Índice
Qué incluye el cierre mensual de una compraventa
El expediente del vehículo como punto de partida
Qué documentación hay que tener cerrada antes del cierre
Cómo cuadrar las operaciones del mes
Qué enviar a la gestoría y en qué formato
Los errores que más retrasan el cierre mensual
Cómo reducir el tiempo del cierre a menos de dos horas
Dealcar y el cierre mensual automatizado
Preguntas frecuentes
Qué incluye el cierre mensual de una compraventa
El cierre mensual de una compraventa tiene tres partes distintas que hay que gestionar de forma coordinada.
La primera es la parte fiscal: todas las facturas emitidas y recibidas del mes, clasificadas por régimen fiscal (REBU o IVA general), con las bases imponibles calculadas para el modelo 303 trimestral. Aunque el modelo 303 sea trimestral, el trabajo de preparación es mensual: acumular los datos mes a mes es mucho más eficiente que reconstruir tres meses de operaciones de golpe al final del trimestre.
La segunda es la parte contable: el margen neto de cada operación cerrada en el mes, con todos los gastos directos imputados, y el estado del inventario al cierre del mes (qué coches hay, cuántos días llevan en stock, qué coste de financiación acumulan).
La tercera es la parte operativa: verificar que no hay leads sin respuesta, operaciones abiertas sin cerrar o expedientes incompletos que van a generar problemas en los próximos días.
Las tres partes son distintas pero están relacionadas. Un expediente mal cerrado genera un dato fiscal incorrecto. Un gasto no imputado distorsiona el margen del mes. Una operación sin factura no existe para la gestoría aunque el coche ya se haya entregado.
El expediente del vehículo como punto de partida
El cierre mensual es rápido cuando cada vehículo tiene su expediente completo desde el primer día. El expediente del vehículo es el registro de todo lo que ocurre con ese coche desde que entra en stock hasta que se entrega al cliente: precio de compra, gastos directos asociados, documentación de origen, precio de venta y factura emitida.
Consulta qué gastos forman parte del coste real de un coche.
Cuando ese expediente está completo y actualizado, el cierre mensual es una exportación de datos, no una reconstrucción de información dispersa. Si el expediente está incompleto o si los gastos están en facturas sueltas sin vincular al vehículo, el cierre requiere horas de trabajo para cuadrar lo que debería llevar minutos.
La norma práctica es simple: cada gasto que llega (factura del taller, del transportista, de la gestoría) se vincula al expediente del vehículo en el momento en que llega, no al final del mes. Cada venta que se cierra genera la factura desde el expediente, no de forma independiente.
Qué documentación hay que tener cerrada antes del cierre
Para poder hacer el cierre mensual sin interrupciones hay que tener localizada la documentación de todas las operaciones del mes.
Por cada vehículo vendido en el mes: el contrato o recibo de compra con NIF del vendedor, las facturas de los gastos directos con la referencia del vehículo, la factura de venta emitida al comprador (REBU o régimen general según corresponda) y la documentación de la transferencia si ya se ha tramitado.
Lee también qué debe cumplir un programa de facturación REBU para concesionarios.
Por cada vehículo comprado en el mes que todavía no se ha vendido: el contrato o recibo de compra con NIF del vendedor y las facturas de gastos ya incurridos. Esa información entra en el inventario valorado del mes, no en el resultado, pero hay que tenerla organizada.
Los gastos generales del mes (portales, software, alquiler, suministros) con sus facturas completas. Estos van al libro de compras y gastos del autónomo o a la contabilidad de la SL, pero no se imputan a ningún vehículo concreto.
Cómo cuadrar las operaciones del mes
Cuadrar las operaciones del mes significa verificar que cada venta del mes tiene su factura emitida, que cada factura emitida está vinculada a un expediente de vehículo y que los importes de las facturas coinciden con los cobros recibidos.
El proceso más eficiente tiene tres pasos. Primero, generar el listado de operaciones cerradas en el mes: todos los vehículos con fecha de venta dentro del período. Segundo, verificar que cada operación tiene su factura generada y su cobro registrado. Tercero, identificar las discrepancias: operaciones cerradas sin factura, facturas sin cobro o cobros sin factura asociada.
Las discrepancias más frecuentes son las señales cobradas pero no facturadas correctamente (que no son ventas sino anticipos), las operaciones financiadas donde el abono de la financiera llega días después de la entrega, y los gastos de preparación que se pagaron en efectivo y no tienen factura formal.
Lee también cómo registrar correctamente señales, anticipos y cobros pendientes.
Qué enviar a la gestoría y en qué formato
La gestoría necesita cuatro bloques de información para preparar el modelo 303 y el cierre contable mensual.
El primero es el listado de ventas del mes con el régimen fiscal de cada una (REBU o general), el precio de venta y, para las operaciones REBU, el margen bruto sobre el que se calcula el IVA. El segundo es el listado de gastos con IVA desglosado del mes: facturas de proveedores, portales, taller y cualquier gasto con factura de IVA que sea deducible. El tercero es el libro registro REBU actualizado con todas las operaciones del mes. El cuarto es el inventario valorado al cierre del mes para la contabilidad de la SL (si el negocio opera como sociedad).
Consulta qué datos hay que anotar en el libro registro REBU por operación.
El formato más eficiente es una exportación del sistema de gestión en el formato que use la gestoría: Excel, CSV o importación directa desde el programa contable. Si la gestoría recibe los datos en ese formato, el trabajo de presentación del modelo 303 le lleva menos de una hora. Si recibe las facturas en papel o por correo de forma desordenada, ese trabajo puede llevar medio día.
Los errores que más retrasan el cierre mensual
El error más frecuente y más costoso en tiempo es no vincular los gastos al vehículo en el momento en que se producen. Al final del mes hay que revisar todas las facturas del taller, del transportista y de la gestoría para saber a qué coche corresponde cada una, y si la referencia del vehículo no está en la factura, hay que reconstruirlo de memoria o llamando al proveedor.
El segundo error es generar las facturas de venta de forma independiente al expediente del vehículo. Cuando la factura se genera manualmente en un programa de facturación separado, hay que introducir los datos del coche dos veces y el riesgo de error es mayor. Si además hay que cuadrar esa factura con el expediente para calcular el margen, el trabajo se duplica.
Consulta cómo preparar la documentación contable de cada vehículo.
El tercer error es dejar operaciones abiertas al cierre del mes. Una venta verbal cerrada en los últimos días del mes pero sin factura emitida ni cobro registrado crea una incertidumbre que la gestoría tiene que resolver con preguntas y aclaraciones que alargan el proceso.
Cómo reducir el tiempo del cierre a menos de dos horas
Con los procesos correctos, el cierre mensual de una compraventa de 20 o 30 operaciones al mes no debería llevar más de dos horas.
La clave es hacer el trabajo durante el mes, no al final. Cada vez que entra un coche, se abre el expediente con el precio de compra y la documentación de origen. Cada vez que llega una factura de gasto, se vincula al expediente del vehículo correspondiente. Cada vez que se cierra una venta, la factura se genera desde el expediente. Al llegar el cierre, el trabajo que queda es exportar los datos y revisar que no hay discrepancias.
Con un sistema de gestión que automatiza ese flujo, el cierre mensual se reduce a tres acciones: revisar que todos los expedientes del mes están completos, generar el export de datos para la gestoría y verificar el cuadre de cobros y facturas. Dos horas como máximo para cualquier volumen habitual de una compraventa independiente.
Consulta la página de software de gestión para concesionarios de Dealcar.
Dealcar y el cierre mensual automatizado
Dealcar organiza cada operación de compra y venta como un expediente vinculado al vehículo. Los gastos directos se registran en el expediente cuando llegan. La factura se genera desde el expediente con el régimen correcto. El libro registro REBU se actualiza de forma automática. Al cierre del mes, la exportación de datos para la gestoría está disponible sin trabajo manual adicional.
Puedes ver cómo funciona el cierre mensual en Dealcar en dealcar.io/facturacion-electronica-coches o solicitar una demo en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que hacer el cierre mensual si el trimestre fiscal acaba el 31 de marzo?
El cierre mensual se puede hacer en los primeros días del mes siguiente. Para el modelo 303 del primer trimestre, hay que tener los datos de enero, febrero y marzo organizados antes del 20 de abril. Si se hace el cierre mensual a los 5 o 7 días del mes siguiente, llegar al cierre trimestral es solo acumular los tres cierres mensuales.
¿Las señales y reservas cobradas en diciembre pero con entrega en enero van al cierre de diciembre o de enero?
El IVA de una operación REBU se devenga en el momento de la entrega del vehículo o del cobro completo, el que ocurra primero. Si se cobró la señal en diciembre pero la entrega fue en enero, el IVA va al trimestre en que ocurre la entrega si el cobro fue parcial. Si se cobró el precio completo en diciembre antes de la entrega, el IVA va al cuarto trimestre.
¿La gestoría puede hacer el cierre mensual sin mi intervención si tiene acceso al sistema?
Sí, si el sistema de gestión lo permite. Algunas compraventas dan acceso de lectura a su gestoría para que pueda exportar los datos directamente. Eso elimina el paso de preparación del envío. El concesionario solo tiene que verificar que los datos del mes están completos y la gestoría hace el resto.
¿Qué pasa si hay una factura de un gasto del mes anterior que llega después del cierre?
Se registra en el mes en que llega con la fecha real de la factura. Si el período fiscal ya está cerrado, la gestoría la incluye en el siguiente trimestre o la gestiona como gasto del ejercicio si el impacto es relevante. No hay que reabrir el cierre anterior por facturas de importe pequeño que llegan con retraso.
Índice
Qué incluye el cierre mensual de una compraventa
El expediente del vehículo como punto de partida
Qué documentación hay que tener cerrada antes del cierre
Cómo cuadrar las operaciones del mes
Qué enviar a la gestoría y en qué formato
Los errores que más retrasan el cierre mensual
Cómo reducir el tiempo del cierre a menos de dos horas
Dealcar y el cierre mensual automatizado
Preguntas frecuentes
Qué incluye el cierre mensual de una compraventa
El cierre mensual de una compraventa tiene tres partes distintas que hay que gestionar de forma coordinada.
La primera es la parte fiscal: todas las facturas emitidas y recibidas del mes, clasificadas por régimen fiscal (REBU o IVA general), con las bases imponibles calculadas para el modelo 303 trimestral. Aunque el modelo 303 sea trimestral, el trabajo de preparación es mensual: acumular los datos mes a mes es mucho más eficiente que reconstruir tres meses de operaciones de golpe al final del trimestre.
La segunda es la parte contable: el margen neto de cada operación cerrada en el mes, con todos los gastos directos imputados, y el estado del inventario al cierre del mes (qué coches hay, cuántos días llevan en stock, qué coste de financiación acumulan).
La tercera es la parte operativa: verificar que no hay leads sin respuesta, operaciones abiertas sin cerrar o expedientes incompletos que van a generar problemas en los próximos días.
Las tres partes son distintas pero están relacionadas. Un expediente mal cerrado genera un dato fiscal incorrecto. Un gasto no imputado distorsiona el margen del mes. Una operación sin factura no existe para la gestoría aunque el coche ya se haya entregado.
El expediente del vehículo como punto de partida
El cierre mensual es rápido cuando cada vehículo tiene su expediente completo desde el primer día. El expediente del vehículo es el registro de todo lo que ocurre con ese coche desde que entra en stock hasta que se entrega al cliente: precio de compra, gastos directos asociados, documentación de origen, precio de venta y factura emitida.
Consulta qué gastos forman parte del coste real de un coche.
Cuando ese expediente está completo y actualizado, el cierre mensual es una exportación de datos, no una reconstrucción de información dispersa. Si el expediente está incompleto o si los gastos están en facturas sueltas sin vincular al vehículo, el cierre requiere horas de trabajo para cuadrar lo que debería llevar minutos.
La norma práctica es simple: cada gasto que llega (factura del taller, del transportista, de la gestoría) se vincula al expediente del vehículo en el momento en que llega, no al final del mes. Cada venta que se cierra genera la factura desde el expediente, no de forma independiente.
Qué documentación hay que tener cerrada antes del cierre
Para poder hacer el cierre mensual sin interrupciones hay que tener localizada la documentación de todas las operaciones del mes.
Por cada vehículo vendido en el mes: el contrato o recibo de compra con NIF del vendedor, las facturas de los gastos directos con la referencia del vehículo, la factura de venta emitida al comprador (REBU o régimen general según corresponda) y la documentación de la transferencia si ya se ha tramitado.
Lee también qué debe cumplir un programa de facturación REBU para concesionarios.
Por cada vehículo comprado en el mes que todavía no se ha vendido: el contrato o recibo de compra con NIF del vendedor y las facturas de gastos ya incurridos. Esa información entra en el inventario valorado del mes, no en el resultado, pero hay que tenerla organizada.
Los gastos generales del mes (portales, software, alquiler, suministros) con sus facturas completas. Estos van al libro de compras y gastos del autónomo o a la contabilidad de la SL, pero no se imputan a ningún vehículo concreto.
Cómo cuadrar las operaciones del mes
Cuadrar las operaciones del mes significa verificar que cada venta del mes tiene su factura emitida, que cada factura emitida está vinculada a un expediente de vehículo y que los importes de las facturas coinciden con los cobros recibidos.
El proceso más eficiente tiene tres pasos. Primero, generar el listado de operaciones cerradas en el mes: todos los vehículos con fecha de venta dentro del período. Segundo, verificar que cada operación tiene su factura generada y su cobro registrado. Tercero, identificar las discrepancias: operaciones cerradas sin factura, facturas sin cobro o cobros sin factura asociada.
Las discrepancias más frecuentes son las señales cobradas pero no facturadas correctamente (que no son ventas sino anticipos), las operaciones financiadas donde el abono de la financiera llega días después de la entrega, y los gastos de preparación que se pagaron en efectivo y no tienen factura formal.
Lee también cómo registrar correctamente señales, anticipos y cobros pendientes.
Qué enviar a la gestoría y en qué formato
La gestoría necesita cuatro bloques de información para preparar el modelo 303 y el cierre contable mensual.
El primero es el listado de ventas del mes con el régimen fiscal de cada una (REBU o general), el precio de venta y, para las operaciones REBU, el margen bruto sobre el que se calcula el IVA. El segundo es el listado de gastos con IVA desglosado del mes: facturas de proveedores, portales, taller y cualquier gasto con factura de IVA que sea deducible. El tercero es el libro registro REBU actualizado con todas las operaciones del mes. El cuarto es el inventario valorado al cierre del mes para la contabilidad de la SL (si el negocio opera como sociedad).
Consulta qué datos hay que anotar en el libro registro REBU por operación.
El formato más eficiente es una exportación del sistema de gestión en el formato que use la gestoría: Excel, CSV o importación directa desde el programa contable. Si la gestoría recibe los datos en ese formato, el trabajo de presentación del modelo 303 le lleva menos de una hora. Si recibe las facturas en papel o por correo de forma desordenada, ese trabajo puede llevar medio día.
Los errores que más retrasan el cierre mensual
El error más frecuente y más costoso en tiempo es no vincular los gastos al vehículo en el momento en que se producen. Al final del mes hay que revisar todas las facturas del taller, del transportista y de la gestoría para saber a qué coche corresponde cada una, y si la referencia del vehículo no está en la factura, hay que reconstruirlo de memoria o llamando al proveedor.
El segundo error es generar las facturas de venta de forma independiente al expediente del vehículo. Cuando la factura se genera manualmente en un programa de facturación separado, hay que introducir los datos del coche dos veces y el riesgo de error es mayor. Si además hay que cuadrar esa factura con el expediente para calcular el margen, el trabajo se duplica.
Consulta cómo preparar la documentación contable de cada vehículo.
El tercer error es dejar operaciones abiertas al cierre del mes. Una venta verbal cerrada en los últimos días del mes pero sin factura emitida ni cobro registrado crea una incertidumbre que la gestoría tiene que resolver con preguntas y aclaraciones que alargan el proceso.
Cómo reducir el tiempo del cierre a menos de dos horas
Con los procesos correctos, el cierre mensual de una compraventa de 20 o 30 operaciones al mes no debería llevar más de dos horas.
La clave es hacer el trabajo durante el mes, no al final. Cada vez que entra un coche, se abre el expediente con el precio de compra y la documentación de origen. Cada vez que llega una factura de gasto, se vincula al expediente del vehículo correspondiente. Cada vez que se cierra una venta, la factura se genera desde el expediente. Al llegar el cierre, el trabajo que queda es exportar los datos y revisar que no hay discrepancias.
Con un sistema de gestión que automatiza ese flujo, el cierre mensual se reduce a tres acciones: revisar que todos los expedientes del mes están completos, generar el export de datos para la gestoría y verificar el cuadre de cobros y facturas. Dos horas como máximo para cualquier volumen habitual de una compraventa independiente.
Consulta la página de software de gestión para concesionarios de Dealcar.
Dealcar y el cierre mensual automatizado
Dealcar organiza cada operación de compra y venta como un expediente vinculado al vehículo. Los gastos directos se registran en el expediente cuando llegan. La factura se genera desde el expediente con el régimen correcto. El libro registro REBU se actualiza de forma automática. Al cierre del mes, la exportación de datos para la gestoría está disponible sin trabajo manual adicional.
Puedes ver cómo funciona el cierre mensual en Dealcar en dealcar.io/facturacion-electronica-coches o solicitar una demo en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que hacer el cierre mensual si el trimestre fiscal acaba el 31 de marzo?
El cierre mensual se puede hacer en los primeros días del mes siguiente. Para el modelo 303 del primer trimestre, hay que tener los datos de enero, febrero y marzo organizados antes del 20 de abril. Si se hace el cierre mensual a los 5 o 7 días del mes siguiente, llegar al cierre trimestral es solo acumular los tres cierres mensuales.
¿Las señales y reservas cobradas en diciembre pero con entrega en enero van al cierre de diciembre o de enero?
El IVA de una operación REBU se devenga en el momento de la entrega del vehículo o del cobro completo, el que ocurra primero. Si se cobró la señal en diciembre pero la entrega fue en enero, el IVA va al trimestre en que ocurre la entrega si el cobro fue parcial. Si se cobró el precio completo en diciembre antes de la entrega, el IVA va al cuarto trimestre.
¿La gestoría puede hacer el cierre mensual sin mi intervención si tiene acceso al sistema?
Sí, si el sistema de gestión lo permite. Algunas compraventas dan acceso de lectura a su gestoría para que pueda exportar los datos directamente. Eso elimina el paso de preparación del envío. El concesionario solo tiene que verificar que los datos del mes están completos y la gestoría hace el resto.
¿Qué pasa si hay una factura de un gasto del mes anterior que llega después del cierre?
Se registra en el mes en que llega con la fecha real de la factura. Si el período fiscal ya está cerrado, la gestoría la incluye en el siguiente trimestre o la gestiona como gasto del ejercicio si el impacto es relevante. No hay que reabrir el cierre anterior por facturas de importe pequeño que llegan con retraso.
