Indice
Qual è la forma giuridica della tua attività e perché cambia tutto
Gli obblighi contabili del concessionario autonomo
Gli obblighi contabili della S.r.l. concessionaria
I libri registro che un rivenditore di auto deve tenere
I modelli fiscali da presentare e quando
Come separare le spese per veicolo dalle spese generali
Come preparare e inviare le informazioni al commercialista
Come riconciliare gli incassi e registrare correttamente le spese
Spese deducibili che molti concessionari non applicano
Quando gestire la contabilità da soli e quando no
Dealcar e il controllo contabile del concessionario
Domande frequenti
Qual è la forma giuridica della tua attività e perché cambia tutto
La contabilità di una concessionaria dipende quasi interamente dalla sua forma giuridica. Una ditta individuale (autonomo) e una società a responsabilità limitata hanno obblighi diversi, sono soggette a imposte differenti e tengono registri con requisiti diversi.
Il lavoratore autonomo è tassato ai fini IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Le entrate e le spese dell'attività vengono dichiarate nella dichiarazione dei redditi annuale (modello 100) insieme al resto dei redditi personali. È obbligato a tenere i registri delle entrate, delle spese, dei beni ammortizzabili e, se si applica il REBU (regime del margine), il registro delle operazioni REBU. Non è obbligato a tenere una contabilità formale secondo il Piano Generale Contabile, anche se può farlo volontariamente.
La società a responsabilità limitata è soggetta all'Imposta sulle Società (modello 200, presentazione annuale). È obbligata a tenere la contabilità in conformità con il Piano Generale Contabile: libro giornale, libro degli inventari e bilancio d'esercizio. Deve depositare il bilancio d'esercizio presso il Registro delle Imprese ogni anno. Il livello di rigore contabile è significativamente più alto rispetto a quello del lavoratore autonomo.
La maggior parte dei rivenditori indipendenti di piccole o medie dimensioni opera come ditta individuale o come S.r.l. unipersonale. La scelta tra l'una e l'altra ha implicazioni fiscali che è opportuno esaminare con un consulente quando il fatturato supera i 40.000 o 50.000 euro di utile netto, punto in cui l'Imposta sulle Società può risultare più vantaggiosa dell'IRPF.
Gli obblighi contabili del concessionario autonomo
Un concessionario che opera come lavoratore autonomo non è obbligato a tenere la contabilità in partita doppia né a conformarsi al Piano Generale Contabile. I suoi obblighi sono più semplici ma non meno importanti.
Deve tenere quattro libri registro. Il registro delle vendite e dei ricavi raccoglie tutte le fatture emesse, con data, numero, cliente, imponibile e quota IVA. Il registro degli acquisti e delle spese raccoglie tutte le fatture ricevute, con gli stessi dati. Il registro dei beni ammortizzabili registra i beni strumentali dell'attività che vengono ammortizzati: apparecchiature informatiche, attrezzature, impianti. E se si applica il REBU, il registro delle operazioni REBU, che è un registro separato con i dati specifici di ogni operazione effettuata nell'ambito di tale regime.
Questi registri non devono essere presentati periodicamente all'Agenzia delle Entrate, ma devono essere disponibili in caso di ispezione. L'obbligo di conservazione è di quattro anni dalla presentazione della relativa dichiarazione.
La contabilità dell'autonomo comprende anche il monitoraggio trimestrale delle dichiarazioni IVA e dei versamenti in acconto dell'IRPF, che sono i meccanismi con cui l'autonomo anticipa al fisco parte di quanto dovuto nella dichiarazione annuale.
Gli obblighi contabili della S.r.l. concessionaria
Una S.r.l. ha obblighi contabili più rigorosi. È obbligata a tenere la contabilità in conformità con il Piano Generale Contabile o, se si tratta di una piccola impresa, in conformità con il Piano Generale Contabile delle Piccole e Medie Imprese.
Ciò comporta la tenuta del libro giornale (che registra tutte le transazioni aziendali in ordine cronologico), del libro degli inventari e del bilancio d'esercizio (che comprende lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa) e, se la società ha più soci o accordi societari rilevanti, del libro dei verbali delle assemblee.
Il bilancio d'esercizio deve essere depositato presso il Registro delle Imprese entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio (solitamente entro il 30 giugno per gli esercizi che chiudono il 31 dicembre). La mancata presentazione di questo deposito può comportare sanzioni e il blocco del foglio registro presso il Registro delle Imprese, impedendo l'iscrizione di qualsiasi altro atto societario.
La S.r.l. è inoltre soggetta all'Imposta sulle Società, con un'aliquota generale del 25% sull'utile (o del 23% per le imprese con fatturato inferiore a un milione di euro e con almeno un dipendente). I pagamenti in acconto vengono effettuati tramite i modelli 202 (ad aprile, ottobre e dicembre) come anticipo dell'imposta annuale.
I libri registro que deve portare un rivenditore di auto
Indipendentemente dalla forma giuridica, vi sono libri registro che rivestono una particolare importanza per il concessionario di auto usate.
Il registro delle fatture emesse deve includere tutte le vendite, sia quelle effettuate in regime REBU (senza scorporo dell'IVA) sia quelle in regime generale (con IVA esposta). È il documento che supporta il modello trimestrale 303.
Il registro delle fatture ricevute comprende tutti gli acquisti con fattura: auto acquistate da aziende o professionisti con IVA, spese di ripristino, portali, attrezzature e qualsiasi altra spesa con fattura. L'IVA assolta su queste fatture è quella detraibile nel modello 303.
Il registro delle operazioni REBU è specifico del settore. Per ogni operazione in regime REBU deve includere la data di acquisto e di vendita, i dati del venditore privato (nome, documento d'identità, indirizzo), la descrizione del veicolo (marca, modello, targa, telaio), il prezzo di acquisto, il prezzo di vendita, il margine lordo e l'IVA calcolata su tale margine. Questo registro è quello che l'Agenzia delle Entrate verifica in caso di ispezione per controllare che il REBU sia stato applicato correttamente.
Consulta cosa deve includere il registro REBU e come organizzarlo.
Mantenere questo registro aggiornato, operazione per operazione, è ciò che consente di preparare il modello 303 trimestrale senza errori e di rispondere a qualsiasi richiesta del fisco con la documentazione in ordine.
I modelli fiscali da presentare e quando
Il calendario fiscale di una concessionaria indipendente prevede la presentazione periodica di diversi modelli. Le scadenze sono fisse e il loro mancato rispetto comporta sanzioni e interessi.
Il modello 303 è la dichiarazione trimestrale dell'IVA. Si presenta quattro volte all'anno, nei primi 20 giorni di aprile, luglio e ottobre, e nei primi 30 giorni di gennaio (per il quarto trimestre). In esso si dichiarano l'IVA a debito (vendite in regime generale) e le basi imponibili REBU, compensandole con l'IVA detraibile a credito (acquisti con fattura con IVA). Il risultato può essere a debito (da versare) o a credito (da compensare).
Leggi anche come si calcola il margine REBU e quali spese lo riducono.
Il modello 390 è la dichiarazione annuale IVA. Si presenta a gennaio dell'anno successivo e riepiloga i quattro trimestri dell'anno. Non genera alcun pagamento aggiuntivo: si tratta di un riepilogo informativo.
Il modello 347 è la dichiarazione delle operazioni con terzi per importi superiori a 3.005,06 euro annui. Se la concessionaria ha fornitori o clienti professionali con cui ha operato oltre tale cifra nel corso dell'anno, deve dichiararli. Si presenta a febbraio dell'anno successivo.
Per i lavoratori autonomi, il modello 130 rappresenta il pagamento in acconto trimestrale dell'IRPF (20% sul rendimento netto del trimestre, al netto dei pagamenti precedenti). Si presenta entro le stesse scadenze del modello 303.
Per le S.r.l., il modello 202 è l'acconto dell'Imposta sulle Società. Si presenta ad aprile, ottobre e dicembre, calcolato sulla base dell'ultimo esercizio chiuso o sul risultato del periodo accumulato a seconda del metodo scelto.
Come separare le spese per veicolo dalle spese generali
Questa è la distinzione contabile più importante per un concessionario di auto usate e quella che più frequentemente viene gestita in modo errato quando non si dispone di un sistema specifico.
Le spese per veicolo sono quelle direttamente collegate a una vettura specifica e che fanno parte del costo reale di tale operazione: il prezzo d'acquisto, il trasporto dal luogo di origine, le riparazioni meccaniche o di carrozzeria effettuate prima della vendita, le spese di agenzia per il passaggio di proprietà e la revisione se scaduta. Queste spese devono essere registrate nella scheda del veicolo specifico, non in un faldone di spese generali. Sono quelle che determinano il margine netto reale di ogni operazione e quelle che l'Agenzia delle Entrate può richiedere in caso di ispezione sul REBU.
Le spese generali sono quelle che non sono attribuibili a un veicolo specifico ma al funzionamento dell'attività nel suo complesso: l'affitto dei locali, i canoni dei portali di annunci, il software di gestione, gli stipendi, l'assicurazione dell'attività, le utenze e le spese di formazione. Queste spese sono fiscalmente deducibili come costi dell'attività, ma non rientrano nel calcolo del margine REBU.
La corretta separazione ha due implicazioni pratiche. La prima è fiscale: includere spese generali nel calcolo del margine REBU riduce indebitamente la base imponibile e può generare un accertamento da parte del fisco. La seconda è di gestione: se le spese per veicolo e le spese generali sono mescolate, il calcolo del margine reale per operazione non è affidabile e le decisioni di acquisto vengono prese sulla base di informazioni distorte.
Consulta anche come preparare la documentazione contabile di ciascun veicolo.
Il modo più efficiente per effettuare questa separazione è disporre di un sistema che consenta di registrare ciascuna spesa direttamente nella scheda del veicolo corrispondente, anziché classificarla a posteriori alla fine del mese.
Come preparare e inviare le informazioni al commercialista
La qualità del lavoro svolto dal commercialista dipende direttamente dalla qualità delle informazioni che riceve. Uno studio contabile che arriva alla chiusura del trimestre con dati disordinati, fatture non classificate e operazioni non documentate impiega più tempo, applica tariffe più alte e commette più errori rispetto a uno che riceve i dati organizzati.
Le informazioni minime di cui il commercialista ha bisogno alla chiusura di ogni trimestre sono suddivise in quattro blocchi. Il primo è l'elenco delle vendite del periodo con il prezzo di vendita, il regime fiscale applicato (REBU o generale) e la base imponibile o il margine a seconda dei casi. Il secondo è l'elenco degli acquisti con fattura con IVA esposta del periodo, con la relativa IVA detraibile per ciascuno. Il terzo è il riepilogo del registro REBU con i margini positivi e negativi del trimestre. Il quarto è l'elenco delle spese generali del periodo con le relative fatture.
Se il concessionario fornisce questi quattro blocchi organizzati, lo studio può preparare il modello 303 in meno di un'ora. Se i dati arrivano non strutturati, il commercialista deve svolgere questo lavoro di classificazione, aumentando i costi e il rischio di errori.
La modalità di esportazione di queste informazioni dipende dal sistema di gestione utilizzato dal concessionario. Un DMS specifico per la compravendita di auto può generare automaticamente questi quattro blocchi alla chiusura del trimestre nel formato richiesto dal commercialista. Con Excel o con un programma di contabilità generale, questa esportazione deve essere creata manualmente ogni trimestre.
Come riconciliare gli incassi e registrare correttamente le spese
La riconciliazione tra gli incassi registrati nel sistema e i movimenti del conto corrente bancario è il processo che consente di individuare operazioni non registrate, pagamenti duplicati o fatture incassate che non risultano a sistema.
Per un concessionario, la riconciliazione riveste una particolare importanza in tre tipi di operazioni. Gli acconti e le caparre: un pagamento parziale ricevuto prima della consegna del veicolo non è una vendita, ma un acconto. Se viene registrato come vendita, l'IVA diventa esigibile in anticipo e il modello 303 risulterà errato. Gli acconti devono essere registrati come tali e la vendita deve essere chiusa al momento della consegna. Le spese in contanti: i pagamenti in contanti per piccole spese (carburante per un trasferimento, un ricambio urgente, una tassa amministrativa) sprovvisti di fattura o con solo scontrino devono comunque essere registrati, utilizzando lo scontrino come giustificativo minimo. In caso contrario, il costo va perso e l'utile dichiarato risulterà superiore a quello reale. Gli incassi dalle finanziarie: quando la vendita viene finanziata, l'accredito arriva dalla società finanziaria anziché dall'acquirente. La riconciliazione tra la vendita registrata, il contratto di finanziamento e il bonifico della finanziaria deve essere chiara per evitare che a sistema risultino aperte operazioni in realtà già saldate.
La registrazione delle spese con scontrino (senza fattura) ha un trattamento fiscale specifico: sono deducibili come costo se esiste un giustificativo e l'attività inerente alla spesa è correlata all'attività d'impresa, ma non generano IVA detraibile in quanto sprovviste di fattura completa. Registrarle correttamente evita confusioni in sede di chiusura trimestrale.
Spese deducibili che molti concessionari non applicano
Vi sono spese che molti rivenditori non deducono perché non sanno di poterlo fare o perché non le documentano correttamente.
Le spese di ripristino dei veicoli (piccole riparazioni meccaniche, lavaggio, preparazione estetica) sono costi direttamente attribuibili a ciascuna operazione e sono deducibili come costo della merce. Devono essere documentate con fattura dell'officina o del fornitore.
I costi dei portali, degli strumenti di gestione, degli abbonamenti a software e delle piattaforme di approvvigionamento sono spese correnti dell'attività e sono deducibili con fattura.
Le spese di formazione legate all'attività (corsi di valutazione dei veicoli, formazione gestionale, partecipazione a fiere di settore) sono deducibili se direttamente connesse all'attività d'impresa.
L'uso del veicolo proprio per l'attività della concessionaria (trasferte per aste, ritiro auto, visite ai clienti) è parzialmente deducibile per i lavoratori autonomi se se ne documenta l'uso professionale. Per le società, i veicoli strumentali all'attività beneficiano della detrazione IVA e dell'ammortamento.
Gli interessi sulle linee di credito per lo stock (stock finance) o sui finanziamenti legati all'attività rappresentano un onere finanziario deducibile.
Consulta anche i costi occulti di una concessionaria che ne erodono il margine.
Quando gestire la contabilità da soli e quando no
Un rivenditore che vende tra le 5 e le 15 auto al mese può gestire i propri registri in modo autonomo se dispone di un sistema gestionale che automatizza la classificazione delle operazioni. In questo caso, il lavoro del commercialista si limita alla presentazione trimestrale dei modelli e alla chiusura annuale.
A partire da 20 o 30 operazioni al mese, o in presenza di dipendenti, il volume di gestione rende la delega a uno studio specializzato economicamente più efficiente rispetto al dedicare il tempo del titolare alla contabilità. Il costo medio di un commercialista per un concessionario di queste dimensioni si attesta tra i 150 e i 400 euro al mese, a seconda del volume e della complessità.
Ciò che lo studio contabile non può fare al posto del concessionario è mantenere aggiornati in tempo reale i registri delle operazioni. Questo richiede che il concessionario registri ogni acquisto e ogni vendita nel momento stesso in cui avvengono, inserendo le informazioni complete. Se i dati giungono in ordine al commercialista, il lavoro di presentazione dei modelli sarà rapido ed economico. Se i dati arrivano disordinati o incompleti, il costo della consulenza sale, così come il rischio di errori.
Dealcar e il control contable del concesionario
Dealcar registra automaticamente ogni operazione di acquisto e vendita con i dati necessari per la contabilità: regime fiscale (REBU o generale), prezzo di acquisto, costi di ripristino, prezzo di vendita e margine. Il registro delle operazioni REBU si aggiorna a ogni transazione senza richiedere ulteriore lavoro manuale.
Scopri come funziona il servizio di consulenza integrata di Dealcar.
Ciò significa che il concessionario arriva alla scadenza di ogni trimestre con i dati già organizzati, pronti affinché il commercialista possa preparare i modelli senza dover ricostruire le informazioni degli ultimi tre mesi.
Se vuoi vedere come funziona, visita la pagina della fatturazione elettronica per concessionari di Dealcar e richiedi una demo.
Domande frequenti
Un concessionario autonomo deve tenere la contabilità in partita doppia?
No. Il lavoratore autonomo non è obbligato a tenere la contabilità secondo il Piano Generale Contabile. I suoi obblighi riguardano i registri delle entrate, delle spese, dei beni ammortizzabili e delle operazioni REBU. La contabilità in partita doppia (con libro giornale e bilancio d'esercizio) è obbligatoria per le società di capitali.
Cosa succede se non presento il modello 303 entro i termini?
L'Agenzia delle Entrate applica una sanzione per la presentazione tardiva senza precedente richiesta: pari all'1% se presentata entro il primo mese, con un incremento di un ulteriore 1% per ogni mese completo di ritardo fino al dodicesimo mese, e del 15% a partire dall'anno. In caso di accertamento formale da parte del fisco, la sanzione sale al 25% oltre agli interessi di mora.
Ho bisogno di un programma di contabilità specifico per concessionari?
Per la contabilità formale di una S.r.l. è consigliabile disporre di un programma contabile omologato. Per i registri di una ditta individuale, un sistema gestionale specifico per concessionari che classifichi automaticamente le operazioni e generi il registro REBU è sufficiente per l'operatività quotidiana. Il commercialista potrà poi lavorare con le informazioni esportate da tale sistema.
Per quanto tempo occorre conservare i registri contabili?
Il termine generale di conservazione dei documenti contabili e fiscali è di quattro anni a decorrere dalla presentazione della relativa dichiarazione (il termine di prescrizione ordinario per gli accertamenti tributari). Per i documenti che attestano operazioni relative a beni ammortizzabili, il termine si estende per tutta la durata dell'ammortamento più ulteriori quattro anni. In caso di dubbio, conservarli per dieci anni rappresenta una prassi prudente.
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Qual è la forma giuridica della tua attività e perché cambia tutto
Gli obblighi contabili del concessionario autonomo
Gli obblighi contabili della S.r.l. concessionaria
I libri registro che un rivenditore di auto deve tenere
I modelli fiscali da presentare e quando
Come separare le spese per veicolo dalle spese generali
Come preparare e inviare le informazioni al commercialista
Come riconciliare gli incassi e registrare correttamente le spese
Spese deducibili che molti concessionari non applicano
Quando gestire la contabilità da soli e quando no
Dealcar e il controllo contabile del concessionario
Domande frequenti
Qual è la forma giuridica della tua attività e perché cambia tutto
La contabilità di una concessionaria dipende quasi interamente dalla sua forma giuridica. Una ditta individuale (autonomo) e una società a responsabilità limitata hanno obblighi diversi, sono soggette a imposte differenti e tengono registri con requisiti diversi.
Il lavoratore autonomo è tassato ai fini IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Le entrate e le spese dell'attività vengono dichiarate nella dichiarazione dei redditi annuale (modello 100) insieme al resto dei redditi personali. È obbligato a tenere i registri delle entrate, delle spese, dei beni ammortizzabili e, se si applica il REBU (regime del margine), il registro delle operazioni REBU. Non è obbligato a tenere una contabilità formale secondo il Piano Generale Contabile, anche se può farlo volontariamente.
La società a responsabilità limitata è soggetta all'Imposta sulle Società (modello 200, presentazione annuale). È obbligata a tenere la contabilità in conformità con il Piano Generale Contabile: libro giornale, libro degli inventari e bilancio d'esercizio. Deve depositare il bilancio d'esercizio presso il Registro delle Imprese ogni anno. Il livello di rigore contabile è significativamente più alto rispetto a quello del lavoratore autonomo.
La maggior parte dei rivenditori indipendenti di piccole o medie dimensioni opera come ditta individuale o come S.r.l. unipersonale. La scelta tra l'una e l'altra ha implicazioni fiscali che è opportuno esaminare con un consulente quando il fatturato supera i 40.000 o 50.000 euro di utile netto, punto in cui l'Imposta sulle Società può risultare più vantaggiosa dell'IRPF.
Gli obblighi contabili del concessionario autonomo
Un concessionario che opera come lavoratore autonomo non è obbligato a tenere la contabilità in partita doppia né a conformarsi al Piano Generale Contabile. I suoi obblighi sono più semplici ma non meno importanti.
Deve tenere quattro libri registro. Il registro delle vendite e dei ricavi raccoglie tutte le fatture emesse, con data, numero, cliente, imponibile e quota IVA. Il registro degli acquisti e delle spese raccoglie tutte le fatture ricevute, con gli stessi dati. Il registro dei beni ammortizzabili registra i beni strumentali dell'attività che vengono ammortizzati: apparecchiature informatiche, attrezzature, impianti. E se si applica il REBU, il registro delle operazioni REBU, che è un registro separato con i dati specifici di ogni operazione effettuata nell'ambito di tale regime.
Questi registri non devono essere presentati periodicamente all'Agenzia delle Entrate, ma devono essere disponibili in caso di ispezione. L'obbligo di conservazione è di quattro anni dalla presentazione della relativa dichiarazione.
La contabilità dell'autonomo comprende anche il monitoraggio trimestrale delle dichiarazioni IVA e dei versamenti in acconto dell'IRPF, che sono i meccanismi con cui l'autonomo anticipa al fisco parte di quanto dovuto nella dichiarazione annuale.
Gli obblighi contabili della S.r.l. concessionaria
Una S.r.l. ha obblighi contabili più rigorosi. È obbligata a tenere la contabilità in conformità con il Piano Generale Contabile o, se si tratta di una piccola impresa, in conformità con il Piano Generale Contabile delle Piccole e Medie Imprese.
Ciò comporta la tenuta del libro giornale (che registra tutte le transazioni aziendali in ordine cronologico), del libro degli inventari e del bilancio d'esercizio (che comprende lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa) e, se la società ha più soci o accordi societari rilevanti, del libro dei verbali delle assemblee.
Il bilancio d'esercizio deve essere depositato presso il Registro delle Imprese entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio (solitamente entro il 30 giugno per gli esercizi che chiudono il 31 dicembre). La mancata presentazione di questo deposito può comportare sanzioni e il blocco del foglio registro presso il Registro delle Imprese, impedendo l'iscrizione di qualsiasi altro atto societario.
La S.r.l. è inoltre soggetta all'Imposta sulle Società, con un'aliquota generale del 25% sull'utile (o del 23% per le imprese con fatturato inferiore a un milione di euro e con almeno un dipendente). I pagamenti in acconto vengono effettuati tramite i modelli 202 (ad aprile, ottobre e dicembre) come anticipo dell'imposta annuale.
I libri registro que deve portare un rivenditore di auto
Indipendentemente dalla forma giuridica, vi sono libri registro che rivestono una particolare importanza per il concessionario di auto usate.
Il registro delle fatture emesse deve includere tutte le vendite, sia quelle effettuate in regime REBU (senza scorporo dell'IVA) sia quelle in regime generale (con IVA esposta). È il documento che supporta il modello trimestrale 303.
Il registro delle fatture ricevute comprende tutti gli acquisti con fattura: auto acquistate da aziende o professionisti con IVA, spese di ripristino, portali, attrezzature e qualsiasi altra spesa con fattura. L'IVA assolta su queste fatture è quella detraibile nel modello 303.
Il registro delle operazioni REBU è specifico del settore. Per ogni operazione in regime REBU deve includere la data di acquisto e di vendita, i dati del venditore privato (nome, documento d'identità, indirizzo), la descrizione del veicolo (marca, modello, targa, telaio), il prezzo di acquisto, il prezzo di vendita, il margine lordo e l'IVA calcolata su tale margine. Questo registro è quello che l'Agenzia delle Entrate verifica in caso di ispezione per controllare che il REBU sia stato applicato correttamente.
Consulta cosa deve includere il registro REBU e come organizzarlo.
Mantenere questo registro aggiornato, operazione per operazione, è ciò che consente di preparare il modello 303 trimestrale senza errori e di rispondere a qualsiasi richiesta del fisco con la documentazione in ordine.
I modelli fiscali da presentare e quando
Il calendario fiscale di una concessionaria indipendente prevede la presentazione periodica di diversi modelli. Le scadenze sono fisse e il loro mancato rispetto comporta sanzioni e interessi.
Il modello 303 è la dichiarazione trimestrale dell'IVA. Si presenta quattro volte all'anno, nei primi 20 giorni di aprile, luglio e ottobre, e nei primi 30 giorni di gennaio (per il quarto trimestre). In esso si dichiarano l'IVA a debito (vendite in regime generale) e le basi imponibili REBU, compensandole con l'IVA detraibile a credito (acquisti con fattura con IVA). Il risultato può essere a debito (da versare) o a credito (da compensare).
Leggi anche come si calcola il margine REBU e quali spese lo riducono.
Il modello 390 è la dichiarazione annuale IVA. Si presenta a gennaio dell'anno successivo e riepiloga i quattro trimestri dell'anno. Non genera alcun pagamento aggiuntivo: si tratta di un riepilogo informativo.
Il modello 347 è la dichiarazione delle operazioni con terzi per importi superiori a 3.005,06 euro annui. Se la concessionaria ha fornitori o clienti professionali con cui ha operato oltre tale cifra nel corso dell'anno, deve dichiararli. Si presenta a febbraio dell'anno successivo.
Per i lavoratori autonomi, il modello 130 rappresenta il pagamento in acconto trimestrale dell'IRPF (20% sul rendimento netto del trimestre, al netto dei pagamenti precedenti). Si presenta entro le stesse scadenze del modello 303.
Per le S.r.l., il modello 202 è l'acconto dell'Imposta sulle Società. Si presenta ad aprile, ottobre e dicembre, calcolato sulla base dell'ultimo esercizio chiuso o sul risultato del periodo accumulato a seconda del metodo scelto.
Come separare le spese per veicolo dalle spese generali
Questa è la distinzione contabile più importante per un concessionario di auto usate e quella che più frequentemente viene gestita in modo errato quando non si dispone di un sistema specifico.
Le spese per veicolo sono quelle direttamente collegate a una vettura specifica e che fanno parte del costo reale di tale operazione: il prezzo d'acquisto, il trasporto dal luogo di origine, le riparazioni meccaniche o di carrozzeria effettuate prima della vendita, le spese di agenzia per il passaggio di proprietà e la revisione se scaduta. Queste spese devono essere registrate nella scheda del veicolo specifico, non in un faldone di spese generali. Sono quelle che determinano il margine netto reale di ogni operazione e quelle che l'Agenzia delle Entrate può richiedere in caso di ispezione sul REBU.
Le spese generali sono quelle che non sono attribuibili a un veicolo specifico ma al funzionamento dell'attività nel suo complesso: l'affitto dei locali, i canoni dei portali di annunci, il software di gestione, gli stipendi, l'assicurazione dell'attività, le utenze e le spese di formazione. Queste spese sono fiscalmente deducibili come costi dell'attività, ma non rientrano nel calcolo del margine REBU.
La corretta separazione ha due implicazioni pratiche. La prima è fiscale: includere spese generali nel calcolo del margine REBU riduce indebitamente la base imponibile e può generare un accertamento da parte del fisco. La seconda è di gestione: se le spese per veicolo e le spese generali sono mescolate, il calcolo del margine reale per operazione non è affidabile e le decisioni di acquisto vengono prese sulla base di informazioni distorte.
Consulta anche come preparare la documentazione contabile di ciascun veicolo.
Il modo più efficiente per effettuare questa separazione è disporre di un sistema che consenta di registrare ciascuna spesa direttamente nella scheda del veicolo corrispondente, anziché classificarla a posteriori alla fine del mese.
Come preparare e inviare le informazioni al commercialista
La qualità del lavoro svolto dal commercialista dipende direttamente dalla qualità delle informazioni che riceve. Uno studio contabile che arriva alla chiusura del trimestre con dati disordinati, fatture non classificate e operazioni non documentate impiega più tempo, applica tariffe più alte e commette più errori rispetto a uno che riceve i dati organizzati.
Le informazioni minime di cui il commercialista ha bisogno alla chiusura di ogni trimestre sono suddivise in quattro blocchi. Il primo è l'elenco delle vendite del periodo con il prezzo di vendita, il regime fiscale applicato (REBU o generale) e la base imponibile o il margine a seconda dei casi. Il secondo è l'elenco degli acquisti con fattura con IVA esposta del periodo, con la relativa IVA detraibile per ciascuno. Il terzo è il riepilogo del registro REBU con i margini positivi e negativi del trimestre. Il quarto è l'elenco delle spese generali del periodo con le relative fatture.
Se il concessionario fornisce questi quattro blocchi organizzati, lo studio può preparare il modello 303 in meno di un'ora. Se i dati arrivano non strutturati, il commercialista deve svolgere questo lavoro di classificazione, aumentando i costi e il rischio di errori.
La modalità di esportazione di queste informazioni dipende dal sistema di gestione utilizzato dal concessionario. Un DMS specifico per la compravendita di auto può generare automaticamente questi quattro blocchi alla chiusura del trimestre nel formato richiesto dal commercialista. Con Excel o con un programma di contabilità generale, questa esportazione deve essere creata manualmente ogni trimestre.
Come riconciliare gli incassi e registrare correttamente le spese
La riconciliazione tra gli incassi registrati nel sistema e i movimenti del conto corrente bancario è il processo che consente di individuare operazioni non registrate, pagamenti duplicati o fatture incassate che non risultano a sistema.
Per un concessionario, la riconciliazione riveste una particolare importanza in tre tipi di operazioni. Gli acconti e le caparre: un pagamento parziale ricevuto prima della consegna del veicolo non è una vendita, ma un acconto. Se viene registrato come vendita, l'IVA diventa esigibile in anticipo e il modello 303 risulterà errato. Gli acconti devono essere registrati come tali e la vendita deve essere chiusa al momento della consegna. Le spese in contanti: i pagamenti in contanti per piccole spese (carburante per un trasferimento, un ricambio urgente, una tassa amministrativa) sprovvisti di fattura o con solo scontrino devono comunque essere registrati, utilizzando lo scontrino come giustificativo minimo. In caso contrario, il costo va perso e l'utile dichiarato risulterà superiore a quello reale. Gli incassi dalle finanziarie: quando la vendita viene finanziata, l'accredito arriva dalla società finanziaria anziché dall'acquirente. La riconciliazione tra la vendita registrata, il contratto di finanziamento e il bonifico della finanziaria deve essere chiara per evitare che a sistema risultino aperte operazioni in realtà già saldate.
La registrazione delle spese con scontrino (senza fattura) ha un trattamento fiscale specifico: sono deducibili come costo se esiste un giustificativo e l'attività inerente alla spesa è correlata all'attività d'impresa, ma non generano IVA detraibile in quanto sprovviste di fattura completa. Registrarle correttamente evita confusioni in sede di chiusura trimestrale.
Spese deducibili che molti concessionari non applicano
Vi sono spese che molti rivenditori non deducono perché non sanno di poterlo fare o perché non le documentano correttamente.
Le spese di ripristino dei veicoli (piccole riparazioni meccaniche, lavaggio, preparazione estetica) sono costi direttamente attribuibili a ciascuna operazione e sono deducibili come costo della merce. Devono essere documentate con fattura dell'officina o del fornitore.
I costi dei portali, degli strumenti di gestione, degli abbonamenti a software e delle piattaforme di approvvigionamento sono spese correnti dell'attività e sono deducibili con fattura.
Le spese di formazione legate all'attività (corsi di valutazione dei veicoli, formazione gestionale, partecipazione a fiere di settore) sono deducibili se direttamente connesse all'attività d'impresa.
L'uso del veicolo proprio per l'attività della concessionaria (trasferte per aste, ritiro auto, visite ai clienti) è parzialmente deducibile per i lavoratori autonomi se se ne documenta l'uso professionale. Per le società, i veicoli strumentali all'attività beneficiano della detrazione IVA e dell'ammortamento.
Gli interessi sulle linee di credito per lo stock (stock finance) o sui finanziamenti legati all'attività rappresentano un onere finanziario deducibile.
Consulta anche i costi occulti di una concessionaria che ne erodono il margine.
Quando gestire la contabilità da soli e quando no
Un rivenditore che vende tra le 5 e le 15 auto al mese può gestire i propri registri in modo autonomo se dispone di un sistema gestionale che automatizza la classificazione delle operazioni. In questo caso, il lavoro del commercialista si limita alla presentazione trimestrale dei modelli e alla chiusura annuale.
A partire da 20 o 30 operazioni al mese, o in presenza di dipendenti, il volume di gestione rende la delega a uno studio specializzato economicamente più efficiente rispetto al dedicare il tempo del titolare alla contabilità. Il costo medio di un commercialista per un concessionario di queste dimensioni si attesta tra i 150 e i 400 euro al mese, a seconda del volume e della complessità.
Ciò che lo studio contabile non può fare al posto del concessionario è mantenere aggiornati in tempo reale i registri delle operazioni. Questo richiede che il concessionario registri ogni acquisto e ogni vendita nel momento stesso in cui avvengono, inserendo le informazioni complete. Se i dati giungono in ordine al commercialista, il lavoro di presentazione dei modelli sarà rapido ed economico. Se i dati arrivano disordinati o incompleti, il costo della consulenza sale, così come il rischio di errori.
Dealcar e il control contable del concesionario
Dealcar registra automaticamente ogni operazione di acquisto e vendita con i dati necessari per la contabilità: regime fiscale (REBU o generale), prezzo di acquisto, costi di ripristino, prezzo di vendita e margine. Il registro delle operazioni REBU si aggiorna a ogni transazione senza richiedere ulteriore lavoro manuale.
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Ciò significa che il concessionario arriva alla scadenza di ogni trimestre con i dati già organizzati, pronti affinché il commercialista possa preparare i modelli senza dover ricostruire le informazioni degli ultimi tre mesi.
Se vuoi vedere come funziona, visita la pagina della fatturazione elettronica per concessionari di Dealcar e richiedi una demo.
Domande frequenti
Un concessionario autonomo deve tenere la contabilità in partita doppia?
No. Il lavoratore autonomo non è obbligato a tenere la contabilità secondo il Piano Generale Contabile. I suoi obblighi riguardano i registri delle entrate, delle spese, dei beni ammortizzabili e delle operazioni REBU. La contabilità in partita doppia (con libro giornale e bilancio d'esercizio) è obbligatoria per le società di capitali.
Cosa succede se non presento il modello 303 entro i termini?
L'Agenzia delle Entrate applica una sanzione per la presentazione tardiva senza precedente richiesta: pari all'1% se presentata entro il primo mese, con un incremento di un ulteriore 1% per ogni mese completo di ritardo fino al dodicesimo mese, e del 15% a partire dall'anno. In caso di accertamento formale da parte del fisco, la sanzione sale al 25% oltre agli interessi di mora.
Ho bisogno di un programma di contabilità specifico per concessionari?
Per la contabilità formale di una S.r.l. è consigliabile disporre di un programma contabile omologato. Per i registri di una ditta individuale, un sistema gestionale specifico per concessionari che classifichi automaticamente le operazioni e generi il registro REBU è sufficiente per l'operatività quotidiana. Il commercialista potrà poi lavorare con le informazioni esportate da tale sistema.
Per quanto tempo occorre conservare i registri contabili?
Il termine generale di conservazione dei documenti contabili e fiscali è di quattro anni a decorrere dalla presentazione della relativa dichiarazione (il termine di prescrizione ordinario per gli accertamenti tributari). Per i documenti che attestano operazioni relative a beni ammortizzabili, il termine si estende per tutta la durata dell'ammortamento più ulteriori quattro anni. In caso di dubbio, conservarli per dieci anni rappresenta una prassi prudente.
