Índice
Los tres documentos que circulan entre profesionales y qué implica cada uno
La proforma: una promesa, no una obligación
La orden de compra: cuándo usarla y qué debe incluir
La factura: el único documento con obligación de pago
El orden correcto del proceso entre compraventas
Cuándo es razonable pagar antes de recibir la factura
Señales de alerta antes de hacer una transferencia
Qué hacer si pagas y el coche no llega o no es lo acordado
Dealcar y la documentación de operaciones entre profesionales
Preguntas frecuentes
Los tres documentos que circulan entre profesionales y qué implica cada uno
En las operaciones de compraventa de vehículos entre profesionales circulan habitualmente tres tipos de documento antes de que el dinero cambie de manos. La confusión sobre qué obliga a qué y cuándo es el momento correcto de pagar es la fuente de la mayoría de los conflictos que se generan en estas operaciones.
La proforma es un documento informativo que describe el vehículo, el precio y las condiciones de la operación propuesta. No es una factura, no tiene número de factura oficial y no genera ninguna obligación legal de pago por sí sola. Sirve para que el comprador tenga los datos de la operación por escrito antes de decidir si procede.
La orden de compra es el documento por el que el comprador formaliza su intención de adquirir el vehículo en las condiciones descritas. Genera una obligación bilateral: el vendedor se compromete a reservar y entregar el vehículo, y el comprador se compromete a pagarlo. No es una factura pero sí es un contrato vinculante si ambas partes lo firman.
La factura es el documento fiscal que acredita la operación realizada. Genera la obligación de pago en el plazo pactado o en el plazo legal por defecto (30 días entre empresas según la Ley de Morosidad). La factura se emite una vez la operación está confirmada, normalmente en el momento de la entrega del vehículo o inmediatamente antes.
La proforma: una promesa, no una obligación
Recibir una proforma no obliga a pagar. Es un documento que el vendedor emite para que el comprador pueda ver los detalles de la operación antes de comprometerse. El error más frecuente es tratar la proforma como una factura y hacer una transferencia sin más respaldo documental.
Una proforma tiene valor como referencia de los términos acordados, pero no sustituye ni a la orden de compra ni a la factura. Si pagas con una proforma como único documento y el vehículo no llega, tienes una reclamación más difícil porque no hay un contrato que obligue al vendedor a entregarlo.
La proforma puede usarse para iniciar la reserva del vehículo en situaciones donde hay urgencia, pero siempre acompañada de una comunicación escrita que confirme la reserva y el compromiso de entrega. Un email o un mensaje de WhatsApp del vendedor confirmando que el vehículo está reservado a tu nombre es un respaldo mínimo adicional antes de transferir dinero.
La orden de compra: cuándo usarla y qué debe incluir
La orden de compra es el documento que protege a ambas partes en operaciones entre profesionales. El comprador firma que quiere el vehículo en esas condiciones, y el vendedor firma que se lo reserva y entregará. Si una de las partes incumple, el otro tiene un documento que respalda la reclamación.
Lo que debe incluir una orden de compra para que tenga valor real: datos identificativos de ambas empresas (nombre, CIF, dirección), identificación inequívoca del vehículo (matrícula y VIN), precio acordado, forma de pago pactada, plazo de entrega o fecha de recogida, y condiciones de la operación (estado del vehículo, documentación incluida, si el IVA está incluido o se añade).
Sin esos elementos, la orden de compra es un documento de buenas intenciones que puede ser difícil de ejecutar ante un incumplimiento.
La orden de compra también es útil cuando el pago se hace en dos tiempos: una señal al confirmar la operación y el resto a la entrega. En ese caso, la orden debe especificar el importe de la señal, el importe pendiente y las condiciones bajo las que se puede perder la señal si el comprador se echa atrás.
Lee también cómo profesionalizar la compra de stock en un concesionario.
La factura: el único documento con obligación de pago
La factura es el único documento que genera una obligación de pago con respaldo fiscal y legal completo. Debe tener número de factura, fecha de emisión, datos completos del emisor y del receptor, descripción del vehículo, base imponible, tipo de IVA aplicado o indicación de que se aplica el REBU, y el importe total.
Lee la guía completa del REBU para compraventas.
Entre empresas en España, el plazo de pago legal cuando no hay otro plazo pactado es de 30 días desde la fecha de factura, según la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad. Si el contrato o la orden de compra establece un plazo diferente, ese plazo prevalece.
La factura puede emitirse antes de la entrega del vehículo (factura anticipada o factura pro forma con número oficial) si así lo acuerdan las partes. Lo habitual en el sector es emitirla en el momento de la entrega o en los días inmediatamente posteriores.
Si recibes una factura que no está correctamente emitida (sin número, sin datos completos del emisor, sin indicación del régimen fiscal aplicado), tienes derecho a solicitar su corrección antes de proceder al pago. Una factura incorrecta puede generar problemas en la deducción del gasto o del IVA.
El orden correcto del proceso entre compraventas
El proceso más habitual y más seguro en una operación entre dos compraventas sigue este orden.
El vendedor envía la proforma o la oferta con los datos del vehículo y el precio. El comprador la revisa y, si le interesa, confirma su interés por escrito (email o mensaje) y se firma la orden de compra. Si la operación incluye una señal, se transfiere en ese momento con la orden firmada como respaldo. El vehículo se prepara para la entrega. En el momento de la entrega, el vendedor emite la factura definitiva. El comprador paga el importe total o el saldo pendiente contra la entrega del vehículo y de toda la documentación acordada. El vehículo sale con la documentación en regla.
Este orden protege a ambas partes: el vendedor tiene por escrito el compromiso del comprador antes de reservar el vehículo, y el comprador paga contra una factura formal y la entrega del vehículo, no contra una promesa.
Lee también qué documentación es necesaria al importar un coche a España.
Cuándo es razonable pagar antes de recibir la factura
Hay situaciones en las que el pago previo a la factura es habitual y razonable en el sector, pero siempre con condiciones mínimas que protegen al comprador.
Una señal para reservar un vehículo muy demandado que puede irse a otro comprador es habitual. El importe razonable de la señal está entre el 10% y el 20% del precio de la operación. Esa señal debe estar respaldada por una orden de compra firmada que especifique las condiciones de devolución si la operación no se completa por causa del vendedor.
El pago anticipado del importe total antes de recibir el vehículo es mucho menos habitual entre profesionales y solo tiene sentido cuando hay una relación de confianza consolidada con el vendedor o cuando el vendedor es una empresa conocida con historial verificable. En cualquier otro caso, pagar el total antes de recibir el coche y la documentación es asumir un riesgo innecesario.
Las plataformas profesionales (BCA, Openlane, Autorola) tienen sus propios procesos de pago que pueden requerir pago previo a la entrega como condición del servicio. En esos casos, la protección viene del contrato con la plataforma y de los procesos de reclamación establecidos, no del orden documental entre particulares.
Consulta la comparativa de plataformas de compra profesional de coches.
Señales de alerta antes de hacer una transferencia
Hay patrones que deben generar cautela antes de transferir dinero en una operación entre profesionales, especialmente si es la primera vez que se opera con ese vendedor.
Presión para pagar antes de haber visto el vehículo o sin haber firmado ningún documento. Cualquier vendedor legítimo puede esperar a que el comprador vea el coche o firme la orden antes de recibir el dinero.
Precio significativamente por debajo del mercado sin explicación razonable. Un vehículo que vale 15.000 euros ofrecido a 10.000 con urgencia de pago inmediato es una señal de alerta clara. Las oportunidades reales existen, pero un diferencial tan grande sin explicación merece investigación.
Consulta también cómo detectar problemas en un coche antes de comprarlo.
Datos de la empresa vendedora que no se pueden verificar: CIF que no aparece en el registro, dirección que no existe, teléfono que no corresponde a ninguna empresa del sector. Verificar el CIF en el Registro Mercantil o en la web de la AEAT es un paso que lleva dos minutos.
Solicitud de pago por métodos no trazables o a cuentas de terceros. En operaciones B2B, el pago debe hacerse siempre por transferencia bancaria a la cuenta del vendedor, no a cuentas personales ni a plataformas de pago informal.
Qué hacer si pagas y el coche no llega o no es lo acordado
Si se produce un incumplimiento, la vía de resolución depende de la documentación que tengas. Con una orden de compra firmada y una transferencia trazable, tienes base para una reclamación formal.
El primer paso es siempre la comunicación directa por escrito, reclamando el cumplimiento del acuerdo o la devolución del importe con un plazo concreto. Dejar constancia escrita de esa reclamación es importante para cualquier acción posterior.
Si la respuesta es negativa o no hay respuesta, la vía siguiente es la reclamación civil por incumplimiento de contrato. Para importes de hasta 2.000 euros existe el proceso monitorio simplificado. Para importes mayores, el procedimiento ordinario de reclamación de cantidad, para el que es recomendable contar con asesoramiento legal.
Para operaciones fraudulentas (el vendedor desaparece con el dinero sin tener vehículo ni intención de entregarlo), la vía es la denuncia penal por estafa. Conservar todos los documentos, mensajes y comprobantes de transferencia es el material de la denuncia.
Dealcar y la documentación de operaciones entre profesionales
Desde Dealcar puedes generar y registrar la documentación de cada operación de compra, incluyendo las operaciones con otros profesionales. El historial de cada expediente queda registrado con los documentos asociados, lo que facilita el seguimiento y da trazabilidad a cada operación en caso de incidencia posterior.
Si quieres ver cómo funciona la gestión de expedientes en Dealcar, solicita una demo en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Una proforma obliga al vendedor a mantener el precio?
Técnicamente no, a menos que incluya una cláusula de validez del precio con fecha de caducidad y haya sido aceptada formalmente por el comprador. Una proforma es una oferta comercial, y las ofertas pueden retirarse antes de ser aceptadas. Si quieres bloquear el precio, la firma de una orden de compra o el pago de una señal contra recibo es el mecanismo correcto.
¿Puedo deducir el IVA de una factura emitida bajo REBU?
No. Cuando el vendedor aplica el REBU (Régimen Especial de Bienes Usados), la factura no desglosa el IVA: el impuesto está incluido en el precio sin mención separada. El comprador no puede deducir el IVA de esa operación porque el IVA no está repercutido de forma separada. Si necesitas una factura con IVA desglosado para deducirlo, la operación debe hacerse fuera del REBU, lo que cambia la estructura fiscal para el vendedor.
¿Qué plazo tengo para reclamar si el vehículo llega en estado diferente al acordado?
El plazo para reclamar defectos ocultos en una compraventa mercantil entre empresas es de 30 días desde que se descubre el defecto, con un plazo máximo de dos años desde la entrega. Para reclamar, hay que haber comunicado el defecto al vendedor dentro de ese plazo por escrito. Sin esa comunicación, la reclamación puede prescribir aunque el defecto sea real.
¿Es válida una orden de compra por WhatsApp?
Sí. En derecho mercantil español, los contratos pueden celebrarse por cualquier medio que deje constancia de la voluntad de las partes, incluyendo mensajes de WhatsApp. Una cadena de mensajes donde ambas partes acuerdan el precio, el vehículo y las condiciones puede tener validez como contrato, aunque una orden de compra firmada en documento formal es más sólida para una posible reclamación. Conservar los mensajes y no borrarlos es importante si la operación genera incidencia posterior.
Índice
Los tres documentos que circulan entre profesionales y qué implica cada uno
La proforma: una promesa, no una obligación
La orden de compra: cuándo usarla y qué debe incluir
La factura: el único documento con obligación de pago
El orden correcto del proceso entre compraventas
Cuándo es razonable pagar antes de recibir la factura
Señales de alerta antes de hacer una transferencia
Qué hacer si pagas y el coche no llega o no es lo acordado
Dealcar y la documentación de operaciones entre profesionales
Preguntas frecuentes
Los tres documentos que circulan entre profesionales y qué implica cada uno
En las operaciones de compraventa de vehículos entre profesionales circulan habitualmente tres tipos de documento antes de que el dinero cambie de manos. La confusión sobre qué obliga a qué y cuándo es el momento correcto de pagar es la fuente de la mayoría de los conflictos que se generan en estas operaciones.
La proforma es un documento informativo que describe el vehículo, el precio y las condiciones de la operación propuesta. No es una factura, no tiene número de factura oficial y no genera ninguna obligación legal de pago por sí sola. Sirve para que el comprador tenga los datos de la operación por escrito antes de decidir si procede.
La orden de compra es el documento por el que el comprador formaliza su intención de adquirir el vehículo en las condiciones descritas. Genera una obligación bilateral: el vendedor se compromete a reservar y entregar el vehículo, y el comprador se compromete a pagarlo. No es una factura pero sí es un contrato vinculante si ambas partes lo firman.
La factura es el documento fiscal que acredita la operación realizada. Genera la obligación de pago en el plazo pactado o en el plazo legal por defecto (30 días entre empresas según la Ley de Morosidad). La factura se emite una vez la operación está confirmada, normalmente en el momento de la entrega del vehículo o inmediatamente antes.
La proforma: una promesa, no una obligación
Recibir una proforma no obliga a pagar. Es un documento que el vendedor emite para que el comprador pueda ver los detalles de la operación antes de comprometerse. El error más frecuente es tratar la proforma como una factura y hacer una transferencia sin más respaldo documental.
Una proforma tiene valor como referencia de los términos acordados, pero no sustituye ni a la orden de compra ni a la factura. Si pagas con una proforma como único documento y el vehículo no llega, tienes una reclamación más difícil porque no hay un contrato que obligue al vendedor a entregarlo.
La proforma puede usarse para iniciar la reserva del vehículo en situaciones donde hay urgencia, pero siempre acompañada de una comunicación escrita que confirme la reserva y el compromiso de entrega. Un email o un mensaje de WhatsApp del vendedor confirmando que el vehículo está reservado a tu nombre es un respaldo mínimo adicional antes de transferir dinero.
La orden de compra: cuándo usarla y qué debe incluir
La orden de compra es el documento que protege a ambas partes en operaciones entre profesionales. El comprador firma que quiere el vehículo en esas condiciones, y el vendedor firma que se lo reserva y entregará. Si una de las partes incumple, el otro tiene un documento que respalda la reclamación.
Lo que debe incluir una orden de compra para que tenga valor real: datos identificativos de ambas empresas (nombre, CIF, dirección), identificación inequívoca del vehículo (matrícula y VIN), precio acordado, forma de pago pactada, plazo de entrega o fecha de recogida, y condiciones de la operación (estado del vehículo, documentación incluida, si el IVA está incluido o se añade).
Sin esos elementos, la orden de compra es un documento de buenas intenciones que puede ser difícil de ejecutar ante un incumplimiento.
La orden de compra también es útil cuando el pago se hace en dos tiempos: una señal al confirmar la operación y el resto a la entrega. En ese caso, la orden debe especificar el importe de la señal, el importe pendiente y las condiciones bajo las que se puede perder la señal si el comprador se echa atrás.
Lee también cómo profesionalizar la compra de stock en un concesionario.
La factura: el único documento con obligación de pago
La factura es el único documento que genera una obligación de pago con respaldo fiscal y legal completo. Debe tener número de factura, fecha de emisión, datos completos del emisor y del receptor, descripción del vehículo, base imponible, tipo de IVA aplicado o indicación de que se aplica el REBU, y el importe total.
Lee la guía completa del REBU para compraventas.
Entre empresas en España, el plazo de pago legal cuando no hay otro plazo pactado es de 30 días desde la fecha de factura, según la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad. Si el contrato o la orden de compra establece un plazo diferente, ese plazo prevalece.
La factura puede emitirse antes de la entrega del vehículo (factura anticipada o factura pro forma con número oficial) si así lo acuerdan las partes. Lo habitual en el sector es emitirla en el momento de la entrega o en los días inmediatamente posteriores.
Si recibes una factura que no está correctamente emitida (sin número, sin datos completos del emisor, sin indicación del régimen fiscal aplicado), tienes derecho a solicitar su corrección antes de proceder al pago. Una factura incorrecta puede generar problemas en la deducción del gasto o del IVA.
El orden correcto del proceso entre compraventas
El proceso más habitual y más seguro en una operación entre dos compraventas sigue este orden.
El vendedor envía la proforma o la oferta con los datos del vehículo y el precio. El comprador la revisa y, si le interesa, confirma su interés por escrito (email o mensaje) y se firma la orden de compra. Si la operación incluye una señal, se transfiere en ese momento con la orden firmada como respaldo. El vehículo se prepara para la entrega. En el momento de la entrega, el vendedor emite la factura definitiva. El comprador paga el importe total o el saldo pendiente contra la entrega del vehículo y de toda la documentación acordada. El vehículo sale con la documentación en regla.
Este orden protege a ambas partes: el vendedor tiene por escrito el compromiso del comprador antes de reservar el vehículo, y el comprador paga contra una factura formal y la entrega del vehículo, no contra una promesa.
Lee también qué documentación es necesaria al importar un coche a España.
Cuándo es razonable pagar antes de recibir la factura
Hay situaciones en las que el pago previo a la factura es habitual y razonable en el sector, pero siempre con condiciones mínimas que protegen al comprador.
Una señal para reservar un vehículo muy demandado que puede irse a otro comprador es habitual. El importe razonable de la señal está entre el 10% y el 20% del precio de la operación. Esa señal debe estar respaldada por una orden de compra firmada que especifique las condiciones de devolución si la operación no se completa por causa del vendedor.
El pago anticipado del importe total antes de recibir el vehículo es mucho menos habitual entre profesionales y solo tiene sentido cuando hay una relación de confianza consolidada con el vendedor o cuando el vendedor es una empresa conocida con historial verificable. En cualquier otro caso, pagar el total antes de recibir el coche y la documentación es asumir un riesgo innecesario.
Las plataformas profesionales (BCA, Openlane, Autorola) tienen sus propios procesos de pago que pueden requerir pago previo a la entrega como condición del servicio. En esos casos, la protección viene del contrato con la plataforma y de los procesos de reclamación establecidos, no del orden documental entre particulares.
Consulta la comparativa de plataformas de compra profesional de coches.
Señales de alerta antes de hacer una transferencia
Hay patrones que deben generar cautela antes de transferir dinero en una operación entre profesionales, especialmente si es la primera vez que se opera con ese vendedor.
Presión para pagar antes de haber visto el vehículo o sin haber firmado ningún documento. Cualquier vendedor legítimo puede esperar a que el comprador vea el coche o firme la orden antes de recibir el dinero.
Precio significativamente por debajo del mercado sin explicación razonable. Un vehículo que vale 15.000 euros ofrecido a 10.000 con urgencia de pago inmediato es una señal de alerta clara. Las oportunidades reales existen, pero un diferencial tan grande sin explicación merece investigación.
Consulta también cómo detectar problemas en un coche antes de comprarlo.
Datos de la empresa vendedora que no se pueden verificar: CIF que no aparece en el registro, dirección que no existe, teléfono que no corresponde a ninguna empresa del sector. Verificar el CIF en el Registro Mercantil o en la web de la AEAT es un paso que lleva dos minutos.
Solicitud de pago por métodos no trazables o a cuentas de terceros. En operaciones B2B, el pago debe hacerse siempre por transferencia bancaria a la cuenta del vendedor, no a cuentas personales ni a plataformas de pago informal.
Qué hacer si pagas y el coche no llega o no es lo acordado
Si se produce un incumplimiento, la vía de resolución depende de la documentación que tengas. Con una orden de compra firmada y una transferencia trazable, tienes base para una reclamación formal.
El primer paso es siempre la comunicación directa por escrito, reclamando el cumplimiento del acuerdo o la devolución del importe con un plazo concreto. Dejar constancia escrita de esa reclamación es importante para cualquier acción posterior.
Si la respuesta es negativa o no hay respuesta, la vía siguiente es la reclamación civil por incumplimiento de contrato. Para importes de hasta 2.000 euros existe el proceso monitorio simplificado. Para importes mayores, el procedimiento ordinario de reclamación de cantidad, para el que es recomendable contar con asesoramiento legal.
Para operaciones fraudulentas (el vendedor desaparece con el dinero sin tener vehículo ni intención de entregarlo), la vía es la denuncia penal por estafa. Conservar todos los documentos, mensajes y comprobantes de transferencia es el material de la denuncia.
Dealcar y la documentación de operaciones entre profesionales
Desde Dealcar puedes generar y registrar la documentación de cada operación de compra, incluyendo las operaciones con otros profesionales. El historial de cada expediente queda registrado con los documentos asociados, lo que facilita el seguimiento y da trazabilidad a cada operación en caso de incidencia posterior.
Si quieres ver cómo funciona la gestión de expedientes en Dealcar, solicita una demo en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Una proforma obliga al vendedor a mantener el precio?
Técnicamente no, a menos que incluya una cláusula de validez del precio con fecha de caducidad y haya sido aceptada formalmente por el comprador. Una proforma es una oferta comercial, y las ofertas pueden retirarse antes de ser aceptadas. Si quieres bloquear el precio, la firma de una orden de compra o el pago de una señal contra recibo es el mecanismo correcto.
¿Puedo deducir el IVA de una factura emitida bajo REBU?
No. Cuando el vendedor aplica el REBU (Régimen Especial de Bienes Usados), la factura no desglosa el IVA: el impuesto está incluido en el precio sin mención separada. El comprador no puede deducir el IVA de esa operación porque el IVA no está repercutido de forma separada. Si necesitas una factura con IVA desglosado para deducirlo, la operación debe hacerse fuera del REBU, lo que cambia la estructura fiscal para el vendedor.
¿Qué plazo tengo para reclamar si el vehículo llega en estado diferente al acordado?
El plazo para reclamar defectos ocultos en una compraventa mercantil entre empresas es de 30 días desde que se descubre el defecto, con un plazo máximo de dos años desde la entrega. Para reclamar, hay que haber comunicado el defecto al vendedor dentro de ese plazo por escrito. Sin esa comunicación, la reclamación puede prescribir aunque el defecto sea real.
¿Es válida una orden de compra por WhatsApp?
Sí. En derecho mercantil español, los contratos pueden celebrarse por cualquier medio que deje constancia de la voluntad de las partes, incluyendo mensajes de WhatsApp. Una cadena de mensajes donde ambas partes acuerdan el precio, el vehículo y las condiciones puede tener validez como contrato, aunque una orden de compra firmada en documento formal es más sólida para una posible reclamación. Conservar los mensajes y no borrarlos es importante si la operación genera incidencia posterior.
