Índice
Por qué la documentación de venta importa más de lo que parece
Documentos que debes entregar al comprador en cada venta
Documentos que debes conservar como vendedor
Diferencias según el perfil del comprador: particular vs. empresa
Cuándo necesitas documentación adicional
Plazos de conservación y formato aceptado
Errores frecuentes que cuestan dinero
Preguntas frecuentes
Por qué la documentación de venta importa más de lo que parece
La documentación de cada venta cumple tres funciones distintas. La primera es legal: acredita que la transmisión de propiedad se realizó correctamente y en qué condiciones. La segunda es fiscal: justifica los ingresos declarados, el régimen de IVA aplicado y el precio de cada operación frente a Hacienda. La tercera es comercial: protege al concesionario frente a reclamaciones posteriores sobre el estado del vehículo, la garantía o las condiciones de la venta.
Cuando falta algún documento o está incompleto, alguna de esas tres funciones queda sin cobertura. En el mejor caso, genera una gestión adicional para resolverlo. En el peor, da lugar a sanciones, reclamaciones o disputas que cuestan mucho más que el tiempo que habría llevado hacerlo bien desde el principio.
Documentos que debes entregar al comprador en cada venta
Contrato de compraventa firmado por ambas partes. Es el documento central de la operación. Debe incluir la identificación completa de vendedor y comprador, la descripción detallada del vehículo (matrícula, bastidor, kilómetros, año), el precio total, la forma de pago, el estado del vehículo en el momento de la entrega y las condiciones de garantía. El comprador tiene derecho a recibir una copia firmada. Para ver qué cláusulas son imprescindibles y cuáles protegen específicamente al vendedor, puedes consultar la guía sobre contratos imprescindibles en la compraventa profesional de coches.
Factura de venta. Como profesional, tienes obligación de emitir factura por cada venta. El formato varía según el régimen aplicado: si vendes bajo el régimen general, la factura lleva el IVA al 21% desglosado. Si vendes bajo REBU, la factura no desglosa el IVA e incluye la mención obligatoria ("Régimen especial de los bienes usados. IVA incluido en el precio. Sin derecho a deducción"). Una factura con el formato incorrecto es una factura inválida que puede generar problemas tanto al concesionario como al comprador.
Permiso de circulación del vehículo. Debe entregarse al comprador para que pueda tramitar el cambio de titularidad. Si la transferencia la gestiona el concesionario, el permiso pasa por la gestoría o plataforma digital y llega al comprador ya a su nombre. Si la gestiona el comprador, hay que entregárselo en el momento de la firma.
Ficha técnica con ITV en vigor. Acredita que el vehículo está homologado y que ha pasado la inspección técnica correspondiente. Entregar un coche con la ITV caducada es un motivo directo de reclamación. Si la ITV está próxima a vencer, conviene renovarla antes de la venta o informar al comprador por escrito y reflejarlo en el contrato.
Documento de garantía o cláusula de condiciones de garantía. En ventas a consumidores particulares, estás obligado a ofrecer al menos un año de garantía (puede reducirse del plazo legal de dos años mediante pacto expreso por escrito). El comprador debe saber qué cubre esa garantía, qué queda excluido y cómo gestionar una incidencia. Si no entregas nada sobre la garantía, aplica la garantía legal máxima de dos años sin restricciones.
Acta de entrega. No es obligatorio por ley, pero es muy recomendable. Un documento firmado que recoge el estado del vehículo en el momento exacto de la entrega (kilómetros, elementos entregados, estado visual) es la prueba más directa en caso de reclamación posterior sobre el estado del coche.
Documentos que debes conservar como vendedor
Además de lo que entregas al comprador, hay documentación que debes conservar en tu propio expediente.
Copia del contrato de compraventa firmado. Tu copia del contrato, con la firma original del comprador, es la prueba de que la operación se realizó en esas condiciones. Sin ella, cualquier reclamación sobre el precio, el estado o las condiciones pactadas es más difícil de defender.
Para ver qué cláusulas son imprescindibles y cuáles protegen específicamente al vendedor, puedes consultar la guía sobre contratos imprescindibles en la compraventa profesional de coches.
Copia de la factura emitida. Necesaria para la contabilidad y para la declaración de IVA. Debe estar disponible durante al menos seis años para posibles requerimientos de Hacienda.
Copia del DNI o NIF del comprador. Acredita la identidad de la persona con quien has contratado. Importante tanto para la facturación como para el modelo 347 si el comprador es una empresa y el volumen anual de operaciones supera los 3.005 euros.
Justificante de la notificación de venta a la DGT. El concesionario tiene la obligación de notificar la venta a la DGT en el momento de la firma del contrato. El justificante de esa notificación es la prueba de que cumpliste con tu obligación y el punto desde el que queda desvinculado de responsabilidades posteriores del vehículo.
Informe DGT consultado antes de la venta. No es estrictamente obligatorio conservarlo, pero es recomendable. Acredita que verificaste el estado registral del vehículo antes de venderlo y que no había cargas en ese momento.
Diferencias según el perfil del comprador: particular vs. empresa
La documentación base es la misma, pero hay diferencias relevantes según quién compra.
Venta a consumidor particular:
La factura puede ser REBU (sin IVA desglosado) o con IVA al 21% dependiendo del origen del vehículo. La garantía legal mínima es un año (con pacto expreso) o dos años (sin pacto). El comprador paga ITP a su comunidad autónoma salvo que la factura lleve IVA desglosado, en cuyo caso está exento. Para entender cuándo aplica el ITP y cuándo no, puedes revisar la guía sobre qué es el ITP en la compraventa de coches y cuándo aplica.
Venta a empresa o autónomo:
Si el comprador es una empresa que va a usar el vehículo para su actividad, puede necesitar la factura con IVA desglosado para poder deducírselo. Esto solo es posible si el vehículo fue comprado originalmente con IVA deducible y no puede venderse bajo REBU. Si la operación es bajo REBU, el comprador empresa no puede deducir el IVA. Hay que informarle antes de cerrar la operación.
La garantía en ventas a empresas no está regulada por la Ley de Consumidores: se rige por lo que hayáis pactado en el contrato. Si no se menciona nada, aplican las disposiciones del Código Civil sobre saneamiento por vicios ocultos, con plazos más cortos que en ventas a particulares.
Cuándo necesitas documentación adicional
Algunas operaciones requieren documentos que no son estándar en todas las ventas.
Venta de vehículo con retoma: el contrato debe reflejar por separado el precio del vehículo vendido y el valor de la retoma. Además, debe generarse un documento de compra del vehículo retomado (autofactura o documento de adquisición) que acredite la operación de compra. Para el tratamiento completo de estas operaciones, puedes consultar la guía sobre cómo tributa una retoma de vehículos.
Venta de vehículo importado: el DUA de aduana, el certificado de homologación individual si aplica y el justificante del IEDMT pagado deben estar disponibles y pueden ser solicitados por el comprador.
Venta con financiación: el contrato de financiación firmado entre el comprador y la entidad financiera, y la factura de venta emitida al comprador (no a la financiera).
Venta de vehículo con historial de siniestro: si el vehículo ha tenido un accidente relevante, describirlo en el contrato protege al vendedor frente a reclamaciones posteriores por ese motivo.
Plazos de conservación y formato aceptado
Los documentos de cada venta deben conservarse durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente. En la práctica, la recomendación es conservar el expediente completo de cada vehículo durante seis años desde el cierre de la operación.
Los contratos firmados deben conservarse durante al menos cinco años (plazo de prescripción de las acciones contractuales según el art. 1964 del Código Civil).
El formato digital es aceptado por Hacienda siempre que garantice la autenticidad e integridad del documento. Un PDF escaneado o firmado digitalmente es válido. Las fotos con el móvil son menos fiables si hay impugnación posterior.
Errores frecuentes que cuestan dinero
No emitir factura o emitirla con el formato incorrecto. Una venta bajo REBU con la factura en formato de régimen general (con IVA desglosado) es una factura incorrecta. Al revés también: una venta en régimen general sin IVA desglosado genera problemas al comprador empresa que quiera deducir el IVA. Para ver los detalles de cada formato, puedes revisar la guía sobre cómo emitir facturas correctamente en la compraventa de coches.
No incluir la descripción del estado del vehículo en el contrato. Un contrato que solo identifica el vehículo y el precio sin describir su estado deja abierta la puerta a reclamaciones sobre cualquier defecto posterior.
No notificar la venta a la DGT en el momento de la firma. Uno de los errores más frecuentes y con consecuencias más imprevisibles: multas, incidencias de ITV o impagos de IVTM de un coche ya vendido.
Conservar los documentos en formato papel sin copia digital. Una carpeta de contratos físicos que se extravía o se deteriora puede dejar al concesionario sin defensa documental ante una inspección o una reclamación.
Más de 750 compraventas ya usan Dealcar para gestionar su operativa diaria
Dealcar genera automáticamente los contratos de compraventa, las facturas correctas según el régimen (REBU o general) y las actas de entrega desde la ficha de cada vehículo. Todos los documentos quedan archivados digitalmente en el expediente y están disponibles para cualquier consulta o requerimiento.
Si quieres ver cómo funciona, puedes agendar una demo gratuita en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio entregar contrato de compraventa al comprador?
Sí. Como vendedor profesional estás obligado a entregar al consumidor documentación acreditativa de la compra con las condiciones esenciales de la operación. El contrato de compraventa firmado por ambas partes es el documento estándar que cumple esa obligación.
¿Puedo vender bajo REBU y emitir factura con IVA desglosado si el comprador lo pide?
No. Si el vehículo cumple los requisitos del REBU (fue comprado a un particular sin IVA deducible), la factura debe ser en formato REBU sin IVA desglosado. Si el comprador necesita deducir el IVA, la operación debe hacerse en régimen general, lo que a su vez requiere que el vehículo haya sido comprado con IVA deducible.
¿Qué pasa si el comprador no hace el cambio de titularidad y recibo una multa?
Si has notificado la venta a la DGT en el momento de la firma del contrato, tienes el justificante para demostrar que el vehículo ya no era tuyo cuando se generó la multa. Sin esa notificación, la situación es más complicada aunque tengas el contrato de compraventa.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura de la venta?
La factura debe emitirse en el momento de la operación o, como máximo, el último día del mes natural en que se produjo. Emitir facturas con fecha retroactiva es una irregularidad formal.
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Por qué la documentación de venta importa más de lo que parece
Documentos que debes entregar al comprador en cada venta
Documentos que debes conservar como vendedor
Diferencias según el perfil del comprador: particular vs. empresa
Cuándo necesitas documentación adicional
Plazos de conservación y formato aceptado
Errores frecuentes que cuestan dinero
Preguntas frecuentes
Por qué la documentación de venta importa más de lo que parece
La documentación de cada venta cumple tres funciones distintas. La primera es legal: acredita que la transmisión de propiedad se realizó correctamente y en qué condiciones. La segunda es fiscal: justifica los ingresos declarados, el régimen de IVA aplicado y el precio de cada operación frente a Hacienda. La tercera es comercial: protege al concesionario frente a reclamaciones posteriores sobre el estado del vehículo, la garantía o las condiciones de la venta.
Cuando falta algún documento o está incompleto, alguna de esas tres funciones queda sin cobertura. En el mejor caso, genera una gestión adicional para resolverlo. En el peor, da lugar a sanciones, reclamaciones o disputas que cuestan mucho más que el tiempo que habría llevado hacerlo bien desde el principio.
Documentos que debes entregar al comprador en cada venta
Contrato de compraventa firmado por ambas partes. Es el documento central de la operación. Debe incluir la identificación completa de vendedor y comprador, la descripción detallada del vehículo (matrícula, bastidor, kilómetros, año), el precio total, la forma de pago, el estado del vehículo en el momento de la entrega y las condiciones de garantía. El comprador tiene derecho a recibir una copia firmada. Para ver qué cláusulas son imprescindibles y cuáles protegen específicamente al vendedor, puedes consultar la guía sobre contratos imprescindibles en la compraventa profesional de coches.
Factura de venta. Como profesional, tienes obligación de emitir factura por cada venta. El formato varía según el régimen aplicado: si vendes bajo el régimen general, la factura lleva el IVA al 21% desglosado. Si vendes bajo REBU, la factura no desglosa el IVA e incluye la mención obligatoria ("Régimen especial de los bienes usados. IVA incluido en el precio. Sin derecho a deducción"). Una factura con el formato incorrecto es una factura inválida que puede generar problemas tanto al concesionario como al comprador.
Permiso de circulación del vehículo. Debe entregarse al comprador para que pueda tramitar el cambio de titularidad. Si la transferencia la gestiona el concesionario, el permiso pasa por la gestoría o plataforma digital y llega al comprador ya a su nombre. Si la gestiona el comprador, hay que entregárselo en el momento de la firma.
Ficha técnica con ITV en vigor. Acredita que el vehículo está homologado y que ha pasado la inspección técnica correspondiente. Entregar un coche con la ITV caducada es un motivo directo de reclamación. Si la ITV está próxima a vencer, conviene renovarla antes de la venta o informar al comprador por escrito y reflejarlo en el contrato.
Documento de garantía o cláusula de condiciones de garantía. En ventas a consumidores particulares, estás obligado a ofrecer al menos un año de garantía (puede reducirse del plazo legal de dos años mediante pacto expreso por escrito). El comprador debe saber qué cubre esa garantía, qué queda excluido y cómo gestionar una incidencia. Si no entregas nada sobre la garantía, aplica la garantía legal máxima de dos años sin restricciones.
Acta de entrega. No es obligatorio por ley, pero es muy recomendable. Un documento firmado que recoge el estado del vehículo en el momento exacto de la entrega (kilómetros, elementos entregados, estado visual) es la prueba más directa en caso de reclamación posterior sobre el estado del coche.
Documentos que debes conservar como vendedor
Además de lo que entregas al comprador, hay documentación que debes conservar en tu propio expediente.
Copia del contrato de compraventa firmado. Tu copia del contrato, con la firma original del comprador, es la prueba de que la operación se realizó en esas condiciones. Sin ella, cualquier reclamación sobre el precio, el estado o las condiciones pactadas es más difícil de defender.
Para ver qué cláusulas son imprescindibles y cuáles protegen específicamente al vendedor, puedes consultar la guía sobre contratos imprescindibles en la compraventa profesional de coches.
Copia de la factura emitida. Necesaria para la contabilidad y para la declaración de IVA. Debe estar disponible durante al menos seis años para posibles requerimientos de Hacienda.
Copia del DNI o NIF del comprador. Acredita la identidad de la persona con quien has contratado. Importante tanto para la facturación como para el modelo 347 si el comprador es una empresa y el volumen anual de operaciones supera los 3.005 euros.
Justificante de la notificación de venta a la DGT. El concesionario tiene la obligación de notificar la venta a la DGT en el momento de la firma del contrato. El justificante de esa notificación es la prueba de que cumpliste con tu obligación y el punto desde el que queda desvinculado de responsabilidades posteriores del vehículo.
Informe DGT consultado antes de la venta. No es estrictamente obligatorio conservarlo, pero es recomendable. Acredita que verificaste el estado registral del vehículo antes de venderlo y que no había cargas en ese momento.
Diferencias según el perfil del comprador: particular vs. empresa
La documentación base es la misma, pero hay diferencias relevantes según quién compra.
Venta a consumidor particular:
La factura puede ser REBU (sin IVA desglosado) o con IVA al 21% dependiendo del origen del vehículo. La garantía legal mínima es un año (con pacto expreso) o dos años (sin pacto). El comprador paga ITP a su comunidad autónoma salvo que la factura lleve IVA desglosado, en cuyo caso está exento. Para entender cuándo aplica el ITP y cuándo no, puedes revisar la guía sobre qué es el ITP en la compraventa de coches y cuándo aplica.
Venta a empresa o autónomo:
Si el comprador es una empresa que va a usar el vehículo para su actividad, puede necesitar la factura con IVA desglosado para poder deducírselo. Esto solo es posible si el vehículo fue comprado originalmente con IVA deducible y no puede venderse bajo REBU. Si la operación es bajo REBU, el comprador empresa no puede deducir el IVA. Hay que informarle antes de cerrar la operación.
La garantía en ventas a empresas no está regulada por la Ley de Consumidores: se rige por lo que hayáis pactado en el contrato. Si no se menciona nada, aplican las disposiciones del Código Civil sobre saneamiento por vicios ocultos, con plazos más cortos que en ventas a particulares.
Cuándo necesitas documentación adicional
Algunas operaciones requieren documentos que no son estándar en todas las ventas.
Venta de vehículo con retoma: el contrato debe reflejar por separado el precio del vehículo vendido y el valor de la retoma. Además, debe generarse un documento de compra del vehículo retomado (autofactura o documento de adquisición) que acredite la operación de compra. Para el tratamiento completo de estas operaciones, puedes consultar la guía sobre cómo tributa una retoma de vehículos.
Venta de vehículo importado: el DUA de aduana, el certificado de homologación individual si aplica y el justificante del IEDMT pagado deben estar disponibles y pueden ser solicitados por el comprador.
Venta con financiación: el contrato de financiación firmado entre el comprador y la entidad financiera, y la factura de venta emitida al comprador (no a la financiera).
Venta de vehículo con historial de siniestro: si el vehículo ha tenido un accidente relevante, describirlo en el contrato protege al vendedor frente a reclamaciones posteriores por ese motivo.
Plazos de conservación y formato aceptado
Los documentos de cada venta deben conservarse durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente. En la práctica, la recomendación es conservar el expediente completo de cada vehículo durante seis años desde el cierre de la operación.
Los contratos firmados deben conservarse durante al menos cinco años (plazo de prescripción de las acciones contractuales según el art. 1964 del Código Civil).
El formato digital es aceptado por Hacienda siempre que garantice la autenticidad e integridad del documento. Un PDF escaneado o firmado digitalmente es válido. Las fotos con el móvil son menos fiables si hay impugnación posterior.
Errores frecuentes que cuestan dinero
No emitir factura o emitirla con el formato incorrecto. Una venta bajo REBU con la factura en formato de régimen general (con IVA desglosado) es una factura incorrecta. Al revés también: una venta en régimen general sin IVA desglosado genera problemas al comprador empresa que quiera deducir el IVA. Para ver los detalles de cada formato, puedes revisar la guía sobre cómo emitir facturas correctamente en la compraventa de coches.
No incluir la descripción del estado del vehículo en el contrato. Un contrato que solo identifica el vehículo y el precio sin describir su estado deja abierta la puerta a reclamaciones sobre cualquier defecto posterior.
No notificar la venta a la DGT en el momento de la firma. Uno de los errores más frecuentes y con consecuencias más imprevisibles: multas, incidencias de ITV o impagos de IVTM de un coche ya vendido.
Conservar los documentos en formato papel sin copia digital. Una carpeta de contratos físicos que se extravía o se deteriora puede dejar al concesionario sin defensa documental ante una inspección o una reclamación.
Más de 750 compraventas ya usan Dealcar para gestionar su operativa diaria
Dealcar genera automáticamente los contratos de compraventa, las facturas correctas según el régimen (REBU o general) y las actas de entrega desde la ficha de cada vehículo. Todos los documentos quedan archivados digitalmente en el expediente y están disponibles para cualquier consulta o requerimiento.
Si quieres ver cómo funciona, puedes agendar una demo gratuita en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio entregar contrato de compraventa al comprador?
Sí. Como vendedor profesional estás obligado a entregar al consumidor documentación acreditativa de la compra con las condiciones esenciales de la operación. El contrato de compraventa firmado por ambas partes es el documento estándar que cumple esa obligación.
¿Puedo vender bajo REBU y emitir factura con IVA desglosado si el comprador lo pide?
No. Si el vehículo cumple los requisitos del REBU (fue comprado a un particular sin IVA deducible), la factura debe ser en formato REBU sin IVA desglosado. Si el comprador necesita deducir el IVA, la operación debe hacerse en régimen general, lo que a su vez requiere que el vehículo haya sido comprado con IVA deducible.
¿Qué pasa si el comprador no hace el cambio de titularidad y recibo una multa?
Si has notificado la venta a la DGT en el momento de la firma del contrato, tienes el justificante para demostrar que el vehículo ya no era tuyo cuando se generó la multa. Sin esa notificación, la situación es más complicada aunque tengas el contrato de compraventa.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura de la venta?
La factura debe emitirse en el momento de la operación o, como máximo, el último día del mes natural en que se produjo. Emitir facturas con fecha retroactiva es una irregularidad formal.
