Indice
Perché la fatturazione di un concessionario necessita di un software specifico
Cosa deve fare un programma di fatturazione con il REBU
Come deve essere una fattura REBU: requisiti ed esempio
Casi speciali di fatturazione: acconti, note di variazione e spese accessorie
Come migrare da Excel a un programma di fatturazione REBU omologato
Verifactu: l'obbligo che cambia il software di fatturazione in Spagna
Funzionalità chiave oltre al REBU
Opzioni disponibili in Spagna nel 2026
Cosa chiedere prima di acquistare qualsiasi programma
Dealcar e la fatturazione integrata con la gestione dello stock
Domande frequenti
Perché la fatturazione di un concessionario necessita di un software specifico
Un concessionario di auto usate che applica il REBU ha una struttura di fatturazione che non si adatta alla maggior parte dei programmi di fatturazione generici. Il regime generale IVA funziona con un meccanismo diretto: prezzo più IVA scorporata. Il REBU funziona in modo diverso: il prezzo include l'IVA calcolata sul margine, senza esposizione separata, e la fattura deve indicare espressamente che si applica il regime speciale.
Un programma che non gestisce il REBU in modo nativo costringe il concessionario a fare calcoli manuali, emettere fatture con testo aggiunto a mano o, nel peggiore dei casi, emettere fatture errate che non riflettono il regime applicato. Ciò genera problemi nel modello 303, incongruenze nel registro e rischi in caso di ispezione.
Consulta la guida completa al regime del margine per la compravendita.
Inoltre, un concessionario che effettua operazioni sia in REBU che in regime generale (perché acquista alcune auto da aziende con IVA) necessita di un sistema che distingua tra i due tipi di operazione e le gestisca correttamente nelle stesse dichiarazioni trimestrali.
Leggi anche cómo emitir facturas correctamente en la compraventa de coches bajo REBU e IVA general.
Cosa deve fare un programma di fatturazione con il REBU
Un programma di fatturazione adeguato per un concessionario di auto usate deve coprire queste funzioni relative al REBU.
Emettere fatture REBU corrette: il prezzo totale senza scorporo dell'IVA, con la menzione espressa di "Régimen Especial de los Bienes Usados. IVA no deducible por el destinatario" o un'indicazione equivalente ai sensi dell'articolo 138 del Regolamento IVA.
Registrare il prezzo di acquisto di ciascun veicolo collegato all'operazione di vendita per calcolare automaticamente il margine di ogni operazione. Senza questo collegamento tra acquisto e vendita, il margine deve essere calcolato manualmente per ogni fattura.
Generare il registro REBU a partire dalle operazioni registrate, con tutti i dati obbligatori: fornitore, NIF, descrizione del veicolo, prezzo di acquisto, prezzo di vendita e margine.
Leggi anche cosa deve includere il registro REBU e come organizzarlo.
Calcolare automaticamente la base imponibile REBU del trimestre (somma dei margini positivi) per facilitare la compilazione del modello 303.
Distinguere tra operazioni REBU e operazioni in regime generale in modo che il modello 303 venga preparato correttamente con gli importi separati.
Come deve essere una fattura REBU: requisiti ed esempio
Una fattura emessa in regime REBU ha una struttura diversa rispetto a una fattura con IVA generale, e gli errori in questo formato sono quelli che più frequentemente generano problemi durante un'ispezione fiscale.
I dati obbligatori che devono essere inclusi in qualsiasi fattura di vendita REBU sono: numero di fattura progressivo e senza interruzioni, data di emissione, dati completi dell'emittente (nome o ragione sociale, NIF e indirizzo), dati completi del destinatario (nome o ragione sociale, NIF e indirizzo), descrizione del veicolo (marca, modello, targa e telaio), il prezzo totale dell'operazione e la menzione espressa del regime applicato.
La dicitura legale obbligatoria è: "Régimen Especial de los Bienes Usados. IVA incluido no deducible por el destinatario" o un'indicazione equivalente ai sensi dell'articolo 138 del Regolamento IVA. Senza questa dicitura, la fattura è tecnicamente errata anche se l'importo è corretto.
Ciò che non deve apparire in una fattura REBU è l'IVA scorporata. Il prezzo indicato in fattura è il prezzo totale, che include già l'IVA calcolata sul margine, ma tale IVA non viene menzionata separatamente né in percentuale né come importo. Se il programma genera la fattura con una riga "IVA 21%: X euro", tale fattura è emessa in modo errato per il regime REBU.
Esempio di struttura corretta di una fattura REBU:
Fattura n.: 2026/045 Data: 15/07/2026 Venditore: Compraventa Ejemplo S.L. — NIF: B12345678 — Calle Mayor 10, Madrid Acquirente: Juan García Martínez — DNI: 12345678A — Calle Secundaria 5, Madrid Oggetto: Vendita di veicolo usato — Toyota Yaris 2020, targa 1234ABC, telaio JTDKB3EUX0J123456 Importo totale: 11.500 € Régimen Especial de los Bienes Usados. IVA incluido no deducible por el destinatario.
La numerazione delle fatture deve essere progressiva e senza interruzioni all'interno di ogni serie. Se il concessionario effettua operazioni in REBU e operazioni in regime generale, può utilizzare serie distinte (ad esempio, REBU-2026/001 e GEN-2026/001) per mantenere la progressività in modo indipendente per ciascun regime. Con Verifactu attivo, la numerazione e l'integrità della sequenza sono garantite dal software stesso.
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Casi speciali di fatturazione: acconti, note di variazione e spese accessorie
Esistono situazioni specifiche di fatturazione che generano frequenti dubbi e che un programma di fatturazione REBU deve gestire correttamente.
Gli acconti e le prenotazioni non sono vendite e non devono essere fatturati come tali. Un acconto è un pagamento anticipato sul prezzo finale. L'IVA di un'operazione REBU diventa esigibile al momento della consegna del veicolo o dell'incasso se questo precede la consegna, pertanto l'evento che si verifica per primo determina quando fatturare. La procedura corretta consiste nell'emettere un documento di prenotazione o una ricevuta di acconto (non una fattura definitiva) ed emettere la fattura finale con l'importo totale al momento della consegna o del saldo completo.
Leggi anche los casos especiales del REBU: margen negativo, devoluciones y exportaciones.
Le note di variazione sono necessarie quando si riscontra un errore in una fattura già emessa (importo errato, dati dell'acquirente errati) o quando si verifica la restituzione del veicolo. Una nota di variazione in regime REBU deve fare riferimento alla fattura originale che rettifica, includere gli stessi dati identificativi delle parti e del veicolo, e chiarire se si tratta di una rettifica parziale o totale. Con Verifactu attivo, la nota di variazione viene anch'essa inviata all'AEAT in tempo reale con riferimento a quella originale.
Le spese associate alla vendita come la garanzia estesa, la preparazione aggiuntiva su richiesta dell'acquirente o il trasporto al domicilio del cliente sono voci che possono essere incluse nella stessa fattura o fatturate separatamente. Se incluse nella stessa fattura del veicolo, il regime REBU si applica all'insieme. Se fatturate separatamente come servizi aggiuntivi, sono soggette all'aliquota IVA ordinaria al 21% e devono essere scorporate nella fattura separata. È un punto che conviene tenere presente per non mescolare i regimi nella stessa operazione.
Come migrare da Excel a un programma di fatturazione REBU omologato
Molti concessionari gestiscono da anni la fatturazione con Excel o Word, generando le fatture manualmente e tenendo il registro in un foglio di calcolo. Dal 1° luglio 2025, questo modello non sarà più conforme a Verifactu e sarà necessario migrare a un sistema omologato.
La migrazione non deve essere traumatica se effettuata con ordine. Il processo prevede tre passaggi.
Il primo consiste nel non cercare di migrare l'intero storico delle vecchie fatture nel nuovo sistema. Le fatture emesse prima della data di attivazione di Verifactu con il sistema precedente sono valide e devono essere conservate nel formato originale per il periodo di conservazione legale (minimo quattro anni). Il nuovo sistema inizia a registrare a partire dalla data di attivazione.
Il secondo è preparare i dati dello stock attivo prima di attivare il nuovo sistema: quali auto sono in inventario, il loro prezzo di acquisto e le relative spese associate. Con queste informazioni pronte, l'onboarding è molto più rapido e fin dal primo giorno il sistema può calcolare il margine corretto di ciascuna operazione.
Il terzo è definire la serie di numerazione delle fatture con cui inizia il nuovo sistema. Se nel sistema precedente l'ultima fattura era la numero 2026/087, il nuovo sistema deve iniziare dalla 2026/088 per mantenere la progressività. Un salto nella numerazione può attirare l'attenzione durante un'ispezione, anche se involontario.
Con Dealcar, la migrazione dello stock attivo e la configurazione della numerazione delle fatture sono incluse nel processo di onboarding. Il sistema è pronto per emettere la prima fattura conforme a Verifactu in meno di una settimana dall'attivazione.
Verifactu: l'obbligo che cambia il software di fatturazione in Spagna
Dal 1° luglio 2025, i lavoratori autonomi e le aziende in Spagna sono obbligati a utilizzare sistemi di fatturazione omologati ai sensi del Regolamento sulla fatturazione elettronica (Real Decreto 1007/2023). Il sistema Verifactu richiede che il software di fatturazione invii un record di ciascuna fattura emessa all'Agenzia Tributaria in tempo reale, con un'impronta digitale che garantisce l'integrità del documento.
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Ciò ha una conseguenza diretta sulla scelta del software: qualsiasi programma di fatturazione utilizzato a partire da quella data deve essere omologato per Verifactu. Un programma non omologato non è conforme alla normativa vigente, indipendentemente dal fatto che gestisca bene o male il REBU.
L'AEAT mantiene un registro dei programmi omologati sul proprio sito web. Prima di acquistare qualsiasi software di fatturazione, verificare che figuri in tale registro è il primo passo.
Per i concessionari che utilizzavano programmi di fatturazione più datati o che gestivano la fatturazione con fogli di calcolo, l'entrata in vigore di Verifactu impone l'aggiornamento del sistema. È un'opportunità per scegliere un programma che gestisca correttamente anche il REBU.
Funzionalità chiave oltre al REBU
Un buon programma di fatturazione per un concessionario di auto usate non si limita al REBU. Esistono funzionalità aggiuntive che fanno la differenza nella gestione quotidiana.
La gestione dell'ITP (Impuesto de Transmisiones Patrimoniales) negli acquisti da privati. Quando un concessionario acquista un'auto da un privato, ha l'obbligo di autoliquidare l'ITP. Un software che include questo calcolo e genera il modello 620 o fornisce i dati per l'agenzia di pratiche auto fa risparmiare tempo in ogni operazione.
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L'emissione di ricevute o contratti di acquisto da privati. Non si tratta di una vera e propria fattura (i privati non emettono fatture), ma il documento di acquisto deve contenere i dati necessari per il registro REBU e per provare l'operazione di fronte al Fisco.
La gestione delle spese associate a ciascun veicolo (preparazione, agenzia, trasporto) collegate al costo dell'operazione per il calcolo del margine netto reale. Un programma che registra solo il prezzo di acquisto e il prezzo di vendita fornisce un'immagine parziale della redditività.
L'integrazione con i modelli 303, 390 e 347 per esportare direttamente i dati all'agenzia o agli strumenti di presentazione delle dichiarazioni.
Opzioni disponibili in Spagna nel 2026
Programmi di fatturazione generici omologati Verifactu con modulo REBU:
Holded, Contasimple e Sage50 dispongono di moduli per la gestione dei beni usati o REBU che consentono di emettere fatture corrette e generare il registro delle operazioni. Si tratta di programmi di gestione aziendale generici che coprono la fatturazione di qualsiasi attività e che hanno aggiunto il modulo REBU come funzionalità specifica per il settore. Il loro punto di forza è la completa integrazione contabile; il loro punto debole è che non sono progettati specificamente per le particolarità del settore automobilistico.
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Programmi specifici per concessionari con fatturazione integrata:
I DMS (Dealer Management Systems) specializzati nel settore automotive come Dealcar includono la fatturazione REBU integrata con la gestione dello stock, le pratiche di vendita e il registro delle operazioni.
Visita anche la página de facturación electrónica para concesionarios de Dealcar.
Il vantaggio di questi sistemi è che il dato viene inserito una sola volta (al momento della registrazione dell'operazione) e genera automaticamente la fattura, la registrazione nel libro registro e i dati per i modelli fiscali. Non è necessario trasferire dati tra sistemi diversi.
Consulta qué software para concesionarios integra facturación y gestión de stock.
Fogli di calcolo o soluzioni manuali:
Tecnicamente possibili ma non più conformi a Verifactu a partire da luglio 2025. Un foglio di calcolo non invia i record all'AEAT né garantisce l'integrità delle fatture emesse. Se il concessionario continuava a utilizzare Excel o Word per le fatture, deve essere migrato a un sistema omologato.
Cosa chiedere prima di acquistare qualsiasi programma
Prima di acquistare un programma di fatturazione, ci sono sei domande specifiche a cui bisogna ricevere risposta affermativa.
È omologato per Verifactu e figura nel registro dell'AEAT? Emette fatture REBU con la corretta dicitura legale e senza scorporo dell'IVA? Collega il prezzo di acquisto del veicolo con l'operazione di vendita per calcolare automaticamente il margine? Genera il registro REBU con tutti i campi obbligatori? Distingue tra operazioni REBU e regime generale nei totali trimestrali? Include il supporto in spagnolo e gli aggiornamenti per le modifiche normative?
Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è no o "andrebbe configurato manualmente", tale programma non è adatto all'operatività di un concessionario di auto usate.
Dealcar e la fatturazione integrata con la gestione dello stock
Dealcar integra la fatturazione REBU direttamente nella gestione dello stock e delle pratiche. Quando si registra l'acquisto di un veicolo e la sua successiva vendita, il sistema genera automaticamente la fattura corretta in base al regime corrispondente (REBU o generale), aggiorna il registro REBU con tutti i campi obbligatori e calcola i totali trimestrali per facilitare la preparazione del modello 303.
Consulta la landing de Verifactu para concesionarios en Dealcar.
Ciò elimina la necessità di un programma di fatturazione separato: la fatturazione è una parte della piattaforma di gestione del concessionario, non uno strumento aggiuntivo. Dealcar è omologato per Verifactu. Se vuoi vedere come funziona, richiedi una demo su dealcar.io.
Domande frequenti
¿Puedo usar cualquier programa de facturación homologado Verifactu para el REBU?
Non necessariamente. Un programma omologato Verifactu garantisce che le fatture vengano inviate correttamente all'AEAT, ma non garantisce che il programma gestisca correttamente il REBU. Un programma può essere omologato Verifactu ed emettere fatture con IVA scorporata quando dovrebbe emetterle senza scorporo in regime REBU. È necessario verificare specificamente che il programma gestisca il REBU in conformità con la normativa.
¿Qué pasa si he estado usando un programa no homologado después de julio de 2025?
Il Fisco può sanzionare l'uso di sistemi di fatturazione non conformi al Regolamento sulla fatturazione elettronica. Le sanzioni per il mancato rispetto dei requisiti del sistema Verifactu possono raggiungere i 50.000 euro per esercizio fiscale. Se il programma non era omologato, conviene regolarizzare la situazione il prima possibile e consultare la propria consulenza fiscale sulle implicazioni del periodo non conforme.
¿Un programa de facturación REBU puede generar automáticamente el modelo 303?
Alcuni programmi possono generare direttamente il modello 303 o esportare i dati in un formato compatibile con gli strumenti di presentazione dell'AEAT. Altri generano i totali che devono essere riportati manualmente nel modello. In ogni caso, disporre dei dati del registro REBU calcolati correttamente è ciò che rende la preparazione del modello 303 rapida e priva di errori.
¿Necesito programa de facturación específico si ya uso un DMS como Dealcar?
No. Se il DMS include la fatturazione omologata Verifactu e la gestione del REBU, non è necessario un programma di fatturazione aggiuntivo. Il DMS copre tale funzione all'interno della stessa piattaforma, eliminando la necessità di trasferire dati tra sistemi diversi e riducendo il rischio di errori.
