Índice
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
Cómo separar gastos por vehículo de gastos generales
Cómo preparar y enviar la información a la gestoría
Cómo conciliar cobros y registrar gastos correctamente
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Dealcar y el control contable del concesionario
Preguntas frecuentes
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
La contabilidad de un concesionario depende casi completamente de su forma jurídica. Un autónomo y una sociedad limitada tienen obligaciones distintas, tributan por impuestos diferentes y llevan libros con requisitos diferentes.
El autónomo tributa por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Sus ingresos y gastos del negocio se declaran en la declaración de la renta anual (modelo 100) junto con el resto de sus rentas personales. Está obligado a llevar libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y, si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU. No está obligado a llevar contabilidad formal conforme al Plan General Contable, aunque puede hacerlo voluntariamente.
La sociedad limitada tributa por el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200, presentación anual). Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales. Debe depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil cada año. El nivel de exigencia contable es significativamente más alto que para el autónomo.
La mayoría de los compraventas independientes de tamaño pequeño o medio operan como autónomos o como SL unipersonal. La elección entre una y otra tiene implicaciones fiscales que conviene revisar con un asesor cuando la facturación supera los 40.000 o 50.000 euros de beneficio neto, que es el punto donde el Impuesto de Sociedades puede resultar más ventajoso que el IRPF.
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Un concesionario que opera como autónomo no está obligado a llevar contabilidad doble ni a cumplir con el Plan General Contable. Sus obligaciones son más sencillas pero no menos importantes.
Debe llevar cuatro libros registro. El libro de ventas e ingresos recoge todas las facturas emitidas, con fecha, número, cliente, base imponible y cuota de IVA. El libro de compras y gastos recoge todas las facturas recibidas, con los mismos datos. El libro de bienes de inversión registra los activos del negocio que se amortizan: equipos informáticos, herramientas, instalaciones. Y si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU, que es un registro separado con los datos específicos de cada operación bajo ese régimen.
Estos libros no tienen que presentarse ante Hacienda de forma periódica, pero deben estar disponibles en caso de inspección. La obligación de conservarlos es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente.
La contabilidad del autónomo también incluye el seguimiento trimestral de las declaraciones de IVA y de los pagos fraccionados del IRPF, que son los mecanismos por los que el autónomo va adelantando a Hacienda parte de lo que debe pagar en la declaración anual.
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Una SL tiene obligaciones contables más estrictas. Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable o, si es una empresa pequeña, conforme al Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas.
Eso significa llevar el libro diario (que registra todas las transacciones del negocio en orden cronológico), el libro de inventarios y cuentas anuales (que incluye el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria) y, si el negocio tiene varios socios o acuerdos societarios relevantes, el libro de actas.
Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (habitualmente antes del 30 de junio para ejercicios que cierran el 31 de diciembre). El incumplimiento de este depósito puede acarrear sanciones y la anotación en el Registro de cierre de la hoja registral, lo que impide inscribir cualquier otro acto social.
La SL también tributa por el Impuesto sobre Sociedades, con un tipo general del 25% sobre el beneficio (o del 23% para empresas con facturación inferior a un millón de euros y con al menos un trabajador). Los pagos fraccionados se hacen en los modelos 202 (en abril, octubre y diciembre) como adelanto del impuesto anual.
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Con independencia de la forma jurídica, hay libros registro que tienen especial relevancia para el concesionario de ocasión.
El libro registro de facturas emitidas debe incluir todas las ventas, tanto las realizadas bajo el REBU (sin desglose de IVA) como las del régimen general (con IVA desglosado). Es el documento que respalda el modelo 303 trimestral.
El libro registro de facturas recibidas incluye todas las compras con factura: coches adquiridos a empresas o autónomos con IVA, gastos de preparación, portales, herramientas y cualquier otro gasto con factura. El IVA soportado en estas facturas es el que se puede deducir en el modelo 303.
El libro registro de operaciones REBU es específico del sector. Para cada operación bajo el REBU debe incluir la fecha de compra y de venta, los datos del vendedor particular (nombre, DNI, dirección), la descripción del vehículo (marca, modelo, matrícula, VIN), el precio de compra, el precio de venta, el margen bruto y el IVA calculado sobre ese margen. Este libro es el que Hacienda revisa en una inspección para verificar que el REBU se ha aplicado correctamente.
Consulta qué debe incluir el libro registro REBU y cómo organizarlo.
Mantener este libro al día, operación a operación, es lo que permite preparar el modelo 303 trimestral sin errores y responder a cualquier requerimiento de Hacienda con la documentación organizada.
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
El calendario fiscal de un concesionario independiente tiene varios modelos que presentar de forma periódica. Los plazos son fijos y su incumplimiento genera recargos.
El modelo 303 es la declaración trimestral de IVA. Se presenta cuatro veces al año, en los 20 primeros días de abril, julio y octubre, y en los 30 primeros días de enero (para el cuarto trimestre). En él se declaran las cuotas de IVA repercutido (ventas en régimen general) y las bases imponibles REBU, y se compensan con el IVA soportado deducible (compras con factura de IVA). El resultado puede ser a ingresar o a compensar.
Lee también cómo se calcula el margen REBU y qué gastos lo reducen.
El modelo 390 es el resumen anual del IVA. Se presenta en enero del año siguiente y consolida los cuatro trimestres del año. No genera pago adicional: es un resumen informativo.
El modelo 347 es la declaración de operaciones con terceros por importes superiores a 3.005,06 euros anuales. Si el concesionario tiene proveedores o clientes profesionales con los que ha operado por encima de esa cifra a lo largo del año, debe declararlos. Se presenta en febrero del año siguiente.
Para autónomos, el modelo 130 es el pago fraccionado trimestral del IRPF (20% sobre el rendimiento neto del trimestre, descontados los pagos anteriores). Se presenta en los mismos plazos que el modelo 303.
Para SL, el modelo 202 es el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades. Se presenta en abril, octubre y diciembre, calculado sobre la base del último ejercicio cerrado o sobre el resultado del período acumulado según el método elegido.
Cómo separar gastos por vehículo de gastos generales
Esta es la distinción contable más importante para un concesionario de ocasión y la que más frecuentemente se gestiona mal cuando no hay un sistema específico.
Los gastos por vehículo son los que están directamente vinculados a un coche concreto y que forman parte del coste real de esa operación: el precio de compra, el transporte desde el origen, las reparaciones mecánicas o de carrocería realizadas antes de la venta, la gestoría de la transferencia y la ITV si venció. Estos gastos deben registrarse en el expediente del vehículo concreto, no en un cajón de gastos generales. Son los que determinan el margen neto real de cada operación y los que Hacienda puede pedir en una inspección del REBU.
Los gastos generales son los que no son atribuibles a un vehículo concreto sino al funcionamiento del negocio en su conjunto: el alquiler del local, las cuotas de los portales de publicación, el software de gestión, las nóminas, el seguro del negocio, los gastos de suministros y los gastos de formación. Estos gastos son deducibles fiscalmente como gastos de la actividad, pero no entran en el cálculo del margen REBU.
La separación correcta tiene dos implicaciones prácticas. La primera es fiscal: incluir gastos generales en el cálculo del margen REBU reduce indebidamente la base imponible y puede generar una regularización de Hacienda. La segunda es de gestión: si los gastos por vehículo y los gastos generales están mezclados, el cálculo del margen real por operación no es fiable y las decisiones de compra se toman con información distorsionada.
Consulta también cómo preparar la documentación contable de cada vehículo.
La forma más eficiente de hacer esa separación es tener un sistema que permita registrar cada gasto directamente en el expediente del vehículo al que corresponde, en lugar de clasificarlo a posteriori al final del mes.
Cómo preparar y enviar la información a la gestoría
La calidad del trabajo que hace la gestoría depende directamente de la calidad de la información que recibe. Una gestoría que llega al cierre del trimestre con los datos desordenados, facturas sin clasificar y operaciones sin documentar tarda más, cobra más y comete más errores que una que recibe los datos organizados.
La información mínima que la gestoría necesita al cierre de cada trimestre son cuatro bloques. El primero es el listado de ventas del período con el precio de venta, el régimen fiscal aplicado (REBU o general) y la base imponible o el margen según corresponda. El segundo es el listado de compras con factura de IVA desglosado del período, con el IVA soportado deducible de cada una. El tercero es el resumen del libro registro REBU con los márgenes positivos y negativos del trimestre. El cuarto es el listado de gastos generales del período con sus facturas.
Si el concesionario llega con esos cuatro bloques organizados, la gestoría puede preparar el modelo 303 en menos de una hora. Si llega con los datos sin estructurar, la gestoría tiene que hacer ese trabajo de clasificación, lo que sube el coste y aumenta el riesgo de errores.
Lee qué debe cumplir un programa de facturación REBU para facilitar el trabajo de la gestoría.
La forma de exportar esa información depende del sistema de gestión que use el concesionario. Un DMS específico para compraventas puede generar esos cuatro bloques automáticamente al cierre del trimestre en el formato que necesita la gestoría. Con Excel o con un programa de contabilidad generalista, esa exportación hay que construirla manualmente cada trimestre.
Cómo conciliar cobros y registrar gastos correctamente
La conciliación entre los cobros registrados en el sistema y los movimientos de la cuenta bancaria es el proceso que detecta operaciones no registradas, pagos duplicados o facturas cobradas que no tienen registro en el sistema.
Para un concesionario, la conciliación tiene especial importancia en tres tipos de operaciones. Las señales y reservas: un pago parcial recibido antes de la entrega del vehículo no es una venta, es un cobro a cuenta. Si se registra como una venta, el IVA se devenga antes de tiempo y el modelo 303 queda mal. Las señales deben registrarse como anticipos y la venta debe cerrarse en el momento de la entrega. Los gastos en efectivo: los pagos en efectivo de pequeños gastos (gasolina para un traslado, un repuesto urgente, una tasa administrativa) que no tienen factura o solo tienen ticket deben registrarse de todas formas, con el ticket como justificante mínimo. Si no se registran, el gasto se pierde y el beneficio declarado es más alto de lo real. Los cobros de financieras: cuando la venta se financia, el cobro llega de la financiera en lugar del comprador. La conciliación entre la venta registrada, el contrato de financiación y el abono de la financiera debe estar clara para evitar operaciones abiertas en el sistema que en realidad ya están cobradas.
El registro de gastos con ticket (sin factura) tiene un tratamiento fiscal específico: son deducibles como gasto si existe un justificante y la actividad del gasto está relacionada con el negocio, pero no generan IVA soportado deducible porque no tienen factura completa. Registrarlos correctamente evita confusiones en el cierre trimestral.
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Hay gastos que muchos compraventas no deducen porque no saben que pueden o porque no los documentan correctamente.
Los gastos de acondicionamiento de los vehículos (pequeñas reparaciones mecánicas, limpieza, preparación estética) son gastos directamente atribuibles a cada operación y son deducibles como coste de la mercancía. Deben estar documentados con factura del taller o del proveedor.
Los costes de portales, herramientas de gestión, suscripciones a software y plataformas de aprovisionamiento son gastos corrientes del negocio y son deducibles con factura.
Los gastos de formación relacionados con la actividad (cursos de valoración de vehículos, formación en gestión, asistencia a ferias del sector) son deducibles si están directamente relacionados con el negocio.
El uso del vehículo propio para la actividad del concesionario (desplazamientos a subastas, recogida de coches, visitas a clientes) es parcialmente deducible para autónomos si se documenta el uso profesional. Para sociedades, los vehículos afectos a la actividad tienen deducción de IVA y amortización.
Los intereses de las líneas de stock finance o de los préstamos vinculados al negocio son gasto financiero deducible.
Consulta también los costes ocultos de un concesionario que se comen el margen.
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Un compraventa que vende entre 5 y 15 coches al mes puede gestionar sus libros registro de forma autónoma si tiene un sistema de gestión que automatiza la clasificación de operaciones. El trabajo de la gestoría en ese caso se limita a la presentación trimestral de los modelos y al cierre anual.
A partir de 20 o 30 operaciones al mes, o cuando hay empleados, el volumen de gestión hace que delegar en una gestoría o asesoría especializada sea más eficiente económicamente que dedicar el tiempo del propietario a la contabilidad. El coste habitual de una gestoría para un concesionario de ese tamaño está entre 150 y 400 euros al mes según el volumen y la complejidad.
Lo que la gestoría no puede hacer por el concesionario es mantener los libros registro de operaciones al día en tiempo real. Eso requiere que el concesionario registre cada compra y cada venta en el momento en que se producen, con la información completa. Si llega a la gestoría con los datos en orden, el trabajo de presentación de modelos es rápido y barato. Si llega con los datos desordenados o incompletos, el coste de la gestoría sube y el riesgo de errores también.
Dealcar y el control contable del concesionario
Dealcar registra automáticamente cada operación de compra y venta con los datos necesarios para la contabilidad: régimen fiscal (REBU o general), precio de compra, costes de acondicionamiento, precio de venta y margen. El libro registro de operaciones REBU se actualiza con cada operación sin trabajo manual adicional.
Consulta cómo funciona la gestoría integrada de Dealcar.
Eso significa que el concesionario llega a cada trimestre con los datos ya organizados, listos para que la gestoría prepare los modelos sin tener que reconstruir la información de los últimos tres meses.
Si quieres ver cómo funciona, visita la página de facturación electrónica para concesionarios de Dealcar y solicita una demo.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo concesionario tiene que llevar contabilidad doble?
No. El autónomo no está obligado a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable. Sus obligaciones son los libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y operaciones REBU. La contabilidad doble (con libro diario y cuentas anuales) es obligatoria para las sociedades mercantiles.
¿Qué pasa si no presento el modelo 303 en plazo?
Hacienda aplica un recargo por presentación fuera de plazo sin requerimiento previo: del 1% si se presenta dentro del primer mes, aumentando un 1% adicional por cada mes completo de retraso hasta el doceavo mes, y del 15% a partir del año. Si hay requerimiento previo de Hacienda, el recargo sube al 25% más intereses de demora.
¿Necesito un programa de contabilidad específico para concesionarios?
Para la contabilidad formal de una SL sí conviene un programa contable homologado. Para los libros registro de un autónomo, un sistema de gestión específico para concesionarios que clasifique automáticamente las operaciones y genere el libro registro REBU es suficiente para la operativa diaria. La gestoría puede trabajar con la información exportada de ese sistema.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
El plazo general de conservación de documentos contables y fiscales es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente (el plazo de prescripción tributaria general). Para documentos que acreditan operaciones con activos amortizables, el plazo se extiende mientras dure la amortización más cuatro años adicionales. En caso de duda, conservar durante diez años es una práctica prudente.
Índice
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
Cómo separar gastos por vehículo de gastos generales
Cómo preparar y enviar la información a la gestoría
Cómo conciliar cobros y registrar gastos correctamente
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Dealcar y el control contable del concesionario
Preguntas frecuentes
Qué forma jurídica tiene tu negocio y por qué cambia todo
La contabilidad de un concesionario depende casi completamente de su forma jurídica. Un autónomo y una sociedad limitada tienen obligaciones distintas, tributan por impuestos diferentes y llevan libros con requisitos diferentes.
El autónomo tributa por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Sus ingresos y gastos del negocio se declaran en la declaración de la renta anual (modelo 100) junto con el resto de sus rentas personales. Está obligado a llevar libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y, si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU. No está obligado a llevar contabilidad formal conforme al Plan General Contable, aunque puede hacerlo voluntariamente.
La sociedad limitada tributa por el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200, presentación anual). Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales. Debe depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil cada año. El nivel de exigencia contable es significativamente más alto que para el autónomo.
La mayoría de los compraventas independientes de tamaño pequeño o medio operan como autónomos o como SL unipersonal. La elección entre una y otra tiene implicaciones fiscales que conviene revisar con un asesor cuando la facturación supera los 40.000 o 50.000 euros de beneficio neto, que es el punto donde el Impuesto de Sociedades puede resultar más ventajoso que el IRPF.
Las obligaciones contables del autónomo concesionario
Un concesionario que opera como autónomo no está obligado a llevar contabilidad doble ni a cumplir con el Plan General Contable. Sus obligaciones son más sencillas pero no menos importantes.
Debe llevar cuatro libros registro. El libro de ventas e ingresos recoge todas las facturas emitidas, con fecha, número, cliente, base imponible y cuota de IVA. El libro de compras y gastos recoge todas las facturas recibidas, con los mismos datos. El libro de bienes de inversión registra los activos del negocio que se amortizan: equipos informáticos, herramientas, instalaciones. Y si aplica el REBU, el libro registro de operaciones REBU, que es un registro separado con los datos específicos de cada operación bajo ese régimen.
Estos libros no tienen que presentarse ante Hacienda de forma periódica, pero deben estar disponibles en caso de inspección. La obligación de conservarlos es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente.
La contabilidad del autónomo también incluye el seguimiento trimestral de las declaraciones de IVA y de los pagos fraccionados del IRPF, que son los mecanismos por los que el autónomo va adelantando a Hacienda parte de lo que debe pagar en la declaración anual.
Las obligaciones contables de la SL concesionaria
Una SL tiene obligaciones contables más estrictas. Está obligada a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable o, si es una empresa pequeña, conforme al Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas.
Eso significa llevar el libro diario (que registra todas las transacciones del negocio en orden cronológico), el libro de inventarios y cuentas anuales (que incluye el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria) y, si el negocio tiene varios socios o acuerdos societarios relevantes, el libro de actas.
Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (habitualmente antes del 30 de junio para ejercicios que cierran el 31 de diciembre). El incumplimiento de este depósito puede acarrear sanciones y la anotación en el Registro de cierre de la hoja registral, lo que impide inscribir cualquier otro acto social.
La SL también tributa por el Impuesto sobre Sociedades, con un tipo general del 25% sobre el beneficio (o del 23% para empresas con facturación inferior a un millón de euros y con al menos un trabajador). Los pagos fraccionados se hacen en los modelos 202 (en abril, octubre y diciembre) como adelanto del impuesto anual.
Los libros registro que debe llevar un compraventa
Con independencia de la forma jurídica, hay libros registro que tienen especial relevancia para el concesionario de ocasión.
El libro registro de facturas emitidas debe incluir todas las ventas, tanto las realizadas bajo el REBU (sin desglose de IVA) como las del régimen general (con IVA desglosado). Es el documento que respalda el modelo 303 trimestral.
El libro registro de facturas recibidas incluye todas las compras con factura: coches adquiridos a empresas o autónomos con IVA, gastos de preparación, portales, herramientas y cualquier otro gasto con factura. El IVA soportado en estas facturas es el que se puede deducir en el modelo 303.
El libro registro de operaciones REBU es específico del sector. Para cada operación bajo el REBU debe incluir la fecha de compra y de venta, los datos del vendedor particular (nombre, DNI, dirección), la descripción del vehículo (marca, modelo, matrícula, VIN), el precio de compra, el precio de venta, el margen bruto y el IVA calculado sobre ese margen. Este libro es el que Hacienda revisa en una inspección para verificar que el REBU se ha aplicado correctamente.
Consulta qué debe incluir el libro registro REBU y cómo organizarlo.
Mantener este libro al día, operación a operación, es lo que permite preparar el modelo 303 trimestral sin errores y responder a cualquier requerimiento de Hacienda con la documentación organizada.
Los modelos tributarios que hay que presentar y cuándo
El calendario fiscal de un concesionario independiente tiene varios modelos que presentar de forma periódica. Los plazos son fijos y su incumplimiento genera recargos.
El modelo 303 es la declaración trimestral de IVA. Se presenta cuatro veces al año, en los 20 primeros días de abril, julio y octubre, y en los 30 primeros días de enero (para el cuarto trimestre). En él se declaran las cuotas de IVA repercutido (ventas en régimen general) y las bases imponibles REBU, y se compensan con el IVA soportado deducible (compras con factura de IVA). El resultado puede ser a ingresar o a compensar.
Lee también cómo se calcula el margen REBU y qué gastos lo reducen.
El modelo 390 es el resumen anual del IVA. Se presenta en enero del año siguiente y consolida los cuatro trimestres del año. No genera pago adicional: es un resumen informativo.
El modelo 347 es la declaración de operaciones con terceros por importes superiores a 3.005,06 euros anuales. Si el concesionario tiene proveedores o clientes profesionales con los que ha operado por encima de esa cifra a lo largo del año, debe declararlos. Se presenta en febrero del año siguiente.
Para autónomos, el modelo 130 es el pago fraccionado trimestral del IRPF (20% sobre el rendimiento neto del trimestre, descontados los pagos anteriores). Se presenta en los mismos plazos que el modelo 303.
Para SL, el modelo 202 es el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades. Se presenta en abril, octubre y diciembre, calculado sobre la base del último ejercicio cerrado o sobre el resultado del período acumulado según el método elegido.
Cómo separar gastos por vehículo de gastos generales
Esta es la distinción contable más importante para un concesionario de ocasión y la que más frecuentemente se gestiona mal cuando no hay un sistema específico.
Los gastos por vehículo son los que están directamente vinculados a un coche concreto y que forman parte del coste real de esa operación: el precio de compra, el transporte desde el origen, las reparaciones mecánicas o de carrocería realizadas antes de la venta, la gestoría de la transferencia y la ITV si venció. Estos gastos deben registrarse en el expediente del vehículo concreto, no en un cajón de gastos generales. Son los que determinan el margen neto real de cada operación y los que Hacienda puede pedir en una inspección del REBU.
Los gastos generales son los que no son atribuibles a un vehículo concreto sino al funcionamiento del negocio en su conjunto: el alquiler del local, las cuotas de los portales de publicación, el software de gestión, las nóminas, el seguro del negocio, los gastos de suministros y los gastos de formación. Estos gastos son deducibles fiscalmente como gastos de la actividad, pero no entran en el cálculo del margen REBU.
La separación correcta tiene dos implicaciones prácticas. La primera es fiscal: incluir gastos generales en el cálculo del margen REBU reduce indebidamente la base imponible y puede generar una regularización de Hacienda. La segunda es de gestión: si los gastos por vehículo y los gastos generales están mezclados, el cálculo del margen real por operación no es fiable y las decisiones de compra se toman con información distorsionada.
Consulta también cómo preparar la documentación contable de cada vehículo.
La forma más eficiente de hacer esa separación es tener un sistema que permita registrar cada gasto directamente en el expediente del vehículo al que corresponde, en lugar de clasificarlo a posteriori al final del mes.
Cómo preparar y enviar la información a la gestoría
La calidad del trabajo que hace la gestoría depende directamente de la calidad de la información que recibe. Una gestoría que llega al cierre del trimestre con los datos desordenados, facturas sin clasificar y operaciones sin documentar tarda más, cobra más y comete más errores que una que recibe los datos organizados.
La información mínima que la gestoría necesita al cierre de cada trimestre son cuatro bloques. El primero es el listado de ventas del período con el precio de venta, el régimen fiscal aplicado (REBU o general) y la base imponible o el margen según corresponda. El segundo es el listado de compras con factura de IVA desglosado del período, con el IVA soportado deducible de cada una. El tercero es el resumen del libro registro REBU con los márgenes positivos y negativos del trimestre. El cuarto es el listado de gastos generales del período con sus facturas.
Si el concesionario llega con esos cuatro bloques organizados, la gestoría puede preparar el modelo 303 en menos de una hora. Si llega con los datos sin estructurar, la gestoría tiene que hacer ese trabajo de clasificación, lo que sube el coste y aumenta el riesgo de errores.
Lee qué debe cumplir un programa de facturación REBU para facilitar el trabajo de la gestoría.
La forma de exportar esa información depende del sistema de gestión que use el concesionario. Un DMS específico para compraventas puede generar esos cuatro bloques automáticamente al cierre del trimestre en el formato que necesita la gestoría. Con Excel o con un programa de contabilidad generalista, esa exportación hay que construirla manualmente cada trimestre.
Cómo conciliar cobros y registrar gastos correctamente
La conciliación entre los cobros registrados en el sistema y los movimientos de la cuenta bancaria es el proceso que detecta operaciones no registradas, pagos duplicados o facturas cobradas que no tienen registro en el sistema.
Para un concesionario, la conciliación tiene especial importancia en tres tipos de operaciones. Las señales y reservas: un pago parcial recibido antes de la entrega del vehículo no es una venta, es un cobro a cuenta. Si se registra como una venta, el IVA se devenga antes de tiempo y el modelo 303 queda mal. Las señales deben registrarse como anticipos y la venta debe cerrarse en el momento de la entrega. Los gastos en efectivo: los pagos en efectivo de pequeños gastos (gasolina para un traslado, un repuesto urgente, una tasa administrativa) que no tienen factura o solo tienen ticket deben registrarse de todas formas, con el ticket como justificante mínimo. Si no se registran, el gasto se pierde y el beneficio declarado es más alto de lo real. Los cobros de financieras: cuando la venta se financia, el cobro llega de la financiera en lugar del comprador. La conciliación entre la venta registrada, el contrato de financiación y el abono de la financiera debe estar clara para evitar operaciones abiertas en el sistema que en realidad ya están cobradas.
El registro de gastos con ticket (sin factura) tiene un tratamiento fiscal específico: son deducibles como gasto si existe un justificante y la actividad del gasto está relacionada con el negocio, pero no generan IVA soportado deducible porque no tienen factura completa. Registrarlos correctamente evita confusiones en el cierre trimestral.
Gastos deducibles que muchos concesionarios no aplican
Hay gastos que muchos compraventas no deducen porque no saben que pueden o porque no los documentan correctamente.
Los gastos de acondicionamiento de los vehículos (pequeñas reparaciones mecánicas, limpieza, preparación estética) son gastos directamente atribuibles a cada operación y son deducibles como coste de la mercancía. Deben estar documentados con factura del taller o del proveedor.
Los costes de portales, herramientas de gestión, suscripciones a software y plataformas de aprovisionamiento son gastos corrientes del negocio y son deducibles con factura.
Los gastos de formación relacionados con la actividad (cursos de valoración de vehículos, formación en gestión, asistencia a ferias del sector) son deducibles si están directamente relacionados con el negocio.
El uso del vehículo propio para la actividad del concesionario (desplazamientos a subastas, recogida de coches, visitas a clientes) es parcialmente deducible para autónomos si se documenta el uso profesional. Para sociedades, los vehículos afectos a la actividad tienen deducción de IVA y amortización.
Los intereses de las líneas de stock finance o de los préstamos vinculados al negocio son gasto financiero deducible.
Consulta también los costes ocultos de un concesionario que se comen el margen.
Cuándo gestionar la contabilidad uno mismo y cuándo no
Un compraventa que vende entre 5 y 15 coches al mes puede gestionar sus libros registro de forma autónoma si tiene un sistema de gestión que automatiza la clasificación de operaciones. El trabajo de la gestoría en ese caso se limita a la presentación trimestral de los modelos y al cierre anual.
A partir de 20 o 30 operaciones al mes, o cuando hay empleados, el volumen de gestión hace que delegar en una gestoría o asesoría especializada sea más eficiente económicamente que dedicar el tiempo del propietario a la contabilidad. El coste habitual de una gestoría para un concesionario de ese tamaño está entre 150 y 400 euros al mes según el volumen y la complejidad.
Lo que la gestoría no puede hacer por el concesionario es mantener los libros registro de operaciones al día en tiempo real. Eso requiere que el concesionario registre cada compra y cada venta en el momento en que se producen, con la información completa. Si llega a la gestoría con los datos en orden, el trabajo de presentación de modelos es rápido y barato. Si llega con los datos desordenados o incompletos, el coste de la gestoría sube y el riesgo de errores también.
Dealcar y el control contable del concesionario
Dealcar registra automáticamente cada operación de compra y venta con los datos necesarios para la contabilidad: régimen fiscal (REBU o general), precio de compra, costes de acondicionamiento, precio de venta y margen. El libro registro de operaciones REBU se actualiza con cada operación sin trabajo manual adicional.
Consulta cómo funciona la gestoría integrada de Dealcar.
Eso significa que el concesionario llega a cada trimestre con los datos ya organizados, listos para que la gestoría prepare los modelos sin tener que reconstruir la información de los últimos tres meses.
Si quieres ver cómo funciona, visita la página de facturación electrónica para concesionarios de Dealcar y solicita una demo.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo concesionario tiene que llevar contabilidad doble?
No. El autónomo no está obligado a llevar contabilidad conforme al Plan General Contable. Sus obligaciones son los libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y operaciones REBU. La contabilidad doble (con libro diario y cuentas anuales) es obligatoria para las sociedades mercantiles.
¿Qué pasa si no presento el modelo 303 en plazo?
Hacienda aplica un recargo por presentación fuera de plazo sin requerimiento previo: del 1% si se presenta dentro del primer mes, aumentando un 1% adicional por cada mes completo de retraso hasta el doceavo mes, y del 15% a partir del año. Si hay requerimiento previo de Hacienda, el recargo sube al 25% más intereses de demora.
¿Necesito un programa de contabilidad específico para concesionarios?
Para la contabilidad formal de una SL sí conviene un programa contable homologado. Para los libros registro de un autónomo, un sistema de gestión específico para concesionarios que clasifique automáticamente las operaciones y genere el libro registro REBU es suficiente para la operativa diaria. La gestoría puede trabajar con la información exportada de ese sistema.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
El plazo general de conservación de documentos contables y fiscales es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente (el plazo de prescripción tributaria general). Para documentos que acreditan operaciones con activos amortizables, el plazo se extiende mientras dure la amortización más cuatro años adicionales. En caso de duda, conservar durante diez años es una práctica prudente.
