Índice
Qué información hay que tener por cada vehículo para la contabilidad
El documento de compra: el punto de partida de todo
Los gastos asociados al vehículo: qué se incluye y cómo se registra
La factura de venta: qué debe incluir según el régimen aplicado
Cómo organizar el envío mensual a la gestoría
Los errores que más tiempo cuestan al cierre del trimestre
Dealcar y la documentación contable integrada en el expediente
Preguntas frecuentes
Qué información hay que tener por cada vehículo para la contabilidad
La contabilidad de un concesionario de ocasión trabaja vehículo a vehículo. A diferencia de un negocio que vende un producto estándar siempre al mismo precio, en el compraventa cada operación tiene un coste de entrada diferente, unos gastos variables y un precio de venta distinto. Eso obliga a llevar un registro individualizado de cada coche.
Por cada vehículo, la gestoría necesita cuatro bloques de información: el coste de compra con su justificante, los gastos directos asociados al vehículo (transporte, reparación, gestoría de la transferencia), el precio de venta y el régimen fiscal aplicado (REBU o IVA general). Con esos cuatro datos, la gestoría puede calcular el margen, determinar el IVA que corresponde y clasificar la operación correctamente en la declaración trimestral.
Si alguno de esos bloques llega incompleto o mezclado con información de otros coches, el trabajo de la gestoría se multiplica. El coste no es solo económico: es también en tiempo de respuesta y en riesgo de error.
El documento de compra: el punto de partida de todo
El documento de compra es el primer papel que hay que tener para cada vehículo que entra en stock. Puede ser una factura (si se compró a una empresa o autónomo), un contrato de compraventa (si se compró a un particular) o el albarán de una subasta o plataforma profesional.
Ese documento debe incluir el nombre y NIF o DNI del vendedor, la descripción del vehículo (matrícula, VIN, marca y modelo), la fecha de la operación y el precio de compra. Para operaciones REBU con particular, ese documento es además la prueba que acredita que el vehículo se compró a alguien que no pudo repercutir IVA, lo que justifica la aplicación del régimen especial en la reventa.
Lee también qué documentación exige Hacienda para justificar una operación REBU.
Si el documento de compra llega a la gestoría sin el NIF del vendedor, sin la matrícula del vehículo o sin fecha, hay que solicitarlo de nuevo al vendedor antes del cierre del trimestre. Ese retraso es el más frecuente y el más evitable si se verifica la documentación en el momento de la compra, no semanas después.
Los gastos asociados al vehículo: qué se incluye y cómo se registra
Los gastos directamente atribuibles a cada vehículo son los que forman parte del coste real de la operación y que, en función del régimen fiscal, pueden reducir el margen tributable o contabilizarse como gasto deducible del negocio.
Los gastos más habituales son el transporte del vehículo desde el origen, las reparaciones mecánicas o de carrocería realizadas antes de la venta, el coste de la gestoría para la transferencia a nombre del concesionario o al cliente final, los derechos de inspección si el vehículo tuvo que pasar ITV, y en algunos casos los costes de preparación estética si se facturan de forma separada.
Cada uno de esos gastos debe estar documentado con una factura a nombre del concesionario que incluya una referencia al vehículo concreto: la matrícula o el VIN. Sin esa referencia, la gestoría no puede asociar el gasto al vehículo correcto y puede contabilizarlo como gasto general del negocio en lugar de como coste de la operación, lo que distorsiona el cálculo del margen real por vehículo.
Los gastos generales del negocio (alquiler del local, portales de publicación, herramientas de gestión, nóminas) no son gastos del vehículo: son gastos de estructura que se contabilizan a nivel del negocio, no de cada operación.
Lee también las obligaciones contables y los gastos deducibles de un concesionario.
La factura de venta: qué debe incluir según el régimen aplicado
La factura de venta al cliente final es el último documento del ciclo contable de cada vehículo. Su contenido varía según el régimen fiscal aplicado.
Bajo el REBU, la factura incluye el precio total sin desglose de IVA, con la mención expresa al régimen especial aplicado. El comprador no puede deducirse el IVA de esa factura porque no está desglosado. La factura debe tener número de factura, fecha, datos del emisor (nombre, CIF, dirección), datos del receptor y descripción del vehículo.
Bajo el régimen general de IVA, la factura incluye la base imponible, el tipo de IVA (21%) y la cuota de IVA desglosada por separado. El comprador empresa puede deducirse ese IVA. La factura sigue el mismo formato estándar que cualquier factura de IVA general.
Para operaciones Verifactu, el software de facturación debe enviar un registro de cada factura a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. Si el programa no está homologado para Verifactu, las facturas emitidas a partir del 1 de julio de 2025 no son conformes con la normativa.
Consulta qué programa de facturación REBU debe cumplir con Verifactu.
Cómo organizar el envío mensual a la gestoría
El método más eficiente para preparar la documentación contable mensual es organizar la información por vehículo desde el primer día, no al final del mes.
El proceso tiene tres pasos. Al comprar el vehículo, archivar el documento de compra con el NIF del vendedor y la referencia del vehículo. Durante el tiempo en stock, ir acumulando las facturas de gastos asociadas a ese vehículo con su referencia. Al cerrar la venta, generar la factura con el régimen correcto y reunir los cuatro documentos (compra, gastos, venta, régimen aplicado) en el expediente del vehículo.
Al final del mes, el envío a la gestoría es una exportación de esos expedientes ordenados, no una búsqueda de facturas sueltas en WhatsApp, correos y carpetas físicas. La diferencia en tiempo y en errores es significativa.
Un resumen mensual que incluya el número de operaciones REBU con su base imponible total, el número de operaciones en régimen general con su IVA repercutido y los gastos generales del período ayuda a la gestoría a preparar el modelo 303 sin necesidad de preguntas de ida y vuelta.
Consulta qué datos hay que anotar en el libro registro REBU por operación.
Los errores que más tiempo cuestan al cierre del trimestre
Enviar facturas de compra sin el NIF del vendedor. La gestoría tiene que pedirlo al concesionario, que tiene que conseguirlo del vendedor particular semanas después de la operación. Si el vendedor ya no responde, la documentación queda incompleta.
Mezclar gastos del vehículo con gastos generales sin referencia al coche. Una factura del taller sin la matrícula del vehículo puede acabar contabilizada como gasto general en lugar de como coste de la operación, lo que sobreestima el margen.
Registrar la venta sin especificar si es REBU o régimen general. La gestoría no puede preparar el modelo 303 sin saber qué régimen aplica a cada factura de venta.
No registrar las señales y reservas de forma diferenciada. Una señal recibida antes de la firma del contrato no es una venta. Si se registra como tal, el IVA se devenga antes de tiempo y el modelo 303 del trimestre puede quedar mal.
Llegar al final del trimestre sin tener el libro registro REBU actualizado. Reconstruir las anotaciones de 60 o 90 días de operaciones en los últimos días antes del cierre es una fuente de errores evitable.
Lee también cuándo pagar y qué documentos usar en operaciones entre profesionales.
Dealcar y la documentación contable integrada en el expediente
Desde Dealcar, cada vehículo tiene su expediente con el coste de compra, los gastos asociados, el precio de venta y el régimen fiscal aplicado. Esa información está disponible para la gestoría en cualquier momento, sin necesidad de reconstruirla al final del mes.
El libro registro REBU se actualiza automáticamente con cada operación. La factura de venta se genera desde el expediente con el régimen correcto ya aplicado. Al cierre del trimestre, la exportación de los datos al formato que necesita la gestoría lleva minutos, no horas. Si quieres ver cómo funciona:
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener el NIF del vendedor particular en el documento de compra?
Sí. El NIF es uno de los datos obligatorios del justificante de compra para poder acreditar el origen REBU ante Hacienda. Sin ese dato, el documento no es suficiente para justificar la aplicación del régimen especial en una inspección.
¿Los gastos de reparación siempre reducen el margen REBU?
Las reparaciones vinculadas al vehículo y documentadas con factura con la referencia del coche sí reducen el margen REBU. Los gastos de preparación estética (limpieza, pulido) son un caso menos claro que conviene consultar con el asesor fiscal. Los gastos generales del negocio no reducen el margen REBU.
¿Cuándo hay que emitir la factura de venta: al firmar el contrato o al entregar el vehículo?
El IVA se devenga en el momento de la entrega del vehículo o en el del cobro si se cobra antes de la entrega, según el hecho que ocurra primero. La factura debe emitirse en ese momento. Las señales y reservas previas a la entrega no son ventas y no deben facturarse como tal.
¿Qué formato acepta la gestoría para recibir los datos contables?
Depende de la gestoría y del software que use. La mayoría trabajan con Excel, CSV o importaciones desde programas contables estándar. Un sistema de gestión que permita exportar los datos en el formato que necesita la gestoría específica elimina el trabajo de transcripción manual.
Índice
Qué información hay que tener por cada vehículo para la contabilidad
El documento de compra: el punto de partida de todo
Los gastos asociados al vehículo: qué se incluye y cómo se registra
La factura de venta: qué debe incluir según el régimen aplicado
Cómo organizar el envío mensual a la gestoría
Los errores que más tiempo cuestan al cierre del trimestre
Dealcar y la documentación contable integrada en el expediente
Preguntas frecuentes
Qué información hay que tener por cada vehículo para la contabilidad
La contabilidad de un concesionario de ocasión trabaja vehículo a vehículo. A diferencia de un negocio que vende un producto estándar siempre al mismo precio, en el compraventa cada operación tiene un coste de entrada diferente, unos gastos variables y un precio de venta distinto. Eso obliga a llevar un registro individualizado de cada coche.
Por cada vehículo, la gestoría necesita cuatro bloques de información: el coste de compra con su justificante, los gastos directos asociados al vehículo (transporte, reparación, gestoría de la transferencia), el precio de venta y el régimen fiscal aplicado (REBU o IVA general). Con esos cuatro datos, la gestoría puede calcular el margen, determinar el IVA que corresponde y clasificar la operación correctamente en la declaración trimestral.
Si alguno de esos bloques llega incompleto o mezclado con información de otros coches, el trabajo de la gestoría se multiplica. El coste no es solo económico: es también en tiempo de respuesta y en riesgo de error.
El documento de compra: el punto de partida de todo
El documento de compra es el primer papel que hay que tener para cada vehículo que entra en stock. Puede ser una factura (si se compró a una empresa o autónomo), un contrato de compraventa (si se compró a un particular) o el albarán de una subasta o plataforma profesional.
Ese documento debe incluir el nombre y NIF o DNI del vendedor, la descripción del vehículo (matrícula, VIN, marca y modelo), la fecha de la operación y el precio de compra. Para operaciones REBU con particular, ese documento es además la prueba que acredita que el vehículo se compró a alguien que no pudo repercutir IVA, lo que justifica la aplicación del régimen especial en la reventa.
Lee también qué documentación exige Hacienda para justificar una operación REBU.
Si el documento de compra llega a la gestoría sin el NIF del vendedor, sin la matrícula del vehículo o sin fecha, hay que solicitarlo de nuevo al vendedor antes del cierre del trimestre. Ese retraso es el más frecuente y el más evitable si se verifica la documentación en el momento de la compra, no semanas después.
Los gastos asociados al vehículo: qué se incluye y cómo se registra
Los gastos directamente atribuibles a cada vehículo son los que forman parte del coste real de la operación y que, en función del régimen fiscal, pueden reducir el margen tributable o contabilizarse como gasto deducible del negocio.
Los gastos más habituales son el transporte del vehículo desde el origen, las reparaciones mecánicas o de carrocería realizadas antes de la venta, el coste de la gestoría para la transferencia a nombre del concesionario o al cliente final, los derechos de inspección si el vehículo tuvo que pasar ITV, y en algunos casos los costes de preparación estética si se facturan de forma separada.
Cada uno de esos gastos debe estar documentado con una factura a nombre del concesionario que incluya una referencia al vehículo concreto: la matrícula o el VIN. Sin esa referencia, la gestoría no puede asociar el gasto al vehículo correcto y puede contabilizarlo como gasto general del negocio en lugar de como coste de la operación, lo que distorsiona el cálculo del margen real por vehículo.
Los gastos generales del negocio (alquiler del local, portales de publicación, herramientas de gestión, nóminas) no son gastos del vehículo: son gastos de estructura que se contabilizan a nivel del negocio, no de cada operación.
Lee también las obligaciones contables y los gastos deducibles de un concesionario.
La factura de venta: qué debe incluir según el régimen aplicado
La factura de venta al cliente final es el último documento del ciclo contable de cada vehículo. Su contenido varía según el régimen fiscal aplicado.
Bajo el REBU, la factura incluye el precio total sin desglose de IVA, con la mención expresa al régimen especial aplicado. El comprador no puede deducirse el IVA de esa factura porque no está desglosado. La factura debe tener número de factura, fecha, datos del emisor (nombre, CIF, dirección), datos del receptor y descripción del vehículo.
Bajo el régimen general de IVA, la factura incluye la base imponible, el tipo de IVA (21%) y la cuota de IVA desglosada por separado. El comprador empresa puede deducirse ese IVA. La factura sigue el mismo formato estándar que cualquier factura de IVA general.
Para operaciones Verifactu, el software de facturación debe enviar un registro de cada factura a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. Si el programa no está homologado para Verifactu, las facturas emitidas a partir del 1 de julio de 2025 no son conformes con la normativa.
Consulta qué programa de facturación REBU debe cumplir con Verifactu.
Cómo organizar el envío mensual a la gestoría
El método más eficiente para preparar la documentación contable mensual es organizar la información por vehículo desde el primer día, no al final del mes.
El proceso tiene tres pasos. Al comprar el vehículo, archivar el documento de compra con el NIF del vendedor y la referencia del vehículo. Durante el tiempo en stock, ir acumulando las facturas de gastos asociadas a ese vehículo con su referencia. Al cerrar la venta, generar la factura con el régimen correcto y reunir los cuatro documentos (compra, gastos, venta, régimen aplicado) en el expediente del vehículo.
Al final del mes, el envío a la gestoría es una exportación de esos expedientes ordenados, no una búsqueda de facturas sueltas en WhatsApp, correos y carpetas físicas. La diferencia en tiempo y en errores es significativa.
Un resumen mensual que incluya el número de operaciones REBU con su base imponible total, el número de operaciones en régimen general con su IVA repercutido y los gastos generales del período ayuda a la gestoría a preparar el modelo 303 sin necesidad de preguntas de ida y vuelta.
Consulta qué datos hay que anotar en el libro registro REBU por operación.
Los errores que más tiempo cuestan al cierre del trimestre
Enviar facturas de compra sin el NIF del vendedor. La gestoría tiene que pedirlo al concesionario, que tiene que conseguirlo del vendedor particular semanas después de la operación. Si el vendedor ya no responde, la documentación queda incompleta.
Mezclar gastos del vehículo con gastos generales sin referencia al coche. Una factura del taller sin la matrícula del vehículo puede acabar contabilizada como gasto general en lugar de como coste de la operación, lo que sobreestima el margen.
Registrar la venta sin especificar si es REBU o régimen general. La gestoría no puede preparar el modelo 303 sin saber qué régimen aplica a cada factura de venta.
No registrar las señales y reservas de forma diferenciada. Una señal recibida antes de la firma del contrato no es una venta. Si se registra como tal, el IVA se devenga antes de tiempo y el modelo 303 del trimestre puede quedar mal.
Llegar al final del trimestre sin tener el libro registro REBU actualizado. Reconstruir las anotaciones de 60 o 90 días de operaciones en los últimos días antes del cierre es una fuente de errores evitable.
Lee también cuándo pagar y qué documentos usar en operaciones entre profesionales.
Dealcar y la documentación contable integrada en el expediente
Desde Dealcar, cada vehículo tiene su expediente con el coste de compra, los gastos asociados, el precio de venta y el régimen fiscal aplicado. Esa información está disponible para la gestoría en cualquier momento, sin necesidad de reconstruirla al final del mes.
El libro registro REBU se actualiza automáticamente con cada operación. La factura de venta se genera desde el expediente con el régimen correcto ya aplicado. Al cierre del trimestre, la exportación de los datos al formato que necesita la gestoría lleva minutos, no horas. Si quieres ver cómo funciona:
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener el NIF del vendedor particular en el documento de compra?
Sí. El NIF es uno de los datos obligatorios del justificante de compra para poder acreditar el origen REBU ante Hacienda. Sin ese dato, el documento no es suficiente para justificar la aplicación del régimen especial en una inspección.
¿Los gastos de reparación siempre reducen el margen REBU?
Las reparaciones vinculadas al vehículo y documentadas con factura con la referencia del coche sí reducen el margen REBU. Los gastos de preparación estética (limpieza, pulido) son un caso menos claro que conviene consultar con el asesor fiscal. Los gastos generales del negocio no reducen el margen REBU.
¿Cuándo hay que emitir la factura de venta: al firmar el contrato o al entregar el vehículo?
El IVA se devenga en el momento de la entrega del vehículo o en el del cobro si se cobra antes de la entrega, según el hecho que ocurra primero. La factura debe emitirse en ese momento. Las señales y reservas previas a la entrega no son ventas y no deben facturarse como tal.
¿Qué formato acepta la gestoría para recibir los datos contables?
Depende de la gestoría y del software que use. La mayoría trabajan con Excel, CSV o importaciones desde programas contables estándar. Un sistema de gestión que permita exportar los datos en el formato que necesita la gestoría específica elimina el trabajo de transcripción manual.
