una semplice esportazione di dati, non una ricostruzione di informazioni disperse. Se la scheda è incompleta o se le spese si trovano su fatture sparse non collegate al veicolo, la chiusura richiede ore di lavoro per quadrare ciò che dovrebbe richiedere solo pochi minuti.
La regola pratica è semplice: ogni costo che arriva (fattura dell'officina, del trasportista, del carrozziere) viene collegato alla scheda del veicolo nel momento in cui viene ricevuto, non alla fine del mese. Ogni vendita conclusa genera la fattura direttamente dalla scheda del veicolo, non in modo indipendente.
Quale documentazione deve essere completata prima della chiusura
Per poter effettuare la chiusura mensile senza interruzioni è necessario avere sotto mano la documentazione di tutte le operazioni del mese.
Per ogni veicolo venduto nel mese: il contratto o l'atto di acquisto con il codice fiscale/P.IVA del venditore, le fatture delle spese dirette con il riferimento del veicolo, la fattura di vendita emessa all'acquirente (regime del margine o regime ordinario a seconda dei casi) e la documentazione del passaggio di proprietà se è già stata elaborata.
Leggi anche cosa deve rispettare un software di fatturazione del regime del margine per concessionari.
Per ogni veicolo acquistato nel mese e non ancora venduto: il contratto o l'atto di acquisto con i dati del venditore e le fatture delle spese già sostenute. Queste informazioni entrano nell'inventario valorizzato del mese, non nel conto economico, ma devono essere comunque organizzate.
Le spese generali del mese (portali di annunci, software, affitto, utenze) con le relative fatture complete. Queste vanno nel registro degli acquisti e delle spese o nella contabilità generale, ma non vengono imputate a nessun veicolo specifico.
Come quadrare le operazioni del mese
Quadrare le operazioni del mese significa verificare che ogni vendita del mese abbia la sua fattura emessa, che ogni fattura emessa sia collegata alla scheda di un veicolo e che gli importi delle fatture corrispondano agli incassi ricevuti.
Il processo più efficiente prevede tre passaggi. Primo, generare l'elenco delle operazioni concluse nel mese: tutti i veicoli con data di vendita all'interno del periodo. Secondo, verificare che ogni operazione abbia la sua fattura generata e il relativo incasso registrato. Terzo, identificare le discrepanze: operazioni concluse senza fattura, fatture senza incasso o incassi senza fattura associata.
Le discrepanze più frequenti sono gli acconti incassati ma non fatturati correttamente (che non sono vendite ma anticipi), le operazioni finanziate in cui l'accredito della finanziaria arriva giorni dopo la consegna, e le spese di ripristino pagate in contanti e prive di fattura formale.
Leggi anche come registrare correttamente acconti, anticipi e pagamenti in sospeso.
Cosa inviare allo studio commerciale e in quale formato
Il commercialista ha bisogno di quattro blocchi di informazioni per preparare la liquidazione IVA e la chiusura contabile mensile.
Il primo è l'elenco delle vendite del mese con il relativo regime fiscale (regime del margine o ordinario), il prezzo di vendita e, per le operazioni in regime del margine, il margine lordo su cui calcolare l'IVA. Il secondo è l'elenco delle spese con IVA dettagliata del mese: fatture dei fornitori, portali, officina e qualsiasi spesa con fattura con IVA detraibile. Il terzo è il registro del regime del margine aggiornato con tutte le operazioni del mese. Il quarto è l'inventario valorizzato alla chiusura del mese per la contabilità della società.
Consulta quali dati inserire nel registro del regime del margine per ogni operazione.
Il formato più efficiente è un'esportazione dal sistema di gestione nel formato utilizzato dallo studio commerciale: Excel, CSV o importazione diretta nel programma di contabilità. Se lo studio riceve i dati in questo formato, il lavoro di presentazione della liquidazione richiede meno di un'ora. Se riceve le fatture cartacee o via email in modo disordinato, lo stesso lavoro può richiedere mezza giornata.
Gli errori che rallentano di più la chiusura mensile
L'errore più frequente e più costoso in termini di tempo è non collegare le spese al veicolo nel momento in cui vengono sostenute. Alla fine del mese occorre controllare tutte le fatture dell'officina, del trasportatore e del carrozziere per capire a quale auto corrisponda ciascuna e, se il riferimento del veicolo non è presente sulla fattura, bisogna ricostruirlo a memoria o chiamando il fornitore.
Il secondo errore è generare le fatture di vendita in modo indipendente dalla scheda del veicolo. Quando la fattura viene generata manualmente in un programma di fatturazione separato, occorre inserire i dati dell'auto due volte e il rischio di errore aumenta. Se poi bisogna quadrare quella fattura con la scheda del veicolo per calcolare il margine, il lavoro raddoppia.
Consulta come preparare la documentazione contabile di ciascun veicolo.
Il terzo errore è lasciare operazioni aperte alla chiusura del mese. Una vendita verbale conclusa negli ultimi giorni del mese ma senza fattura emessa né incasso registrato crea un'incertezza che il commercialista deve risolvere con domande e chiarimenti che allungano il processo.
Come ridurre il tempo di chiusura a meno di due ore
Con i processi corretti, la chiusura mensile di un autosalone con 20 o 30 operazioni al mese non dovrebbe richiedere più di due ore.
La chiave è fare il lavoro durante il mese, non alla fine. Ogni volta che entra un'auto, si apre la scheda con il prezzo d'acquisto e la documentazione d'origine. Ogni volta che arriva una fattura di spesa, viene collegata alla scheda del veicolo corrispondente. Ogni volta che si conclude una vendita, la fattura viene generata a partire dalla scheda. Al momento della chiusura, il lavoro rimanente consiste solo nell'esportare i dati e verificare che non ci siano discrepanze.
Con un sistema gestionale che automatizza questo flusso, la chiusura mensile si riduce a tre azioni: verificare che tutte le schede del mese siano complete, generare l'esportazione dei dati per il commercialista e verificare la quadratura di incassi e fatture. Massimo due ore per qualsiasi volume abituale di un salone indipendente.
Consulta la pagina del software gestionale per concessionari di Dealcar.
Dealcar e la chiusura mensile automatizzata
Dealcar organizza ogni operazione di acquisto e vendita come una pratica collegata al veicolo. I costi diretti vengono registrati nella scheda al loro arrivo. La fattura viene generata a partire dalla scheda con il regime corretto. Il registro del regime del margine si aggiorna automaticamente. Al momento della chiusura mensile, l'esportazione dei dati per lo studio commerciale è disponibile senza alcun lavoro manuale aggiuntivo.
Puoi vedere come funziona la chiusura mensile su Dealcar all'indirizzo dealcar.io/facturacion-electronica-coches o richiedere una demo su dealcar.io.
Domande frequenti
Quando va fatta la chiusura mensile se il trimestre fiscale termina il 31 marzo?
La chiusura mensile può essere effettuata nei primi giorni del mese successivo. Per la liquidazione IVA del primo trimestre, è necessario avere i dati di gennaio, febbraio e marzo organizzati entro il 20 aprile. Se si esegue la chiusura mensile entro 5 o 7 giorni dal mese successivo, arrivare alla chiusura trimestrale consisterà semplicemente nel sommare le tre chiusure mensili.
Gli acconti e le caparre incassati a dicembre ma con consegna a gennaio vanno nella chiusura di dicembre o di gennaio?
L'IVA nel regime del margine diventa esigibile al momento della consegna del veicolo o del pagamento totale, a seconda di quale evento si verifichi per primo. Se l'acconto è stato incassato a dicembre ma la consegna è avvenuta a gennaio, l'IVA va al trimestre in cui avviene la consegna se il pagamento è stato parziale. Se l'intero prezzo è stato pagato a dicembre prima della consegna, l'IVA va al quarto trimestre.
Il commercialista può fare la chiusura mensile senza il mio intervento se ha accesso al sistema?
Sì, se il sistema gestionale lo consente. Alcuni autosaloni forniscono un accesso di sola lettura al proprio commercialista in modo che possa esportare direttamente i dati. Questo elimina il passaggio di preparazione dell'invio. Il concessionario deve solo verificare che i dati del mese siano completi e lo studio si occupa del resto.
Cosa succede se una fattura di spesa del mese precedente arriva dopo la chiusura?
Viene registrata nel mese in cui arriva con la data reale della fattura. Se il periodo fiscale è già chiuso, il commercialista la includerà nel trimestre successivo o la gestirà come costo d'esercizio se l'impatto è rilevante. Non è necessario riaprire la chiusura precedente per fatture di importo ridotto che arrivano in ritardo.
