Índice
Por qué la contabilidad de una compraventa es diferente a la de otros negocios
Qué debe cubrir el software contable específico para compraventas
Programas de contabilidad generalistas: qué pueden hacer y qué no
La alternativa: un DMS con contabilidad por vehículo integrada
Qué mirar antes de elegir el software contable
Dealcar y la contabilidad integrada en la gestión del concesionario
Preguntas frecuentes
Por qué la contabilidad de una compraventa es diferente a la de otros negocios
Un negocio de servicios o un comercio estándar vende el mismo producto o servicio a precios similares de forma repetitiva. La contabilidad es relativamente homogénea: ingresos por servicio, gastos operativos, IVA repercutido al 21%.
Una compraventa de coches de ocasión tiene una casuística distinta en cada operación. El precio de compra varía para cada vehículo, los gastos de preparación son distintos en cada coche, el régimen fiscal puede ser REBU o IVA general según el origen de la compra, y el margen real solo se calcula correctamente cuando se suman todos los costes directos de cada vehículo. La contabilidad tiene que funcionar a nivel de expediente, no a nivel de línea de factura genérica.
Eso significa que un programa de contabilidad diseñado para empresas genéricas no tiene la estructura que necesita una compraventa. Puede emitir facturas y llevar la contabilidad general, pero no gestiona el REBU de forma nativa, no calcula el margen por vehículo automáticamente y no genera el libro registro REBU obligatorio.
Qué debe cubrir el software contable específico para compraventas
Un software con contabilidad adaptada para compraventas tiene que resolver cuatro funciones de forma integrada.
La primera es la facturación REBU correcta: emitir facturas sin IVA desglosado con la mención legal al régimen especial, conforme al artículo 138 del Reglamento del IVA, y generar el registro Verifactu homologado en el momento de la emisión.
Lee qué debe incluir el libro registro REBU y cómo organizarlo.
La segunda es el cálculo automático del margen por vehículo: vincular el precio de compra, los gastos directos del coche (transporte, taller, gestoría) y el precio de venta en un expediente por vehículo, de forma que el margen neto se calcule automáticamente al cierre de cada operación sin introducción manual adicional.
Hablamos más en detalle en el artículo "Margen en coches de segunda mano: cuánto es normal y cómo calcularlo".
La tercera es el libro registro REBU: generarlo de forma automática con cada operación, con todos los campos obligatorios (fecha de compra y venta, datos del proveedor con NIF, descripción del vehículo, precio de compra, precio de venta y margen). Sin ese libro actualizado, Hacienda puede rechazar el régimen en una inspección.
Lee Libro registro REBU: qué es, qué debe incluir y cómo llevarlo.
La cuarta es la separación entre gastos por vehículo y gastos generales del negocio: cada factura de gasto tiene que poder asociarse al vehículo concreto al que corresponde (transporte, taller) o clasificarse como gasto general (portales, alquiler, nóminas). Sin esa separación, el margen por operación no es fiable.
Programas de contabilidad generalistas: qué pueden hacer y qué no
Holded, Sage 50, A3, Contasimple y similares son programas válidos para la contabilidad general de cualquier empresa. Llevan el libro diario, generan los modelos tributarios (303, 347, 390) y tienen módulos de facturación. Para un autónomo de servicios o un pequeño comercio, son suficientes.
Consulta también por qué Holded, Sage y A3 no gestionan bien el REBU en una compraventa.
Para una compraventa de coches, tienen tres limitaciones estructurales que no se resuelven con configuración.
La primera es la ausencia de expediente por vehículo. Estos programas trabajan con artículos de inventario o con líneas de factura, no con expedientes que agrupan compra, gastos y venta de un único bien. El propietario tiene que construir ese seguimiento manualmente en Excel o en una hoja aparte, con el riesgo de errores y la duplicación de trabajo que eso implica.
La segunda es la gestión del REBU. Ninguno de estos programas tiene el REBU integrado de forma nativa. Se puede configurar un tipo de factura sin IVA desglosado, pero el cálculo del margen, la vinculación con el precio de compra y la generación del libro registro hay que hacerlos manualmente. Con 5 coches al mes es manejable. Con 20 o más, es una fuente constante de errores.
La tercera es que no integran la gestión operativa del concesionario: stock, portales, leads y gestoría de transferencias. El propietario acaba con dos o tres sistemas no conectados, introduciendo los mismos datos varias veces y sin visibilidad completa del negocio en un solo lugar.
El coste real de usar un programa generalista no es solo la cuota mensual. Es la cuota más el tiempo que el propietario o un empleado dedica a construir manualmente lo que el software no hace. Para un concesionario que vende 15 o más coches al mes, ese tiempo puede superar las 8 o 10 horas mensuales.
La alternativa: un DMS con contabilidad por vehículo integrada
Un DMS (Dealer Management System) específico para compraventas tiene el vehículo como unidad de negocio desde el diseño del sistema. Cada coche tiene su expediente con el precio de compra, los gastos directos asociados, el régimen fiscal que aplica y el precio de venta. La factura se genera desde ese expediente con el régimen correcto, el libro registro REBU se actualiza automáticamente y el margen neto queda calculado sin trabajo adicional.
La diferencia con un programa de contabilidad generalista no es de funcionalidades: es de arquitectura. Un programa generalista puede añadir módulos para intentar cubrir el REBU, pero el expediente por vehículo no está en su lógica base. Un DMS lo tiene desde el principio.
Para la gestoría o asesoría fiscal, el DMS exporta los datos del trimestre en el formato necesario: resumen de operaciones REBU con bases imponibles, facturas en régimen general con IVA desglosado, libro registro REBU completo. La gestoría recibe la información organizada y puede preparar los modelos en mucho menos tiempo.
Consulta también las obligaciones contables de un concesionario de ocasión.
Qué mirar antes de elegir el software contable
Antes de contratar cualquier software para la contabilidad de una compraventa, hay cinco preguntas que deben tener respuesta afirmativa.
¿Gestiona el REBU de forma nativa, calculando el margen automáticamente desde el expediente del vehículo? ¿Genera el libro registro REBU con todos los campos obligatorios sin trabajo manual? ¿Está homologado para Verifactu y envía el registro de cada factura a la AEAT en tiempo real? ¿Permite asociar los gastos directos de cada vehículo al expediente correspondiente? ¿Puede exportar los datos del trimestre en un formato que la gestoría pueda usar directamente?
Lee también qué exige Verifactu y cómo adaptarse siendo concesionario.
Si alguna de esas preguntas tiene respuesta negativa o condicional, el software va a requerir trabajo manual adicional para suplir lo que no hace. Ese trabajo tiene un coste real aunque no aparezca en ninguna factura.
Dealcar y la contabilidad integrada en la gestión del concesionario
Dealcar integra la contabilidad por vehículo directamente en la gestión del stock. Cada operación de compra o venta actualiza automáticamente el expediente del vehículo, el libro registro REBU y los totales del trimestre. La factura se genera con el régimen correcto desde el expediente sin introducción manual de datos.
Al cierre de cada trimestre, la exportación de datos para la gestoría está disponible sin necesidad de preparar nada: resumen de operaciones REBU, IVA repercutido en régimen general, gastos deducibles y libro registro. Dealcar está homologado para Verifactu.
Puedes ver cómo funciona la contabilidad integrada en dealcar.io/software-concesionario o en dealcar.io/facturacion-electronica-coches.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Holded o Sage para la contabilidad general y Dealcar para la gestión del concesionario?
Sí. Es el modelo que usa muchas asesorías: Dealcar gestiona la operativa del concesionario (stock, facturación REBU, libro registro) y exporta los datos a la asesoría, que los integra en su programa contable habitual. No es necesario migrar la contabilidad general de la empresa si la asesoría trabaja cómodamente con su propio programa.
¿Un programa de contabilidad generalista puede adaptarse al REBU con configuración manual?
Técnicamente sí, pero con trabajo manual que se repite en cada operación. El riesgo es que si alguien aplica el tipo de factura incorrecto o se olvida de actualizar el libro registro, el error no se detecta automáticamente. A volúmenes bajos es asumible; a partir de 15 o 20 coches al mes, el riesgo acumulado de errores justifica un sistema que lo gestione de forma automática.
¿Cuánto cuesta un DMS con contabilidad integrada para compraventas?
Los planes de entrada de Dealcar parten desde 90 euros al mes e incluyen la gestión de stock, la facturación REBU homologada para Verifactu, el libro registro automático y la exportación de datos para la gestoría. Para comparar opciones y rangos de precio, consulta la guía de cuánto cuesta un software para compraventas.
¿El DMS sustituye completamente a la gestoría?
No. El DMS organiza y automatiza los datos contables del concesionario. La gestoría presenta los modelos tributarios, gestiona el cierre anual y asesora en decisiones fiscales. Son funciones complementarias. Lo que el DMS cambia es el tiempo que la gestoría necesita para hacer su trabajo: si recibe los datos organizados, puede hacerlo en mucho menos tiempo.
Índice
Por qué la contabilidad de una compraventa es diferente a la de otros negocios
Qué debe cubrir el software contable específico para compraventas
Programas de contabilidad generalistas: qué pueden hacer y qué no
La alternativa: un DMS con contabilidad por vehículo integrada
Qué mirar antes de elegir el software contable
Dealcar y la contabilidad integrada en la gestión del concesionario
Preguntas frecuentes
Por qué la contabilidad de una compraventa es diferente a la de otros negocios
Un negocio de servicios o un comercio estándar vende el mismo producto o servicio a precios similares de forma repetitiva. La contabilidad es relativamente homogénea: ingresos por servicio, gastos operativos, IVA repercutido al 21%.
Una compraventa de coches de ocasión tiene una casuística distinta en cada operación. El precio de compra varía para cada vehículo, los gastos de preparación son distintos en cada coche, el régimen fiscal puede ser REBU o IVA general según el origen de la compra, y el margen real solo se calcula correctamente cuando se suman todos los costes directos de cada vehículo. La contabilidad tiene que funcionar a nivel de expediente, no a nivel de línea de factura genérica.
Eso significa que un programa de contabilidad diseñado para empresas genéricas no tiene la estructura que necesita una compraventa. Puede emitir facturas y llevar la contabilidad general, pero no gestiona el REBU de forma nativa, no calcula el margen por vehículo automáticamente y no genera el libro registro REBU obligatorio.
Qué debe cubrir el software contable específico para compraventas
Un software con contabilidad adaptada para compraventas tiene que resolver cuatro funciones de forma integrada.
La primera es la facturación REBU correcta: emitir facturas sin IVA desglosado con la mención legal al régimen especial, conforme al artículo 138 del Reglamento del IVA, y generar el registro Verifactu homologado en el momento de la emisión.
Lee qué debe incluir el libro registro REBU y cómo organizarlo.
La segunda es el cálculo automático del margen por vehículo: vincular el precio de compra, los gastos directos del coche (transporte, taller, gestoría) y el precio de venta en un expediente por vehículo, de forma que el margen neto se calcule automáticamente al cierre de cada operación sin introducción manual adicional.
Hablamos más en detalle en el artículo "Margen en coches de segunda mano: cuánto es normal y cómo calcularlo".
La tercera es el libro registro REBU: generarlo de forma automática con cada operación, con todos los campos obligatorios (fecha de compra y venta, datos del proveedor con NIF, descripción del vehículo, precio de compra, precio de venta y margen). Sin ese libro actualizado, Hacienda puede rechazar el régimen en una inspección.
Lee Libro registro REBU: qué es, qué debe incluir y cómo llevarlo.
La cuarta es la separación entre gastos por vehículo y gastos generales del negocio: cada factura de gasto tiene que poder asociarse al vehículo concreto al que corresponde (transporte, taller) o clasificarse como gasto general (portales, alquiler, nóminas). Sin esa separación, el margen por operación no es fiable.
Programas de contabilidad generalistas: qué pueden hacer y qué no
Holded, Sage 50, A3, Contasimple y similares son programas válidos para la contabilidad general de cualquier empresa. Llevan el libro diario, generan los modelos tributarios (303, 347, 390) y tienen módulos de facturación. Para un autónomo de servicios o un pequeño comercio, son suficientes.
Consulta también por qué Holded, Sage y A3 no gestionan bien el REBU en una compraventa.
Para una compraventa de coches, tienen tres limitaciones estructurales que no se resuelven con configuración.
La primera es la ausencia de expediente por vehículo. Estos programas trabajan con artículos de inventario o con líneas de factura, no con expedientes que agrupan compra, gastos y venta de un único bien. El propietario tiene que construir ese seguimiento manualmente en Excel o en una hoja aparte, con el riesgo de errores y la duplicación de trabajo que eso implica.
La segunda es la gestión del REBU. Ninguno de estos programas tiene el REBU integrado de forma nativa. Se puede configurar un tipo de factura sin IVA desglosado, pero el cálculo del margen, la vinculación con el precio de compra y la generación del libro registro hay que hacerlos manualmente. Con 5 coches al mes es manejable. Con 20 o más, es una fuente constante de errores.
La tercera es que no integran la gestión operativa del concesionario: stock, portales, leads y gestoría de transferencias. El propietario acaba con dos o tres sistemas no conectados, introduciendo los mismos datos varias veces y sin visibilidad completa del negocio en un solo lugar.
El coste real de usar un programa generalista no es solo la cuota mensual. Es la cuota más el tiempo que el propietario o un empleado dedica a construir manualmente lo que el software no hace. Para un concesionario que vende 15 o más coches al mes, ese tiempo puede superar las 8 o 10 horas mensuales.
La alternativa: un DMS con contabilidad por vehículo integrada
Un DMS (Dealer Management System) específico para compraventas tiene el vehículo como unidad de negocio desde el diseño del sistema. Cada coche tiene su expediente con el precio de compra, los gastos directos asociados, el régimen fiscal que aplica y el precio de venta. La factura se genera desde ese expediente con el régimen correcto, el libro registro REBU se actualiza automáticamente y el margen neto queda calculado sin trabajo adicional.
La diferencia con un programa de contabilidad generalista no es de funcionalidades: es de arquitectura. Un programa generalista puede añadir módulos para intentar cubrir el REBU, pero el expediente por vehículo no está en su lógica base. Un DMS lo tiene desde el principio.
Para la gestoría o asesoría fiscal, el DMS exporta los datos del trimestre en el formato necesario: resumen de operaciones REBU con bases imponibles, facturas en régimen general con IVA desglosado, libro registro REBU completo. La gestoría recibe la información organizada y puede preparar los modelos en mucho menos tiempo.
Consulta también las obligaciones contables de un concesionario de ocasión.
Qué mirar antes de elegir el software contable
Antes de contratar cualquier software para la contabilidad de una compraventa, hay cinco preguntas que deben tener respuesta afirmativa.
¿Gestiona el REBU de forma nativa, calculando el margen automáticamente desde el expediente del vehículo? ¿Genera el libro registro REBU con todos los campos obligatorios sin trabajo manual? ¿Está homologado para Verifactu y envía el registro de cada factura a la AEAT en tiempo real? ¿Permite asociar los gastos directos de cada vehículo al expediente correspondiente? ¿Puede exportar los datos del trimestre en un formato que la gestoría pueda usar directamente?
Lee también qué exige Verifactu y cómo adaptarse siendo concesionario.
Si alguna de esas preguntas tiene respuesta negativa o condicional, el software va a requerir trabajo manual adicional para suplir lo que no hace. Ese trabajo tiene un coste real aunque no aparezca en ninguna factura.
Dealcar y la contabilidad integrada en la gestión del concesionario
Dealcar integra la contabilidad por vehículo directamente en la gestión del stock. Cada operación de compra o venta actualiza automáticamente el expediente del vehículo, el libro registro REBU y los totales del trimestre. La factura se genera con el régimen correcto desde el expediente sin introducción manual de datos.
Al cierre de cada trimestre, la exportación de datos para la gestoría está disponible sin necesidad de preparar nada: resumen de operaciones REBU, IVA repercutido en régimen general, gastos deducibles y libro registro. Dealcar está homologado para Verifactu.
Puedes ver cómo funciona la contabilidad integrada en dealcar.io/software-concesionario o en dealcar.io/facturacion-electronica-coches.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Holded o Sage para la contabilidad general y Dealcar para la gestión del concesionario?
Sí. Es el modelo que usa muchas asesorías: Dealcar gestiona la operativa del concesionario (stock, facturación REBU, libro registro) y exporta los datos a la asesoría, que los integra en su programa contable habitual. No es necesario migrar la contabilidad general de la empresa si la asesoría trabaja cómodamente con su propio programa.
¿Un programa de contabilidad generalista puede adaptarse al REBU con configuración manual?
Técnicamente sí, pero con trabajo manual que se repite en cada operación. El riesgo es que si alguien aplica el tipo de factura incorrecto o se olvida de actualizar el libro registro, el error no se detecta automáticamente. A volúmenes bajos es asumible; a partir de 15 o 20 coches al mes, el riesgo acumulado de errores justifica un sistema que lo gestione de forma automática.
¿Cuánto cuesta un DMS con contabilidad integrada para compraventas?
Los planes de entrada de Dealcar parten desde 90 euros al mes e incluyen la gestión de stock, la facturación REBU homologada para Verifactu, el libro registro automático y la exportación de datos para la gestoría. Para comparar opciones y rangos de precio, consulta la guía de cuánto cuesta un software para compraventas.
¿El DMS sustituye completamente a la gestoría?
No. El DMS organiza y automatiza los datos contables del concesionario. La gestoría presenta los modelos tributarios, gestiona el cierre anual y asesora en decisiones fiscales. Son funciones complementarias. Lo que el DMS cambia es el tiempo que la gestoría necesita para hacer su trabajo: si recibe los datos organizados, puede hacerlo en mucho menos tiempo.
