Indice
Cosa include davvero il controllo qualità dello stock
Il processo di ingresso: cosa controllare all'arrivo di un'auto nuova
Checklist di pubblicazione: cosa deve essere pronto prima di pubblicare l'annuncio
Audit settimanale dello stock attivo
Audit mensile: stock reale vs stock nel sistema
Gli errori di scheda che riducono maggiormente la conversione
Come assegnare le responsabilità all'interno del team
Dealcar e il controllo dello stock digitalizzato
Domande frequenti
Cosa include davvero il controllo qualità dello stock
Il controllo qualità dello stock ha tre dimensioni che vengono gestite in modo diverso e con frequenze differenti.
La prima è la dimensione fisica: lo stato meccanico ed estetico del veicolo. È la più visibile e quella che riceve maggiore attenzione, ma non è l'unica. Un'auto in perfetto stato meccanico ma con foto vecchie o con un prezzo non aggiornato presenta un problema di qualità di presentazione altrettanto reale di una con i freni usurati.
La seconda è la dimensione documentale: che la scheda di ogni veicolo nel sistema di gestione contenga tutte le informazioni corrette e aggiornate. Targa, VIN, anno, chilometri, alimentazione, potenza, equipaggiamento, classe ambientale, cronologia di manutenzione disponibile e documentazione d'origine.
La terza è la dimensione commerciale: che la pubblicazione del veicolo sui portali sia aggiornata, con il prezzo corretto, le foto più recenti e la descrizione che rispecchia al meglio il veicolo reale. Un'auto può essere in perfetto stato e con la scheda completa nel sistema, ma se l'annuncio sul portale ha foto di due mesi fa e il prezzo non è stato rivisto da tre settimane, sta partendo svantaggiata nella competizione.
Il processo di ingresso: cosa controllare all'arrivo di un'auto nuova
Il momento in cui un'auto entra in stock è il più importante per il controllo qualità. Ciò che non viene controllato in quel momento viene scoperto in seguito, generalmente nel peggior momento possibile: quando c'è un acquirente interessato o quando la consegna è già stata promessa.
Il controllo di ingresso deve coprire quattro aree. La documentazione: libretto di circolazione, certificato di proprietà, contratto o ricevuta d'acquisto con codice fiscale/P.IVA del venditore e la visura PRA completa per verificare gravami, ipoteche e proprietari precedenti. Lo stato meccanico minimo: freni, pneumatici, luci, climatizzatore e qualsiasi elemento di sicurezza. Lo stato estetico: danni alla carrozzeria e agli interni da documentare con foto prima di qualsiasi preparazione. E le informazioni per la scheda: chilometri reali, equipaggiamento completo, optional e lo stato della revisione con la data della prossima scadenza.
Consulta quale documentazione verificare quando si acquista un'auto usata.
Tutte queste informazioni entrano nel fascicolo del veicolo al momento del controllo, non dopo. Se vengono annotate su carta o su un foglio volante per essere inserite in un secondo momento, ci saranno dati che non arriveranno mai al sistema.
Checklist di pubblicazione: cosa deve essere pronto prima di pubblicare l'annuncio
Pubblicare un'auto prima che sia pronta per la vendita genera lead che non possono essere gestiti correttamente: l'acquirente chiama, chiede dell'auto e il venditore non ha le informazioni complete o l'auto non è disponibile per la visione perché è ancora in officina. Questo attrito deteriora la prima impressione.
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Prima di pubblicare un'auto sui portali, ci sono sette elementi che devono essere confermati. Il prezzo fissato in base al mercato attuale per quel modello specifico. Le foto scattate dopo la preparazione, con luce adeguata e che mostrino come minimo esterno, interno, cruscotto e bagagliaio. La descrizione redatta con l'equipaggiamento reale, la cronologia disponibile e lo stato dei componenti soggetti a usura. La classe ambientale correttamente assegnata. La revisione in corso di validità o con data nota per la prossima scadenza. La documentazione d'origine disponibile nel fascicolo. E l'auto fisicamente disponibile per la visione senza appuntamento, non in officina né in attesa di preparazione.
Consulta come scrivere buone descrizioni per gli annunci di auto.
Se uno solo di questi sette elementi non è confermato, l'auto non è pronta per essere pubblicata.
Audit settimanale dello stock attivo
L'audit settimanale non è una revisione approfondita di tutte le auto: è un controllo rapido degli indicatori che cambiano più frequentemente e che hanno il maggiore impatto sulla conversione.
I cinque elementi da controllare ogni settimana sono: auto che hanno superato la soglia di giorni senza generare contatti, prezzi che non vengono aggiornati da più di due settimane, annunci con foto precedenti all'ultimo ricondizionamento, auto con errori di attributi rilevati sui portali (chilometri errati, alimentazione sbagliata, prezzo duplicato) e auto in stock già vendute ma che risultano ancora pubblicate.
Leggi anche quando riacquistare, conservare o liquidare lo stock in un concessionario.
Quest'ultimo punto genera più attrito di quanto sembri. Un'auto pubblicata ma già venduta genera chiamate da parte di acquirenti interessati che poi rimangono delusi, danneggiando la reputazione e facendo perdere tempo al team.
La revisione settimanale richiede meno di 30 minuti se il sistema di gestione ha queste informazioni centralizzate. Se invece occorre controllare i portali uno ad uno per verificare lo stato di ciascun annuncio, può richiedere ore.
Audit mensile: stock reale vs stock nel sistema
Una volta al mese, oltre al controllo rapido, è necessario effettuare una verifica completa per accertarsi che lo stock fisico coincida con lo stock presente nel sistema di gestione. Le discrepanze tra i due sono più frequenti di quanto si pensi: auto che si trovano presso un'officina esterna e non sono state aggiornate nel sistema, auto vendute in attesa di passaggio di proprietà che figurano ancora nell'inventario attivo o auto arrivate senza essere state registrate correttamente.
L'audit mensile prevede quattro controlli. Primo, contare fisicamente i veicoli disponibili e incrociarli con l'elenco del sistema: qualsiasi discrepanza deve essere esaminata. Secondo, verificare che tutti i fascicoli contengano la documentazione d'acquisto corretta con il codice fiscale o partita IVA del venditore: quelli che ne sono privi rappresentano un rischio in caso di controlli sul regime del margine. Terzo, verificare che per tutti i veicoli venduti nel mese sia stata emessa fattura e che il relativo fascicolo sia stato chiuso. Quarto, identificare i veicoli che sono in stock da più di 60 giorni e decidere quale azione intraprendere per ciascuno di essi.
Consulta cosa deve includere il registro REBU e come organizzarlo.
Gli errori di scheda che riducono maggiormente la conversione
Ci sono errori specifici nelle schede dei portali che hanno un impatto misurabile sul tasso di contatto. Non tutti sono gravi allo stesso modo, ma i più frequenti sono anche i più facili da evitare.
Il prezzo non aggiornato è il più costoso. Un prezzo che non viene rivisto da settimane può risultare fuori mercato senza che nessuno se ne accorga, riducendo la visibilità dell'annuncio nei filtri di ricerca dei portali.
Leggi anche quando e di quanto abbassare il prezzo di un annuncio auto.
Il chilometraggio errato è quello che genera maggiore diffidenza. Se l'annuncio indica 87.000 km e l'acquirente, una volta arrivato a vedere l'auto, nota che il contachilometri ne segna 94.000, la trattativa di vendita inizia con un'obiezione difficile da superare.
La descrizione generica senza optional è l'errore che fa perdere più opportunità. Una BMW Serie 3 con tetto panoramico, interni in pelle e assistente al parcheggio descritta semplicemente come "auto in ottime condizioni, chiama per maggiori informazioni" non sta comunicando il reale valore del veicolo.
Le foto prima della preparazione generano lead di scarsa qualità: l'acquirente arriva con aspettative adeguate all'auto sporca o presentata male che ha visto in foto e si trova davanti a un'auto diversa; questo può giocare a favore, ma genera anche visite che non si convertono in vendita.
Consulta anche come migliorare le foto dello stock con l'IA.
Come assegnare le responsabilità all'interno del team
Il controllo qualità dello stock funziona solo se c'è una persona responsabile per ogni elemento, e non se è una responsabilità generica di tutti e, di fatto, di nessuno in particolare.
In una piccola concessionaria con pochi dipendenti, il proprietario o il responsabile delle vendite può farsi carico della maggior parte dei controlli. Ciò che conta è avere una checklist concreta e un processo definito, non il numero di persone coinvolte.
Nelle concessionarie con un team strutturato, l'assegnazione più comune è: il venditore è responsabile della qualità degli annunci sui portali (foto, descrizione, prezzo aggiornato) poiché è la persona a più stretto contatto con i lead e rileva quali domande si ripetono. Il responsabile delle operazioni o dell'officina è responsabile dello stato fisico e documentale di ciascun veicolo. Il proprietario o direttore effettua l'audit mensile dello stock reale vs sistema e prende le decisioni di liquidazione.
Dealcar e il controllo dello stock digitalizzato
Dealcar centralizza il fascicolo di ogni veicolo con la relativa documentazione di ingresso, lo stato della scheda, i giorni di permanenza in stock e avvisi automatici quando un'auto supera le soglie definite. Ciò elimina la necessità di controllare manualmente ogni singolo portale e riduce il rischio che un'auto pubblicata rimanga per settimane con un errore di attributo senza che nessuno se ne accorga.
Consulta dealcar.io/software-concesionario per vedere come funziona la gestione dello stock o richiedi una demo su dealcar.io.
Domande frequenti
Con quale frequenza bisogna controllare lo stato fisico delle auto nel piazzale?
Un controllo visivo settimanale è sufficiente per rilevare problemi evidenti: batteria scarica, pneumatici sgonfi, sporco accumulato o danni causati da agenti esterni. Per le auto che si trovano nel piazzale da più di 30 giorni, un controllo più approfondito ogni due settimane aiuta a mantenerle in condizioni pronte per la visione senza richiedere ulteriore preparazione al momento dell'appuntamento.
Cosa succede se si rileva un errore nella scheda di un'auto già pubblicata da settimane?
Bisogna correggerlo immediatamente. Se l'errore riguarda il prezzo (era più alto del dovuto), la correzione genera un vantaggio immediato nella visibilità dell'annuncio. Se l'errore riguarda i chilometri o l'equipaggiamento, la correzione evita visite inutili che non si convertono a causa del divario tra l'annuncio e l'auto reale.
Quante foto sono necessarie per l'annuncio di un'auto usata?
Il minimo indispensabile per generare abbastanza fiducia da spingere l'acquirente a chiamare è compreso tra 12 e 15 foto: esterno dai quattro angoli, anteriore e posteriore, interni dei sedili anteriori e posteriori, cruscotto, bagagliaio e dettagli dell'equipaggiamento rilevante. Per le auto premium sopra i 20.000 euro, una quantità compresa tra 20 e 30 foto è ormai comune e attesa dall'acquirente.
