Indice
Perché la contabilità di una concessionaria di auto usate è diversa da quella di altre attività
Cosa deve coprire un software di contabilità specifico per rivenditori di auto
Programmi di contabilità generici: cosa possono fare e cosa no
L'alternativa: un DMS con contabilità per veicolo integrata
Cosa verificare prima di scegliere il software di contabilità
Dealcar e la contabilità integrata nella gestione della concessionaria
Domande frequenti
Perché la contabilità di una concessionaria di auto usate è diversa da quella di altre attività
Un'attività di servizi o un negozio standard vende lo stesso prodotto o servizio a prezzi simili in modo ripetitivo. La contabilità è relativamente omogenea: ricavi da servizi, spese operative, IVA addebitata al 21%.
Una concessionaria di auto usate presenta una casistica diversa per ogni operazione. Il prezzo di acquisto varia per ogni veicolo, le spese di ripristino sono diverse per ciascuna vettura, il regime fiscale può essere il regime del margine o l'IVA ordinaria a seconda dell'origine dell'acquisto, e il margine reale può essere calcolato correttamente solo quando si sommano tutti i costi diretti di ogni veicolo. La contabilità deve funzionare a livello di singola pratica, non a livello di riga di fattura generica.
Ciò significa che un programma di contabilità progettato per aziende generiche non ha la struttura necessaria per una concessionaria di auto. Può emettere fatture e gestire la contabilità generale, ma non gestisce il regime del margine in modo nativo, non calcola automaticamente il margine per veicolo e non genera il registro del margine obbligatorio.
Cosa deve coprire un software di contabilità specifico per rivenditori di auto
Un software con contabilità adattata alle concessionarie di auto usate deve risolvere quattro funzioni in modo integrato.
La prima è la corretta fatturazione con regime del margine: emettere fatture senza IVA esposta con la dicitura legale relativa al regime speciale, in conformità con la normativa vigente, e generare il registro Verifactu omologato al momento dell'emissione.
Leggi cosa deve includere il registro REBU e come organizzarlo.
La seconda è il calcolo automatico del margine per veicolo: collegare il prezzo di acquisto, le spese dirette dell'auto (trasporto, officina, agenzia pratiche) e il prezzo di vendita in una pratica per veicolo, in modo che il margine netto venga calcolato automaticamente alla chiusura di ogni operazione senza inserimenti manuali aggiuntivi.
Ne parliamo più in dettaglio nell'articolo "Margine sulle auto usate: quanto è normale e come calcolarlo".
La terza è il registro del regime del margine: generarlo automaticamente a ogni operazione, con tutti i campi obbligatori (data di acquisto e vendita, dati del fornitore con codice fiscale/partita IVA, descrizione del veicolo, prezzo di acquisto, prezzo di vendita e margine). Senza questo registro aggiornato, il fisco può revocare l'applicazione del regime in caso di ispezione.
Leggi Registro del regime del margine: cos'è, cosa deve includere e come gestirlo.
La quarta è la separazione tra spese per veicolo e spese generali dell'attività: ogni fattura di spesa deve poter essere associata al veicolo specifico a cui si riferisce (trasporto, officina) o essere classificata come spesa generale (portali, affitto, stipendi). Senza questa separazione, il margine per operazione non è affidabile.
Programmi di contabilità generici: cosa possono fare e cosa no
Holded, Sage 50, A3, Contasimple e simili sono programmi validi per la contabilità generale di qualsiasi azienda. Gestiscono il libro giornale, generano i modelli fiscali e dispongono di moduli di fatturazione. Per un professionista di servizi o un piccolo negozio sono sufficienti.
Consulta anche perché Holded, Sage e A3 non gestiscono bene il REBU in una concessionaria.
Per una concessionaria di auto usate, presentano tre limitazioni strutturali che non possono essere risolte tramite configurazione.
La prima è l'assenza di una pratica per veicolo. Questi programmi lavorano con articoli di inventario o con righe di fattura, non con pratiche che raggruppano acquisto, spese e vendita di un singolo bene. Il titolare deve costruire questo monitoraggio manualmente su Excel o su un foglio a parte, con il rischio di errori e la duplicazione del lavoro che ciò comporta.
La seconda è la gestione del regime del margine. Nessuno di questi programmi ha il regime del margine integrato in modo nativo. È possibile configurare un tipo di fattura senza IVA esposta, ma il calcolo del margine, il collegamento con il prezzo di acquisto e la generazione del registro devono essere fatti manualmente. Con 5 auto al mese è gestibile. Con 20 o più, diventa una fonte costante di errori.
La terza è che non integrano la gestione operativa della concessionaria: stock, portali, lead e agenzia di pratiche auto. Il titolare finisce per avere due o tre sistemi non connessi tra loro, inserendo gli stessi dati più volte e senza una visibilità completa dell'attività in un unico posto.
Il costo reale dell'utilizzo di un programma generico non è solo il canone mensile. È il canone più il tempo che il titolare o un dipendente dedica a costruire manualmente ciò che il software non fa. Per una concessionaria che vende 15 o più auto al mese, questo tempo può superare le 8 o 10 ore mensili.
L'alternativa: un DMS con contabilità per veicolo integrata
Un DMS (Dealer Management System) specifico per la compravendita di auto considera il veicolo come unità di business fin dalla progettazione del sistema. Ogni auto ha la sua pratica con il prezzo di acquisto, le spese dirette associate, il regime fiscale applicato e il prezzo di vendita. La fattura viene generata da quella pratica con il regime corretto, il registro del regime del margine si aggiorna automaticamente e il margine netto viene calcolato senza lavoro aggiuntivo.
La differenza rispetto a un programma di contabilità generico non sta nelle funzionalità: sta nell'architettura. Un programma generico può aggiungere moduli per cercare di coprire il regime del margine, ma la pratica per veicolo non fa parte della sua logica di base. Un DMS la possiede fin dal principio.
Per l'agenzia o il consulente fiscale, il DMS esporta i dati del trimestre nel formato necessario: riepilogo delle operazioni in regime del margine con basi imponibili, fatture in regime ordinario con IVA esposta, registro del margine completo. Il consulente riceve le informazioni organizzate e può preparare i modelli in molto meno tempo.
Consulta anche gli obblighi contabili di una concessionaria di auto usate.
Cosa verificare prima di scegliere il software di contabilità
Prima di acquistare qualsiasi software per la contabilità di una concessionaria di auto, ci sono cinque domande che devono avere una risposta affermativa.
Gestisce il regime del margine in modo nativo, calcolando il margine automaticamente a partire dalla pratica del veicolo? Genera il registro del regime del margine con tutti i campi obbligatori senza lavoro manuale? È omologato per Verifactu e invia la registrazione di ogni fattura all'Agenzia delle Entrate in tempo reale? Consente di associare le spese dirette di ogni veicolo alla relativa pratica? Può esportare i dati del trimestre in un formato che il consulente può utilizzare direttamente?
Leggi anche cosa richiede Verifactu e come adeguarsi se sei una concessionaria.
Se una qualsiasi di queste domande ha una risposta negativa o condizionata, il software richiederà un lavoro manuale aggiuntivo per sopperire a ciò che non fa. Quel lavoro ha un costo reale, anche se non compare in nessuna fattura.
Dealcar e la contabilità integrata nella gestione della concessionaria
Dealcar integra la contabilità per veicolo direttamente nella gestione dello stock. Ogni operazione di acquisto o vendita aggiorna automaticamente la pratica del veicolo, il registro del regime del margine e i totali del trimestre. La fattura viene generata con il regime corretto direttamente dalla pratica, senza inserimento manuale dei dati.
Alla chiusura di ogni trimestre, l'esportazione dei dati per il consulente è disponibile senza dover preparare nulla: riepilogo delle operazioni in regime del margine, IVA a debito in regime ordinario, spese deducibili e registro del margine. Dealcar è omologato per Verifactu.
Puoi vedere come funziona la contabilità integrata su dealcar.io/software-concesionario o su dealcar.io/facturacion-electronica-coches.
Domande frequenti
Posso continuare a usare Holded o Sage per la contabilità generale e Dealcar per la gestione della concessionaria?
Sì. È il modello utilizzato da molti studi di consulenza: Dealcar gestisce l'operatività della concessionaria (stock, fatturazione in regime del margine, registro) ed esporta i dati allo studio, che li integra nel proprio programma di contabilità abituale. Non è necessario migrare la contabilità generale dell'azienda se il consulente lavora comodamente con il proprio programma.
Un programma di contabilità generico può adattarsi al regime del margine con configurazione manuale?
Tecnicamente sì, ma con un lavoro manuale che si ripete per ogni operazione. Il rischio è che se qualcuno applica un tipo di fattura errato o si dimentica di aggiornare il registro, l'errore non viene rilevato automaticamente. Con volumi bassi è sostenibile; a partire da 15 o 20 auto al mese, il rischio accumulato di errori giustifica un sistema che gestisca il tutto in modo automatico.
Quanto costa un DMS con contabilità integrata per concessionarie di auto usate?
I piani di ingresso di Dealcar partono da 90 euro al mese e includono la gestione dello stock, la fatturazione in regime del margine omologata per Verifactu, il registro automatico e l'esportazione dei dati per il consulente. Per confrontare le opzioni e le fasce di prezzo, consulta la guida su quanto costa un software per concessionarie di auto.
Il DMS sostituisce completamente il consulente fiscale?
No. Il DMS organizza e automatizza i dati contabili della concessionaria. Il consulente presenta i modelli fiscali, gestisce la chiusura annuale e offre consulenza sulle decisioni fiscali. Sono funzioni complementari. Ciò che il DMS cambia è il tempo necessario al consulente per svolgere il proprio lavoro: se riceve i dati già organizzati, può farlo in molto meno tempo.
