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Pratiche tra professionisti: quando pagare e quale documento utilizzare quando si acquista da un altro concessionario

Giovane uomo sorridente con capelli chiari, foto in bianco e nero.

Carlos Horno

9

min di lettura

Copertina dell'articolo "Trattative tra professionisti: quando pagare e quale documento utilizzare quando si acquista da un altro concessionario"

Pratiche tra professionisti: quando pagare e quale documento utilizzare quando si acquista da un altro concessionario

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Carlos Horno

9

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Indice

  1. I tre documenti che circolano tra professionisti e cosa comporta ciascuno

  2. La fattura proforma: una promessa, non un obbligo

  3. L'ordine di acquisto: quando usarlo e cosa deve includere

  4. La fattura: l'unico documento con obbligo di pagamento

  5. L'ordine corretto del processo tra compravendite

  6. Quando è ragionevole pagare prima di ricevere la fattura

  7. Segnali di allarme prima di effettuare un bonifico

  8. Cosa fare se paghi e l'auto non arriva o non è come concordato

  9. Dealcar e la documentazione delle operazioni tra professionisti

  10. Domande frequenti


I tre documenti che circolano tra professionisti e cosa comporta ciascuno

Nelle operazioni di compravendita di veicoli tra professionisti circolano solitamente tre tipi di documenti prima che il denaro passi di mano. La confusione su cosa obbliga a cosa e su quando sia il momento corretto di pagare è la fonte della maggior parte dei conflitti che si generano in queste operazioni.

La proforma è un documento informativo che descrive il veicolo, il prezzo e le condizioni dell'operazione proposta. Non è una fattura, non ha un numero di fattura ufficiale e non genera alcun obbligo legale di pagamento da sola. Serve affinché l'acquirente abbia i dati dell'operazione per iscritto prima di decidere se procedere.

L'ordine di acquisto è il documento con cui l'acquirente formalizza la sua intenzione di acquistare il veicolo alle condizioni descritte. Genera un obbligo bilaterale: il venditore si impegna a riservare e consegnare il veicolo, e l'acquirente si impegna a pagarlo. Non è una fattura ma è un contratto vincolante se entrambe le parti lo firmano.

La fattura è il documento fiscale che attesta l'operazione effettuata. Genera l'obbligo di pagamento entro il termine pattuito o entro il termine legale di default (30 giorni tra imprese secondo la legge sulla morosità). La fattura viene emessa una volta confermata l'operazione, normalmente al momento della consegna del veicolo o immediatamente prima.

La fattura proforma: una promessa, non un obbligo

Ricevere una proforma non obbliga a pagare. Si tratta di un documento che il venditore emette affinché l'acquirente possa vedere i dettagli dell'operazione prima di impegnarsi. L'errore più frequente è trattare la proforma come una fattura ed effettuare un bonifico senza ulteriore documentazione di supporto.

Una proforma ha valore come riferimento dei termini concordati, ma non sostituisce né l'ordine di acquisto né la fattura. Se paghi con una proforma come unico documento e il veicolo non arriva, hai una richiesta di risarcimento più difficile perché non c'è un contratto che obblighi il venditore a consegnarlo.

La proforma può essere utilizzata per avviare la prenotazione del veicolo in situazioni d'urgenza, ma sempre accompagnata da una comunicazione scritta che confermi la prenotazione e l'impegno alla consegna. Un'e-mail o un messaggio WhatsApp del venditore che conferma che il veicolo è riservato a tuo nome rappresenta un supporto minimo aggiuntivo prima di trasferire denaro.

L'ordine di acquisto: quando usarlo e cosa deve includere

L'ordine di acquisto è il documento che tutela entrambe le parti nelle operazioni tra professionisti. L'acquirente firma che vuole il veicolo a quelle condizioni, e il venditore firma che glielo riserva e glielo consegnerà. Se una delle parti non adempie, l'altra ha un documento a supporto della richiesta di risarcimento.

Ciò che un ordine di acquisto deve includere per avere un valore reale: dati identificativi di entrambe le società (nome, codice fiscale/partita IVA, indirizzo), identificazione univoca del veicolo (targa e telaio), prezzo concordato, modalità di pagamento pattuita, termine di consegna o data di ritiro, e condizioni dell'operazione (stato del veicolo, documentazione inclusa, se l'IVA è inclusa o aggiunta).

Senza questi elementi, l'ordine di acquisto è un documento di buone intenzioni che può essere difficile da far valere in caso di inadempimento.

L'ordine di acquisto è utile anche quando il pagamento avviene in due tempi: un acconto alla conferma dell'operazione e il resto alla consegna. In tal caso, l'ordine deve specificare l'importo dell'acconto, l'importo residuo e le condizioni in base alle quali l'acconto può essere perso se l'acquirente si tira indietro.

Leggi anche come professionalizzare l'acquisto di stock in una concessionaria.

La fattura: l'unico documento con obbligo di pagamento

La fattura è l'unico documento che genera un obbligo di pagamento con pieno supporto fiscale e legale. Deve contenere il numero di fattura, la data di emissione, i dati completi dell'emittente e del ricevente, la descrizione del veicolo, la base imponibile, l'aliquota IVA applicata o l'indicazione dell'applicazione del regime del margine, e l'importo totale.

Leggi la guida completa sul regime del margine (REBU) per i rivenditori.

In Spagna, tra imprese, il termine di pagamento legale in assenza di altro termine pattuito è di 30 giorni dalla data della fattura, secondo la Legge 3/2004 sulle misure di lotta contro la morosità. Se il contratto o l'ordine di acquisto stabilisce un termine diverso, prevale quest'ultimo.

La fattura può essere emessa prima della consegna del veicolo (fattura anticipata o fattura proforma con numero ufficiale) se le parti concordano in tal senso. La prassi nel settore è quella di emetterla al momento della consegna o nei giorni immediatamente successivi.

Se ricevi una fattura non emessa correttamente (senza numero, senza dati completi dell'emittente, senza indicazione del regime fiscale applicato), hai il diritto di richiederne la correzione prima di procedere al pagamento. Una fattura errata può generare problemi nella deduzione del costo o dell'IVA.

L'ordine corretto del processo tra compravendite

Il processo più comune e sicuro in un'operazione tra due rivenditori segue questo ordine.

Il venditore invia la proforma o l'offerta con i dati del veicolo e il prezzo. L'acquirente la esamina e, se interessato, conferma il suo interesse per iscritto (e-mail o messaggio) e viene firmato l'ordine di acquisto. Se l'operazione prevede un acconto, questo viene trasferito in quel momento con l'ordine firmato come supporto. Il veicolo viene preparato per la consegna. Al momento della consegna, el venditore emette la fattura definitiva. L'acquirente paga l'importo totale o il saldo residuo a fronte della consegna del veicolo e di tutta la documentazione concordata. Il veicolo parte con i documenti in regola.

Questo ordine tutela entrambe le parti: il venditore ha per iscritto l'impegno dell'acquirente prima di riservare il veicolo, e l'acquirente paga a fronte di una fattura formale e della consegna del veicolo, non di una promessa.

Leggi anche quali documenti sono necessari per importare un'auto in Spagna.

Quando è ragionevole pagare prima di ricevere la fattura

Ci sono situazioni in cui il pagamento prima della fattura è comune e ragionevole nel settore, ma sempre a condizioni minime che tutelino l'acquirente.

Un acconto per prenotare un veicolo molto richiesto che potrebbe andare a un altro acquirente è una prassi comune. L'importo ragionevole dell'acconto è compreso tra il 10% e il 20% del prezzo dell'operazione. Tale acconto deve essere supportato da un ordine di acquisto firmato che specifichi le condizioni di restituzione qualora l'operazione non si concluda per causa del venditore.

Il pagamento anticipato dell'importo totale prima di ricevere il veicolo è molto meno comune tra professionisti e ha senso solo quando vi è un rapporto di fiducia consolidato con il venditore o quando il venditore è un'azienda nota con uno storico verificabile. In qualsiasi altro caso, pagare il totale prima di ricevere l'auto e la documentazione significa assumersi un rischio non necessario.

Le piattaforme professionali (BCA, Openlane, Autorola) hanno i propri processi di pagamento che possono richiedere il pagamento prima della consegna come condizione del servizio. In questi casi, la tutela deriva dal contratto con la piattaforma e dalle procedure di reclamo stabilite, non dall'ordine documentale tra privati.

Consulta il confronto delle piattaforme di acquisto professionale di auto.

Segnali di allarme prima di effettuare un bonifico

Ci sono schemi che devono indurre alla cautela prima di trasferire denaro in un'operazione tra professionisti, specialmente se è la prima volta che si opera con quel venditore.

Pressione per pagare prima di aver visto il veicolo o senza aver firmato alcun documento. Qualsiasi venditore legittimo può attendere che l'acquirente veda l'auto o firmi l'ordine prima di ricevere il denaro.

Prezzo significativamente inferiore al mercato senza una spiegazione ragionevole. Un veicolo che vale 15.000 euro offerto a 10.000 con urgenza di pagamento immediato è un chiaro segnale di allarme. Le vere opportunità esistono, ma un divario così grande senza spiegazione merita un approfondimento.

Consulta anche come rilevare problemi in un'auto prima di acquistarla.

Dati dell'azienda venditrice non verificabili: codice fiscale/partita IVA che non compare nel registro, indirizzo inesistente, numero di telefono che non corrisponde a nessuna azienda del settore. Verificare la partita IVA nel Registro Imprese o sul sito dell'Agenzia delle Entrate è un passaggio che richiede due minuti.

Richiesta di pagamento tramite metodi non tracciabili o su conti di terzi. Nelle operazioni B2B, il pagamento deve essere sempre effettuato tramite bonifico bancario sul conto del venditore, non su conti personali o piattaforme di pagamento informali.


Cosa fare se paghi e l'auto non arriva o non è come concordato

Se si verifica un inadempimento, la via di risoluzione dipende dalla documentazione in tuo possesso. Con un ordine di acquisto firmato e un bonifico tracciabile, hai le basi per un reclamo formale.

Il primo passo è sempre la comunicazione diretta per iscritto, richiedendo l'adempimento dell'accordo o la restituzione dell'importo entro un termine specifico. Lasciare una traccia scritta di tale reclamo è importante per qualsiasi azione successiva.

Se la risposta è negativa o non c'è risposta, il passo successivo è l'azione civile per inadempimento contrattuale. Per importi fino a 2.000 euro esiste il procedimento d'ingiunzione semplificato. Per importi superiori, la procedura ordinaria di recupero crediti, per la quale è consigliabile avvalersi di consulenza legale.

Per operazioni fraudolente (il venditore scompare con il denaro senza avere il veicolo né l'intenzione di consegnarlo), la via è la denuncia penale per truffa. Conservare tutti i documenti, i messaggi e le ricevute dei bonifici costituisce il materiale per la denuncia.

Dealcar e la documentazione delle operazioni tra professionisti

Da Dealcar puoi generare e registrare la documentazione di ogni operazione di acquisto, comprese le operazioni con altri professionisti. La cronologia di ogni pratica viene registrata con i relativi documenti associati, il che facilita il monitoraggio e garantisce la tracciabilità di ogni operazione in caso di successivi problemi.

Se vuoi vedere come funziona la gestione delle pratiche in Dealcar, richiedi una demo su dealcar.io.

Domande frequenti

Una proforma obbliga il venditore a mantenere il prezzo?

Tecnicamente no, a meno che non includa una clausola di validità del prezzo con una data di scadenza e sia stata formalmente accettata dall'acquirente. Una proforma è un'offerta commerciale e le offerte possono essere ritirate prima di essere accettate. Se desideri bloccare il prezzo, la firma di un ordine di acquisto o il pagamento di un acconto a fronte di ricevuta è il meccanismo corretto.

Posso detrarre l'IVA da una fattura emessa in regime del margine (REBU)?

No. Quando il venditore applica il regime del margine (REBU), la fattura non espone l'IVA in modo separato: l'imposta è inclusa nel prezzo senza menzione specifica. L'acquirente non può detrarre l'IVA da tale operazione perché l'IVA non è addebitata separatamente. Se hai bisogno di una fattura con IVA esposta per poterla detrarre, l'operazione deve essere effettuata al di fuori del regime del margine, il che modifica la struttura fiscale per il venditore.

Quanto tempo ho per reclamare se il veicolo arriva in condizioni diverse da quelle concordate?

Il termine per denunciare i vizi occulti in una compravendita commerciale tra imprese è di 30 giorni dal momento in cui il vizio viene scoperto, con un termine massimo di due anni dalla consegna. Per presentare reclamo, è necessario aver comunicato il vizio al venditore per iscritto entro tale termine. Senza tale comunicazione, il diritto di reclamo può prescrivere anche se il vizio è reale.

Un ordine di acquisto via WhatsApp è valido?

Sì. Nel diritto commerciale spagnolo, i contratti possono essere conclusi con qualsiasi mezzo che attesti la volontà delle parti, compresi i messaggi WhatsApp. Una serie di messaggi in cui entrambe le parti concordano il prezzo, il veicolo e le condizioni può avere validità di contratto, sebbene un ordine di acquisto firmato su un documento formale sia più solido ai fini di un eventuale reclamo. Conservare i messaggi e non cancellarli è importante se l'operazione genera problemi successivi.

Indice

  1. I tre documenti che circolano tra professionisti e cosa comporta ciascuno

  2. La fattura proforma: una promessa, non un obbligo

  3. L'ordine di acquisto: quando usarlo e cosa deve includere

  4. La fattura: l'unico documento con obbligo di pagamento

  5. L'ordine corretto del processo tra compravendite

  6. Quando è ragionevole pagare prima di ricevere la fattura

  7. Segnali di allarme prima di effettuare un bonifico

  8. Cosa fare se paghi e l'auto non arriva o non è come concordato

  9. Dealcar e la documentazione delle operazioni tra professionisti

  10. Domande frequenti


I tre documenti che circolano tra professionisti e cosa comporta ciascuno

Nelle operazioni di compravendita di veicoli tra professionisti circolano solitamente tre tipi di documenti prima che il denaro passi di mano. La confusione su cosa obbliga a cosa e su quando sia il momento corretto di pagare è la fonte della maggior parte dei conflitti che si generano in queste operazioni.

La proforma è un documento informativo che descrive il veicolo, il prezzo e le condizioni dell'operazione proposta. Non è una fattura, non ha un numero di fattura ufficiale e non genera alcun obbligo legale di pagamento da sola. Serve affinché l'acquirente abbia i dati dell'operazione per iscritto prima di decidere se procedere.

L'ordine di acquisto è il documento con cui l'acquirente formalizza la sua intenzione di acquistare il veicolo alle condizioni descritte. Genera un obbligo bilaterale: il venditore si impegna a riservare e consegnare il veicolo, e l'acquirente si impegna a pagarlo. Non è una fattura ma è un contratto vincolante se entrambe le parti lo firmano.

La fattura è il documento fiscale che attesta l'operazione effettuata. Genera l'obbligo di pagamento entro il termine pattuito o entro il termine legale di default (30 giorni tra imprese secondo la legge sulla morosità). La fattura viene emessa una volta confermata l'operazione, normalmente al momento della consegna del veicolo o immediatamente prima.

La fattura proforma: una promessa, non un obbligo

Ricevere una proforma non obbliga a pagare. Si tratta di un documento che il venditore emette affinché l'acquirente possa vedere i dettagli dell'operazione prima di impegnarsi. L'errore più frequente è trattare la proforma come una fattura ed effettuare un bonifico senza ulteriore documentazione di supporto.

Una proforma ha valore come riferimento dei termini concordati, ma non sostituisce né l'ordine di acquisto né la fattura. Se paghi con una proforma come unico documento e il veicolo non arriva, hai una richiesta di risarcimento più difficile perché non c'è un contratto che obblighi il venditore a consegnarlo.

La proforma può essere utilizzata per avviare la prenotazione del veicolo in situazioni d'urgenza, ma sempre accompagnata da una comunicazione scritta che confermi la prenotazione e l'impegno alla consegna. Un'e-mail o un messaggio WhatsApp del venditore che conferma che il veicolo è riservato a tuo nome rappresenta un supporto minimo aggiuntivo prima di trasferire denaro.

L'ordine di acquisto: quando usarlo e cosa deve includere

L'ordine di acquisto è il documento che tutela entrambe le parti nelle operazioni tra professionisti. L'acquirente firma che vuole il veicolo a quelle condizioni, e il venditore firma che glielo riserva e glielo consegnerà. Se una delle parti non adempie, l'altra ha un documento a supporto della richiesta di risarcimento.

Ciò che un ordine di acquisto deve includere per avere un valore reale: dati identificativi di entrambe le società (nome, codice fiscale/partita IVA, indirizzo), identificazione univoca del veicolo (targa e telaio), prezzo concordato, modalità di pagamento pattuita, termine di consegna o data di ritiro, e condizioni dell'operazione (stato del veicolo, documentazione inclusa, se l'IVA è inclusa o aggiunta).

Senza questi elementi, l'ordine di acquisto è un documento di buone intenzioni che può essere difficile da far valere in caso di inadempimento.

L'ordine di acquisto è utile anche quando il pagamento avviene in due tempi: un acconto alla conferma dell'operazione e il resto alla consegna. In tal caso, l'ordine deve specificare l'importo dell'acconto, l'importo residuo e le condizioni in base alle quali l'acconto può essere perso se l'acquirente si tira indietro.

Leggi anche come professionalizzare l'acquisto di stock in una concessionaria.

La fattura: l'unico documento con obbligo di pagamento

La fattura è l'unico documento che genera un obbligo di pagamento con pieno supporto fiscale e legale. Deve contenere il numero di fattura, la data di emissione, i dati completi dell'emittente e del ricevente, la descrizione del veicolo, la base imponibile, l'aliquota IVA applicata o l'indicazione dell'applicazione del regime del margine, e l'importo totale.

Leggi la guida completa sul regime del margine (REBU) per i rivenditori.

In Spagna, tra imprese, il termine di pagamento legale in assenza di altro termine pattuito è di 30 giorni dalla data della fattura, secondo la Legge 3/2004 sulle misure di lotta contro la morosità. Se il contratto o l'ordine di acquisto stabilisce un termine diverso, prevale quest'ultimo.

La fattura può essere emessa prima della consegna del veicolo (fattura anticipata o fattura proforma con numero ufficiale) se le parti concordano in tal senso. La prassi nel settore è quella di emetterla al momento della consegna o nei giorni immediatamente successivi.

Se ricevi una fattura non emessa correttamente (senza numero, senza dati completi dell'emittente, senza indicazione del regime fiscale applicato), hai il diritto di richiederne la correzione prima di procedere al pagamento. Una fattura errata può generare problemi nella deduzione del costo o dell'IVA.

L'ordine corretto del processo tra compravendite

Il processo più comune e sicuro in un'operazione tra due rivenditori segue questo ordine.

Il venditore invia la proforma o l'offerta con i dati del veicolo e il prezzo. L'acquirente la esamina e, se interessato, conferma il suo interesse per iscritto (e-mail o messaggio) e viene firmato l'ordine di acquisto. Se l'operazione prevede un acconto, questo viene trasferito in quel momento con l'ordine firmato come supporto. Il veicolo viene preparato per la consegna. Al momento della consegna, el venditore emette la fattura definitiva. L'acquirente paga l'importo totale o il saldo residuo a fronte della consegna del veicolo e di tutta la documentazione concordata. Il veicolo parte con i documenti in regola.

Questo ordine tutela entrambe le parti: il venditore ha per iscritto l'impegno dell'acquirente prima di riservare il veicolo, e l'acquirente paga a fronte di una fattura formale e della consegna del veicolo, non di una promessa.

Leggi anche quali documenti sono necessari per importare un'auto in Spagna.

Quando è ragionevole pagare prima di ricevere la fattura

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Un acconto per prenotare un veicolo molto richiesto che potrebbe andare a un altro acquirente è una prassi comune. L'importo ragionevole dell'acconto è compreso tra il 10% e il 20% del prezzo dell'operazione. Tale acconto deve essere supportato da un ordine di acquisto firmato che specifichi le condizioni di restituzione qualora l'operazione non si concluda per causa del venditore.

Il pagamento anticipato dell'importo totale prima di ricevere il veicolo è molto meno comune tra professionisti e ha senso solo quando vi è un rapporto di fiducia consolidato con il venditore o quando il venditore è un'azienda nota con uno storico verificabile. In qualsiasi altro caso, pagare il totale prima di ricevere l'auto e la documentazione significa assumersi un rischio non necessario.

Le piattaforme professionali (BCA, Openlane, Autorola) hanno i propri processi di pagamento che possono richiedere il pagamento prima della consegna come condizione del servizio. In questi casi, la tutela deriva dal contratto con la piattaforma e dalle procedure di reclamo stabilite, non dall'ordine documentale tra privati.

Consulta il confronto delle piattaforme di acquisto professionale di auto.

Segnali di allarme prima di effettuare un bonifico

Ci sono schemi che devono indurre alla cautela prima di trasferire denaro in un'operazione tra professionisti, specialmente se è la prima volta che si opera con quel venditore.

Pressione per pagare prima di aver visto il veicolo o senza aver firmato alcun documento. Qualsiasi venditore legittimo può attendere che l'acquirente veda l'auto o firmi l'ordine prima di ricevere il denaro.

Prezzo significativamente inferiore al mercato senza una spiegazione ragionevole. Un veicolo che vale 15.000 euro offerto a 10.000 con urgenza di pagamento immediato è un chiaro segnale di allarme. Le vere opportunità esistono, ma un divario così grande senza spiegazione merita un approfondimento.

Consulta anche come rilevare problemi in un'auto prima di acquistarla.

Dati dell'azienda venditrice non verificabili: codice fiscale/partita IVA che non compare nel registro, indirizzo inesistente, numero di telefono che non corrisponde a nessuna azienda del settore. Verificare la partita IVA nel Registro Imprese o sul sito dell'Agenzia delle Entrate è un passaggio che richiede due minuti.

Richiesta di pagamento tramite metodi non tracciabili o su conti di terzi. Nelle operazioni B2B, il pagamento deve essere sempre effettuato tramite bonifico bancario sul conto del venditore, non su conti personali o piattaforme di pagamento informali.


Cosa fare se paghi e l'auto non arriva o non è come concordato

Se si verifica un inadempimento, la via di risoluzione dipende dalla documentazione in tuo possesso. Con un ordine di acquisto firmato e un bonifico tracciabile, hai le basi per un reclamo formale.

Il primo passo è sempre la comunicazione diretta per iscritto, richiedendo l'adempimento dell'accordo o la restituzione dell'importo entro un termine specifico. Lasciare una traccia scritta di tale reclamo è importante per qualsiasi azione successiva.

Se la risposta è negativa o non c'è risposta, il passo successivo è l'azione civile per inadempimento contrattuale. Per importi fino a 2.000 euro esiste il procedimento d'ingiunzione semplificato. Per importi superiori, la procedura ordinaria di recupero crediti, per la quale è consigliabile avvalersi di consulenza legale.

Per operazioni fraudolente (il venditore scompare con il denaro senza avere il veicolo né l'intenzione di consegnarlo), la via è la denuncia penale per truffa. Conservare tutti i documenti, i messaggi e le ricevute dei bonifici costituisce il materiale per la denuncia.

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Se vuoi vedere come funziona la gestione delle pratiche in Dealcar, richiedi una demo su dealcar.io.

Domande frequenti

Una proforma obbliga il venditore a mantenere il prezzo?

Tecnicamente no, a meno che non includa una clausola di validità del prezzo con una data di scadenza e sia stata formalmente accettata dall'acquirente. Una proforma è un'offerta commerciale e le offerte possono essere ritirate prima di essere accettate. Se desideri bloccare il prezzo, la firma di un ordine di acquisto o il pagamento di un acconto a fronte di ricevuta è il meccanismo corretto.

Posso detrarre l'IVA da una fattura emessa in regime del margine (REBU)?

No. Quando il venditore applica il regime del margine (REBU), la fattura non espone l'IVA in modo separato: l'imposta è inclusa nel prezzo senza menzione specifica. L'acquirente non può detrarre l'IVA da tale operazione perché l'IVA non è addebitata separatamente. Se hai bisogno di una fattura con IVA esposta per poterla detrarre, l'operazione deve essere effettuata al di fuori del regime del margine, il che modifica la struttura fiscale per il venditore.

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