Índice
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Dealcar y el control contable del concesionario
Preguntas frecuentes
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
La contabilidad de un concesionario depende casi completamente de su forma jurídica. Un autónomo y una sociedad limitada tienen obligaciones distintas, tributan por impuestos diferentes y llevan libros con requisitos diferentes.
El autónomo tributa por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Sus ingresos y gastos del negocio se declaran en la declaración de la renta anual (modelo 100) junto con el resto de sus rentas personales. Está obligado a llevar libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y, si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU. No está obligado a llevar contabilidad formal conforme al Plan General Contable, aunque puede hacerlo voluntariamente.
La sociedad limitada tributa por el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200, presentación anual). Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales. Debe depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil cada año. El nivel de exigencia contable es significativamente más alto que para el autónomo.
Consulta también cuánto gana realmente un compraventa de coches.
La mayoría de los compraventas independientes de tamaño pequeño o medio operan como autónomos o como SL unipersonal. La elección entre una y otra tiene implicaciones fiscales que conviene revisar con un asesor cuando la facturación supera los 40.000 o 50.000 euros de beneficio neto, que es el punto donde el Impuesto de Sociedades puede resultar más ventajoso que el IRPF.
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Un concesionario que opera como autónomo no está obligado a llevar contabilidad doble ni a cumplir con el Plan General Contable. Sus obligaciones son más sencillas pero no menos importantes.
Debe llevar cuatro libros registro. El libro de ventas e ingresos recoge todas las facturas emitidas, con fecha, número, cliente, base imponible y cuota de IVA. El libro de compras y gastos recoge todas las facturas recibidas, con los mismos datos. El libro de bienes de inversión registra los activos del negocio que se amortizan: equipos informáticos, herramientas, instalaciones. Y si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU, que es un registro separado con los datos específicos de cada operación bajo ese régimen.
Estos libros no tienen que presentarse ante Hacienda de forma periódica, pero deben estar disponibles en caso de inspección. La obligación de conservarlos es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente.
La contabilidad del autónomo también incluye el seguimiento trimestral de las declaraciones de IVA y de los pagos fraccionados del IRPF, que son los mecanismos por los que el autónomo va adelantando a Hacienda parte de lo que debe pagar en la declaración anual.
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Una SL tiene obligaciones contables más estrictas. Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable o, si es una empresa pequeña, conforme al Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas.
Eso significa llevar el libro diario (que registra todas las transacciones del negocio en orden cronológico), el libro de inventarios y cuentas anuales (que incluye el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria) y, si el negocio tiene varios socios o acuerdos societarios relevantes, el libro de actas.
Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (habitualmente antes del 30 de junio para ejercicios que cierran el 31 de diciembre). El incumplimiento de este depósito puede acarrear sanciones y la anotación en el Registro de cierre de la hoja registral, lo que impide inscribir cualquier otro acto social.
La SL también tributa por el Impuesto sobre Sociedades, con un tipo general del 25% sobre el beneficio (o del 23% para empresas con facturación inferior a un millón de euros y con al menos un trabajador). Los pagos fraccionados se hacen en los modelos 202 (en abril, octubre y diciembre) como adelanto del impuesto anual.
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Con independencia de la forma jurídica, hay libros registro que tienen especial relevancia para el concesionario de ocasión.
El libro registro de facturas emitidas debe incluir todas las ventas, tanto las realizadas bajo el REBU (sin desglose de IVA) como las del régimen general (con IVA desglosado). Es el documento que respalda el modelo 303 trimestral.
El libro registro de facturas recibidas incluye todas las compras con factura: coches adquiridos a empresas o autónomos con IVA, gastos de preparación, portales, herramientas y cualquier otro gasto con factura. El IVA soportado en estas facturas es el que se puede deducir en el modelo 303.
El libro registro de operaciones REBU es específico del sector. Para cada operación bajo el REBU debe incluir la fecha de compra y de venta, los datos del vendedor particular (nombre, DNI, dirección), la descripción del vehículo (marca, modelo, matrícula, VIN), el precio de compra, el precio de venta, el margen bruto y el IVA calculado sobre ese margen. Este libro es el que Hacienda revisa en una inspección para verificar que el REBU se ha aplicado correctamente.
Consulta la guía completa del REBU para compraventas.
Mantener este libro al día, operación a operación, es lo que permite preparar el modelo 303 trimestral sin errores y responder a cualquier requerimiento de Hacienda con la documentación organizada.
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
El calendario fiscal de un concesionario independiente tiene varios modelos que presentar de forma periódica. Los plazos son fijos y su incumplimiento genera recargos.
El modelo 303 es la declaración trimestral de IVA. Se presenta cuatro veces al año, en los 20 primeros días de abril, julio y octubre, y en los 30 primeros días de enero (para el cuarto trimestre). En él se declaran las cuotas de IVA repercutido (ventas en régimen general) y las bases imponibles REBU, y se compensan con el IVA soportado deducible (compras con factura de IVA). El resultado puede ser a ingresar o a compensar.
Lee también los casos especiales del REBU: IVA reducido, margen negativo y exportaciones.
El modelo 390 es el resumen anual del IVA. Se presenta en enero del año siguiente y consolida los cuatro trimestres del año. No genera pago adicional: es un resumen informativo.
El modelo 347 es la declaración de operaciones con terceros por importes superiores a 3.005,06 euros anuales. Si el concesionario tiene proveedores o clientes profesionales con los que ha operado por encima de esa cifra a lo largo del año, debe declararlos. Se presenta en febrero del año siguiente.
Para autónomos, el modelo 130 es el pago fraccionado trimestral del IRPF (20% sobre el rendimiento neto del trimestre, descontados los pagos anteriores). Se presenta en los mismos plazos que el modelo 303.
Para SL, el modelo 202 es el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades. Se presenta en abril, octubre y diciembre, calculado sobre la base del último ejercicio cerrado o sobre el resultado del período acumulado según el método elegido.
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Hay gastos que muchos compraventas no deducen porque no saben que pueden o porque no los documentan correctamente.
Los gastos de acondicionamiento de los vehículos (pequeñas reparaciones mecánicas, limpieza, preparación estética) son gastos directamente atribuibles a cada operación y son deducibles como coste de la mercancía. Deben estar documentados con factura del taller o del proveedor.
Consulta también los costes ocultos de un concesionario que se comen el margen.
Los costes de portales, herramientas de gestión, suscripciones a software y plataformas de aprovisionamiento son gastos corrientes del negocio y son deducibles con factura.
Los gastos de formación relacionados con la actividad (cursos de valoración de vehículos, formación en gestión, asistencia a ferias del sector) son deducibles si están directamente relacionados con el negocio.
El uso del vehículo propio para la actividad del concesionario (desplazamientos a subastas, recogida de coches, visitas a clientes) es parcialmente deducible para autónomos si se documenta el uso profesional. Para sociedades, los vehículos afectos a la actividad tienen deducción de IVA y amortización.
Los intereses de las líneas de stock finance o de los préstamos vinculados al negocio son gasto financiero deducible.
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Un compraventa que vende entre 5 y 15 coches al mes puede gestionar sus libros registro de forma autónoma si tiene un sistema de gestión que automatiza la clasificación de operaciones. El trabajo de la gestoría en ese caso se limita a la presentación trimestral de los modelos y al cierre anual.
Lee los errores financieros más comunes en un concesionario.
A partir de 20 o 30 operaciones al mes, o cuando hay empleados, el volumen de gestión hace que delegar en una gestoría o asesoría especializada sea más eficiente económicamente que dedicar el tiempo del propietario a la contabilidad. El coste habitual de una gestoría para un concesionario de ese tamaño está entre 150 y 400 euros al mes según el volumen y la complejidad.
Lo que la gestoría no puede hacer por el concesionario es mantener los libros registro de operaciones al día en tiempo real. Eso requiere que el concesionario registre cada compra y cada venta en el momento en que se producen, con la información completa. Si llega a la gestoría con los datos en orden, el trabajo de presentación de modelos es rápido y barato. Si llega con los datos desordenados o incompletos, el coste de la gestoría sube y el riesgo de errores también.
Dealcar y el control contable del concesionario
Dealcar registra automáticamente cada operación de compra y venta con los datos necesarios para la contabilidad: régimen fiscal (REBU o general), precio de compra, costes de acondicionamiento, precio de venta y margen. El libro registro de operaciones REBU se actualiza con cada operación sin trabajo manual adicional.
Eso significa que el concesionario llega a cada trimestre con los datos ya organizados, listos para que la gestoría prepare los modelos sin tener que reconstruir la información de los últimos tres meses. Si quieres ver cómo funciona, solicita una demo en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo concesionario tiene que llevar contabilidad doble?
No. El autónomo no está obligado a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable. Sus obligaciones son los libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y operaciones REBU. La contabilidad doble (con libro diario y cuentas anuales) es obligatoria para las sociedades mercantiles.
¿Qué pasa si no presento el modelo 303 en plazo?
Hacienda aplica un recargo por presentación fuera de plazo sin requerimiento previo: del 1% si se presenta dentro del primer mes, aumentando un 1% adicional por cada mes completo de retraso hasta el doceavo mes, y del 15% a partir del año. Si hay requerimiento previo de Hacienda, el recargo sube al 25% más intereses de demora.
¿Necesito un programa de contabilidad específico para concesionarios?
Para la contabilidad formal de una SL sí conviene un programa contable homologado. Para los libros registro de un autónomo, un sistema de gestión específico para concesionarios que clasifique automáticamente las operaciones y genere el libro registro REBU es suficiente para la operativa diaria. La gestoría puede trabajar con la información exportada de ese sistema.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
El plazo general de conservación de documentos contables y fiscales es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente (el plazo de prescripción tributaria general). Para documentos que acreditan operaciones con activos amortizables, el plazo se extiende mientras dure la amortización más cuatro años adicionales. En caso de duda, conservar durante diez años es una práctica prudente.
Índice
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Dealcar y el control contable del concesionario
Preguntas frecuentes
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
La contabilidad de un concesionario depende casi completamente de su forma jurídica. Un autónomo y una sociedad limitada tienen obligaciones distintas, tributan por impuestos diferentes y llevan libros con requisitos diferentes.
El autónomo tributa por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Sus ingresos y gastos del negocio se declaran en la declaración de la renta anual (modelo 100) junto con el resto de sus rentas personales. Está obligado a llevar libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y, si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU. No está obligado a llevar contabilidad formal conforme al Plan General Contable, aunque puede hacerlo voluntariamente.
La sociedad limitada tributa por el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200, presentación anual). Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales. Debe depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil cada año. El nivel de exigencia contable es significativamente más alto que para el autónomo.
Consulta también cuánto gana realmente un compraventa de coches.
La mayoría de los compraventas independientes de tamaño pequeño o medio operan como autónomos o como SL unipersonal. La elección entre una y otra tiene implicaciones fiscales que conviene revisar con un asesor cuando la facturación supera los 40.000 o 50.000 euros de beneficio neto, que es el punto donde el Impuesto de Sociedades puede resultar más ventajoso que el IRPF.
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Un concesionario que opera como autónomo no está obligado a llevar contabilidad doble ni a cumplir con el Plan General Contable. Sus obligaciones son más sencillas pero no menos importantes.
Debe llevar cuatro libros registro. El libro de ventas e ingresos recoge todas las facturas emitidas, con fecha, número, cliente, base imponible y cuota de IVA. El libro de compras y gastos recoge todas las facturas recibidas, con los mismos datos. El libro de bienes de inversión registra los activos del negocio que se amortizan: equipos informáticos, herramientas, instalaciones. Y si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU, que es un registro separado con los datos específicos de cada operación bajo ese régimen.
Estos libros no tienen que presentarse ante Hacienda de forma periódica, pero deben estar disponibles en caso de inspección. La obligación de conservarlos es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente.
La contabilidad del autónomo también incluye el seguimiento trimestral de las declaraciones de IVA y de los pagos fraccionados del IRPF, que son los mecanismos por los que el autónomo va adelantando a Hacienda parte de lo que debe pagar en la declaración anual.
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Una SL tiene obligaciones contables más estrictas. Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable o, si es una empresa pequeña, conforme al Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas.
Eso significa llevar el libro diario (que registra todas las transacciones del negocio en orden cronológico), el libro de inventarios y cuentas anuales (que incluye el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria) y, si el negocio tiene varios socios o acuerdos societarios relevantes, el libro de actas.
Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (habitualmente antes del 30 de junio para ejercicios que cierran el 31 de diciembre). El incumplimiento de este depósito puede acarrear sanciones y la anotación en el Registro de cierre de la hoja registral, lo que impide inscribir cualquier otro acto social.
La SL también tributa por el Impuesto sobre Sociedades, con un tipo general del 25% sobre el beneficio (o del 23% para empresas con facturación inferior a un millón de euros y con al menos un trabajador). Los pagos fraccionados se hacen en los modelos 202 (en abril, octubre y diciembre) como adelanto del impuesto anual.
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Con independencia de la forma jurídica, hay libros registro que tienen especial relevancia para el concesionario de ocasión.
El libro registro de facturas emitidas debe incluir todas las ventas, tanto las realizadas bajo el REBU (sin desglose de IVA) como las del régimen general (con IVA desglosado). Es el documento que respalda el modelo 303 trimestral.
El libro registro de facturas recibidas incluye todas las compras con factura: coches adquiridos a empresas o autónomos con IVA, gastos de preparación, portales, herramientas y cualquier otro gasto con factura. El IVA soportado en estas facturas es el que se puede deducir en el modelo 303.
El libro registro de operaciones REBU es específico del sector. Para cada operación bajo el REBU debe incluir la fecha de compra y de venta, los datos del vendedor particular (nombre, DNI, dirección), la descripción del vehículo (marca, modelo, matrícula, VIN), el precio de compra, el precio de venta, el margen bruto y el IVA calculado sobre ese margen. Este libro es el que Hacienda revisa en una inspección para verificar que el REBU se ha aplicado correctamente.
Consulta la guía completa del REBU para compraventas.
Mantener este libro al día, operación a operación, es lo que permite preparar el modelo 303 trimestral sin errores y responder a cualquier requerimiento de Hacienda con la documentación organizada.
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
El calendario fiscal de un concesionario independiente tiene varios modelos que presentar de forma periódica. Los plazos son fijos y su incumplimiento genera recargos.
El modelo 303 es la declaración trimestral de IVA. Se presenta cuatro veces al año, en los 20 primeros días de abril, julio y octubre, y en los 30 primeros días de enero (para el cuarto trimestre). En él se declaran las cuotas de IVA repercutido (ventas en régimen general) y las bases imponibles REBU, y se compensan con el IVA soportado deducible (compras con factura de IVA). El resultado puede ser a ingresar o a compensar.
Lee también los casos especiales del REBU: IVA reducido, margen negativo y exportaciones.
El modelo 390 es el resumen anual del IVA. Se presenta en enero del año siguiente y consolida los cuatro trimestres del año. No genera pago adicional: es un resumen informativo.
El modelo 347 es la declaración de operaciones con terceros por importes superiores a 3.005,06 euros anuales. Si el concesionario tiene proveedores o clientes profesionales con los que ha operado por encima de esa cifra a lo largo del año, debe declararlos. Se presenta en febrero del año siguiente.
Para autónomos, el modelo 130 es el pago fraccionado trimestral del IRPF (20% sobre el rendimiento neto del trimestre, descontados los pagos anteriores). Se presenta en los mismos plazos que el modelo 303.
Para SL, el modelo 202 es el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades. Se presenta en abril, octubre y diciembre, calculado sobre la base del último ejercicio cerrado o sobre el resultado del período acumulado según el método elegido.
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Hay gastos que muchos compraventas no deducen porque no saben que pueden o porque no los documentan correctamente.
Los gastos de acondicionamiento de los vehículos (pequeñas reparaciones mecánicas, limpieza, preparación estética) son gastos directamente atribuibles a cada operación y son deducibles como coste de la mercancía. Deben estar documentados con factura del taller o del proveedor.
Consulta también los costes ocultos de un concesionario que se comen el margen.
Los costes de portales, herramientas de gestión, suscripciones a software y plataformas de aprovisionamiento son gastos corrientes del negocio y son deducibles con factura.
Los gastos de formación relacionados con la actividad (cursos de valoración de vehículos, formación en gestión, asistencia a ferias del sector) son deducibles si están directamente relacionados con el negocio.
El uso del vehículo propio para la actividad del concesionario (desplazamientos a subastas, recogida de coches, visitas a clientes) es parcialmente deducible para autónomos si se documenta el uso profesional. Para sociedades, los vehículos afectos a la actividad tienen deducción de IVA y amortización.
Los intereses de las líneas de stock finance o de los préstamos vinculados al negocio son gasto financiero deducible.
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Un compraventa que vende entre 5 y 15 coches al mes puede gestionar sus libros registro de forma autónoma si tiene un sistema de gestión que automatiza la clasificación de operaciones. El trabajo de la gestoría en ese caso se limita a la presentación trimestral de los modelos y al cierre anual.
Lee los errores financieros más comunes en un concesionario.
A partir de 20 o 30 operaciones al mes, o cuando hay empleados, el volumen de gestión hace que delegar en una gestoría o asesoría especializada sea más eficiente económicamente que dedicar el tiempo del propietario a la contabilidad. El coste habitual de una gestoría para un concesionario de ese tamaño está entre 150 y 400 euros al mes según el volumen y la complejidad.
Lo que la gestoría no puede hacer por el concesionario es mantener los libros registro de operaciones al día en tiempo real. Eso requiere que el concesionario registre cada compra y cada venta en el momento en que se producen, con la información completa. Si llega a la gestoría con los datos en orden, el trabajo de presentación de modelos es rápido y barato. Si llega con los datos desordenados o incompletos, el coste de la gestoría sube y el riesgo de errores también.
Dealcar y el control contable del concesionario
Dealcar registra automáticamente cada operación de compra y venta con los datos necesarios para la contabilidad: régimen fiscal (REBU o general), precio de compra, costes de acondicionamiento, precio de venta y margen. El libro registro de operaciones REBU se actualiza con cada operación sin trabajo manual adicional.
Eso significa que el concesionario llega a cada trimestre con los datos ya organizados, listos para que la gestoría prepare los modelos sin tener que reconstruir la información de los últimos tres meses. Si quieres ver cómo funciona, solicita una demo en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo concesionario tiene que llevar contabilidad doble?
No. El autónomo no está obligado a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable. Sus obligaciones son los libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y operaciones REBU. La contabilidad doble (con libro diario y cuentas anuales) es obligatoria para las sociedades mercantiles.
¿Qué pasa si no presento el modelo 303 en plazo?
Hacienda aplica un recargo por presentación fuera de plazo sin requerimiento previo: del 1% si se presenta dentro del primer mes, aumentando un 1% adicional por cada mes completo de retraso hasta el doceavo mes, y del 15% a partir del año. Si hay requerimiento previo de Hacienda, el recargo sube al 25% más intereses de demora.
¿Necesito un programa de contabilidad específico para concesionarios?
Para la contabilidad formal de una SL sí conviene un programa contable homologado. Para los libros registro de un autónomo, un sistema de gestión específico para concesionarios que clasifique automáticamente las operaciones y genere el libro registro REBU es suficiente para la operativa diaria. La gestoría puede trabajar con la información exportada de ese sistema.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
El plazo general de conservación de documentos contables y fiscales es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente (el plazo de prescripción tributaria general). Para documentos que acreditan operaciones con activos amortizables, el plazo se extiende mientras dure la amortización más cuatro años adicionales. En caso de duda, conservar durante diez años es una práctica prudente.
