Índice
Por qué el flujo de caja no es lo mismo que el beneficio
Las entradas de caja en una compraventa: cuándo llega el dinero realmente
Las salidas de caja: los pagos que más tensionan la liquidez
Cómo construir una previsión de caja mensual paso a paso
Las cuatro tensiones de liquidez más habituales en concesionarios
Cómo usar la previsión para tomar decisiones de stock
Indicadores de alerta temprana
Herramientas para gestionar el flujo de caja
Preguntas frecuentes
Por qué el flujo de caja no es lo mismo que el beneficio
Un concesionario que vende 20 coches al mes puede estar generando beneficio contable y tener dificultades reales para pagar las nóminas del mes siguiente. Eso ocurre porque el beneficio contable reconoce los ingresos cuando se venden los coches, pero el dinero en cuenta solo llega cuando se cobra. Y entre vender y cobrar puede haber días, semanas o incluso meses de diferencia.
En una compraventa de VO, los desfases más habituales son: cobros de financieras que llegan 5-10 días después de la entrega del vehículo, señales de reservas que no cubren los pagos de proveedores de esa semana, compras de stock a particulares que se pagan al contado pero cuyos coches aún no se han vendido, y pagos trimestrales de IVA que llegan cuando la caja está más ajustada.
El flujo de caja es el mapa de esos desfases. Sin él, las decisiones de compra de stock, de contratación o de inversión se toman con información incompleta.
Las entradas de caja en una compraventa: cuándo llega el dinero realmente
Identificar cuándo entra realmente el dinero, no solo cuándo se vende, es el primer paso para una previsión útil.
Ventas al contado. El ingreso llega el mismo día o en los días inmediatos a la entrega del vehículo. Es la entrada más predecible y la que menos genera tensión de caja.
Ventas financiadas. La financiera transfiere el importe al concesionario normalmente entre 3 y 10 días hábiles después de la firma del contrato de financiación. Hay que conocer el plazo habitual de cada financiera con la que se trabaja e incorporarlo a la previsión. Una venta cerrada el día 28 puede no cobarse hasta el mes siguiente.
Señales y reservas. Son entradas inmediatas pero parciales. Solo cubren entre el 5% y el 15% del precio del vehículo. No pueden tratarse como si fueran el cobro completo.
Comisiones de financieras. Se liquidan con periodicidad variable (mensual, quincenal o por operación). Hay que conocer el calendario de cada entidad para incorporarlas correctamente a la previsión.
Garantías y servicios adicionales. Si se venden garantías de terceros, la liquidación de la comisión sigue el calendario de la empresa de garantías. Si se ofrece garantía propia, no hay entrada de caja diferenciada (está incluida en el precio del vehículo).
Las salidas de caja: los pagos que más tensionan la liquidez
Compra de stock. Es la partida más voluminosa y la que más depende de decisiones del momento. Una compra a particular se paga al contado en el acto. Una compra en subasta se paga en los días siguientes a la adjudicación. El stock inmovilizado en coches que no se venden es caja inmovilizada.
Gastos de preparación de vehículos. Talleres, lavaderos, fotógrafos, ITV. Son salidas pequeñas por operación pero que se acumulan. En un concesionario con 15-20 entradas de stock al mes, pueden sumar entre 5.000 y 15.000 € mensuales.
Alquiler y suministros. Pagos fijos mensuales predecibles. Son la base del presupuesto de gastos fijos.
Nóminas y Seguridad Social. El pago de nóminas es el último día hábil del mes o el primer día del mes siguiente. La Seguridad Social se paga los primeros días del mes siguiente. Son compromisos inflexibles que deben estar siempre cubiertos.
IVA trimestral. Es la salida que más sorprende a los concesionarios que no la planifican. En los meses de liquidación (enero, abril, julio, octubre), el pago del IVA neto puede ser significativo dependiendo del volumen de ventas del trimestre. En un concesionario con buenas ventas, puede representar el equivalente a varias semanas de gastos operativos.
Devolución de señales. Si una reserva cae, hay que devolver la señal. No es un gasto frecuente, pero debe estar contemplado en la previsión.
Para entender cómo afecta el IVA trimestral al flujo de caja según el régimen aplicado en cada operación, puedes consultar la guía sobre cuándo facturar con IVA y cuándo aplicar REBU.
Cómo construir una previsión de caja mensual paso a paso
Una previsión de caja no necesita ser sofisticada para ser útil. El objetivo es tener una visión a 4-8 semanas de lo que va a entrar y salir, con suficiente detalle para anticipar problemas.
Paso 1: Estima las ventas previstas del mes. Basándote en el stock disponible, el histórico de ventas del mismo período en años anteriores y el ritmo actual, estima cuántos coches vas a vender y a qué precio medio. No uses el precio de lista: usa el precio real de venta.
Paso 2: Convierte ventas en cobros. Para cada venta prevista, estima cuándo llegará el dinero a la cuenta. Venta al contado: el mismo día. Venta financiada: añade 5-10 días. Señal de reserva: inmediata, pero solo el porcentaje de la señal.
Paso 3: Lista todas las salidas del mes. Agrupa en fijos (alquiler, nóminas, seguros, suscripciones) y variables (compras de stock previstas, preparación de vehículos, publicidad). Incluye los pagos trimestrales si el mes es de liquidación de IVA.
Paso 4: Calcula el saldo neto semana a semana. La previsión mensual es más útil si se desglosa por semanas. Saber que el mes cierra positivo no evita un descubierto en la segunda semana si las ventas se concentran al final del mes.
Paso 5: Identifica los períodos de tensión y actúa antes. Si la previsión muestra un saldo negativo en la semana 2, tienes tiempo para adelantar algún cobro, retrasar alguna compra de stock o activar una línea de crédito. Si lo descubres cuando ya ha pasado, las opciones son menores y más caras.
Las cuatro tensiones de liquidez más habituales en concesionarios
Stock inmovilizado. Cada coche que lleva más de 60-90 días en stock es capital inmovilizado que no genera caja. Un concesionario con 5 coches parados de más de tres meses puede tener 50.000-80.000 € bloqueados. La rotación del stock no es solo un indicador de ventas: es un indicador de liquidez. Para medir y mejorar el tiempo de rotación, puedes consultar el artículo sobre cómo reducir el tiempo de rotación del stock de ocasión.
Compras anticipadas al ritmo de ventas. Comprar más stock del que se puede vender en el mes siguiente inmoviliza caja antes de que haya ingresos para compensarlo. La compra de stock debe estar coordinada con la previsión de ventas y la situación actual de la caja.
IVA trimestral no provisionado. Si el concesionario no reserva mensualmente una parte de los ingresos para el pago trimestral del IVA, ese pago llega como una sorpresa que vacía la caja en el peor momento. La solución es calcular el IVA neto estimado cada mes y apartar ese importe en una cuenta separada.
Desfase entre pago de compras y cobro de ventas. Si se pagan los coches comprados al contado pero los coches vendidos se cobran con retraso (financiaciones, clientes que pagan al recoger el coche), hay un desfase estructural que se acumula. Conocer ese desfase medio permite dimensionar correctamente el fondo de maniobra necesario.
Cómo usar la previsión para tomar decisiones de stock
La previsión de caja no es solo un ejercicio de control: es una herramienta de decisión. Estas son las decisiones que mejoran cuando se toman con una previsión actualizada:
Cuándo comprar y cuánto. Si la previsión muestra tres semanas consecutivas de caja ajustada, no es el momento de comprar tres coches en subasta que se van a pagar al contado. Si la previsión muestra un mes de entradas sólidas, se puede ser más agresivo en la captación.
Qué coches liquidar. Los vehículos con más tiempo en stock deben evaluarse no solo por su margen sino por su coste de oportunidad: cada semana que siguen en stock es dinero inmovilizado que podría estar en circulación. Una rebaja de precio que acelera la venta puede mejorar la caja más que esperar el precio ideal.
Si aceptar financiación de una entidad con plazos más largos. Si una financiera nueva ofrece mejores comisiones pero paga a 15 días en lugar de 5, el impacto en la caja es real y debe evaluarse antes de aceptar.
Para ver cómo los KPIs de rentabilidad y rotación se conectan con la gestión financiera del concesionario, puedes consultar el artículo sobre KPIs que todo concesionario debería medir.
Indicadores de alerta temprana
Estos son los indicadores que, cuando se deterioran, anticipan problemas de liquidez antes de que sean visibles en la cuenta corriente:
Días de stock medio. Si sube por encima de 60-70 días de forma sostenida, hay capital inmovilizado creciendo.
Ratio de cobertura de gastos fijos. Cuántos meses de gastos fijos cubriría la caja disponible si las ventas se detuvieran. Por debajo de 1,5 meses, la situación es frágil.
Porcentaje de ventas financiadas. A mayor porcentaje de ventas financiadas, mayor desfase entre venta y cobro. Si sube mucho, el fondo de maniobra necesario también sube.
Evolución del IVA a pagar trimestral. Si el IVA a liquidar sube trimestre a trimestre, significa que el negocio está creciendo, pero también que la salida de caja trimestral será mayor. Hay que provisionarlo con antelación.
Herramientas para gestionar el flujo de caja
Para concesionarios con bajo volumen (menos de 10 coches al mes), una hoja de cálculo bien estructurada es suficiente para hacer una previsión mensual con desglose semanal.
Para volúmenes medios y altos, integrar la previsión de caja con el sistema de gestión del stock (DMS) permite tener una visión en tiempo real de las ventas pendientes de cobro, los coches comprados pendientes de pago y las reservas activas. Esa integración elimina el trabajo manual de actualizar la previsión y reduce el riesgo de decisiones tomadas con datos desfasados.
Para entender qué funcionalidades debe tener un DMS para que esta integración sea posible, puedes consultar la guía sobre qué es un DMS en automoción y cómo elegir el adecuado.
Más de 750 compraventas ya usan Dealcar para gestionar su operativa diaria
Dealcar centraliza las ventas, los cobros pendientes y el stock en una única plataforma, lo que permite tener una visión actualizada de la posición de caja en cualquier momento sin necesidad de consolidar datos de múltiples fuentes. Con esa información disponible en tiempo real, construir y actualizar la previsión mensual es una tarea de minutos.
Si quieres ver cómo funciona, puedes agendar una demo gratuita en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debo actualizar la previsión de caja?
Mensualmente como mínimo, con revisión semanal si el volumen de operaciones es alto o si hay un período de tensión de liquidez. La previsión pierde utilidad si se actualiza solo cuando surge un problema: su valor está en anticipar, no en reaccionar.
¿Qué fondo de maniobra mínimo debería tener un concesionario?
Como regla general, entre 1,5 y 2 meses de gastos fijos (alquiler, nóminas, seguros, suscripciones). Ese colchón permite absorber un mes de ventas bajas sin entrar en tensión. Para concesionarios con mucho stock financiado, el fondo de maniobra necesario es mayor porque el desfase entre compra y cobro es más largo.
¿El IVA a pagar forma parte del flujo de caja?
Sí. El IVA que el concesionario recauda de sus clientes no es un ingreso del negocio: es un pasivo que hay que liquidar trimestralmente. Si se incluye en las entradas de caja pero no en las salidas trimestrales, la previsión sobreestima la liquidez disponible.
¿Cómo afecta el REBU al flujo de caja respecto al régimen general?
En operaciones REBU, el concesionario no cobra IVA al cliente de forma explícita, pero sí ingresa a Hacienda el IVA calculado sobre el margen. Esa salida trimestral es menor que en régimen general (porque la base imponible es el margen, no el precio total), pero existe y debe estar en la previsión. Para entender el cálculo exacto, puedes consultar la guía completa del REBU para concesionarios.
Índice
Por qué el flujo de caja no es lo mismo que el beneficio
Las entradas de caja en una compraventa: cuándo llega el dinero realmente
Las salidas de caja: los pagos que más tensionan la liquidez
Cómo construir una previsión de caja mensual paso a paso
Las cuatro tensiones de liquidez más habituales en concesionarios
Cómo usar la previsión para tomar decisiones de stock
Indicadores de alerta temprana
Herramientas para gestionar el flujo de caja
Preguntas frecuentes
Por qué el flujo de caja no es lo mismo que el beneficio
Un concesionario que vende 20 coches al mes puede estar generando beneficio contable y tener dificultades reales para pagar las nóminas del mes siguiente. Eso ocurre porque el beneficio contable reconoce los ingresos cuando se venden los coches, pero el dinero en cuenta solo llega cuando se cobra. Y entre vender y cobrar puede haber días, semanas o incluso meses de diferencia.
En una compraventa de VO, los desfases más habituales son: cobros de financieras que llegan 5-10 días después de la entrega del vehículo, señales de reservas que no cubren los pagos de proveedores de esa semana, compras de stock a particulares que se pagan al contado pero cuyos coches aún no se han vendido, y pagos trimestrales de IVA que llegan cuando la caja está más ajustada.
El flujo de caja es el mapa de esos desfases. Sin él, las decisiones de compra de stock, de contratación o de inversión se toman con información incompleta.
Las entradas de caja en una compraventa: cuándo llega el dinero realmente
Identificar cuándo entra realmente el dinero, no solo cuándo se vende, es el primer paso para una previsión útil.
Ventas al contado. El ingreso llega el mismo día o en los días inmediatos a la entrega del vehículo. Es la entrada más predecible y la que menos genera tensión de caja.
Ventas financiadas. La financiera transfiere el importe al concesionario normalmente entre 3 y 10 días hábiles después de la firma del contrato de financiación. Hay que conocer el plazo habitual de cada financiera con la que se trabaja e incorporarlo a la previsión. Una venta cerrada el día 28 puede no cobarse hasta el mes siguiente.
Señales y reservas. Son entradas inmediatas pero parciales. Solo cubren entre el 5% y el 15% del precio del vehículo. No pueden tratarse como si fueran el cobro completo.
Comisiones de financieras. Se liquidan con periodicidad variable (mensual, quincenal o por operación). Hay que conocer el calendario de cada entidad para incorporarlas correctamente a la previsión.
Garantías y servicios adicionales. Si se venden garantías de terceros, la liquidación de la comisión sigue el calendario de la empresa de garantías. Si se ofrece garantía propia, no hay entrada de caja diferenciada (está incluida en el precio del vehículo).
Las salidas de caja: los pagos que más tensionan la liquidez
Compra de stock. Es la partida más voluminosa y la que más depende de decisiones del momento. Una compra a particular se paga al contado en el acto. Una compra en subasta se paga en los días siguientes a la adjudicación. El stock inmovilizado en coches que no se venden es caja inmovilizada.
Gastos de preparación de vehículos. Talleres, lavaderos, fotógrafos, ITV. Son salidas pequeñas por operación pero que se acumulan. En un concesionario con 15-20 entradas de stock al mes, pueden sumar entre 5.000 y 15.000 € mensuales.
Alquiler y suministros. Pagos fijos mensuales predecibles. Son la base del presupuesto de gastos fijos.
Nóminas y Seguridad Social. El pago de nóminas es el último día hábil del mes o el primer día del mes siguiente. La Seguridad Social se paga los primeros días del mes siguiente. Son compromisos inflexibles que deben estar siempre cubiertos.
IVA trimestral. Es la salida que más sorprende a los concesionarios que no la planifican. En los meses de liquidación (enero, abril, julio, octubre), el pago del IVA neto puede ser significativo dependiendo del volumen de ventas del trimestre. En un concesionario con buenas ventas, puede representar el equivalente a varias semanas de gastos operativos.
Devolución de señales. Si una reserva cae, hay que devolver la señal. No es un gasto frecuente, pero debe estar contemplado en la previsión.
Para entender cómo afecta el IVA trimestral al flujo de caja según el régimen aplicado en cada operación, puedes consultar la guía sobre cuándo facturar con IVA y cuándo aplicar REBU.
Cómo construir una previsión de caja mensual paso a paso
Una previsión de caja no necesita ser sofisticada para ser útil. El objetivo es tener una visión a 4-8 semanas de lo que va a entrar y salir, con suficiente detalle para anticipar problemas.
Paso 1: Estima las ventas previstas del mes. Basándote en el stock disponible, el histórico de ventas del mismo período en años anteriores y el ritmo actual, estima cuántos coches vas a vender y a qué precio medio. No uses el precio de lista: usa el precio real de venta.
Paso 2: Convierte ventas en cobros. Para cada venta prevista, estima cuándo llegará el dinero a la cuenta. Venta al contado: el mismo día. Venta financiada: añade 5-10 días. Señal de reserva: inmediata, pero solo el porcentaje de la señal.
Paso 3: Lista todas las salidas del mes. Agrupa en fijos (alquiler, nóminas, seguros, suscripciones) y variables (compras de stock previstas, preparación de vehículos, publicidad). Incluye los pagos trimestrales si el mes es de liquidación de IVA.
Paso 4: Calcula el saldo neto semana a semana. La previsión mensual es más útil si se desglosa por semanas. Saber que el mes cierra positivo no evita un descubierto en la segunda semana si las ventas se concentran al final del mes.
Paso 5: Identifica los períodos de tensión y actúa antes. Si la previsión muestra un saldo negativo en la semana 2, tienes tiempo para adelantar algún cobro, retrasar alguna compra de stock o activar una línea de crédito. Si lo descubres cuando ya ha pasado, las opciones son menores y más caras.
Las cuatro tensiones de liquidez más habituales en concesionarios
Stock inmovilizado. Cada coche que lleva más de 60-90 días en stock es capital inmovilizado que no genera caja. Un concesionario con 5 coches parados de más de tres meses puede tener 50.000-80.000 € bloqueados. La rotación del stock no es solo un indicador de ventas: es un indicador de liquidez. Para medir y mejorar el tiempo de rotación, puedes consultar el artículo sobre cómo reducir el tiempo de rotación del stock de ocasión.
Compras anticipadas al ritmo de ventas. Comprar más stock del que se puede vender en el mes siguiente inmoviliza caja antes de que haya ingresos para compensarlo. La compra de stock debe estar coordinada con la previsión de ventas y la situación actual de la caja.
IVA trimestral no provisionado. Si el concesionario no reserva mensualmente una parte de los ingresos para el pago trimestral del IVA, ese pago llega como una sorpresa que vacía la caja en el peor momento. La solución es calcular el IVA neto estimado cada mes y apartar ese importe en una cuenta separada.
Desfase entre pago de compras y cobro de ventas. Si se pagan los coches comprados al contado pero los coches vendidos se cobran con retraso (financiaciones, clientes que pagan al recoger el coche), hay un desfase estructural que se acumula. Conocer ese desfase medio permite dimensionar correctamente el fondo de maniobra necesario.
Cómo usar la previsión para tomar decisiones de stock
La previsión de caja no es solo un ejercicio de control: es una herramienta de decisión. Estas son las decisiones que mejoran cuando se toman con una previsión actualizada:
Cuándo comprar y cuánto. Si la previsión muestra tres semanas consecutivas de caja ajustada, no es el momento de comprar tres coches en subasta que se van a pagar al contado. Si la previsión muestra un mes de entradas sólidas, se puede ser más agresivo en la captación.
Qué coches liquidar. Los vehículos con más tiempo en stock deben evaluarse no solo por su margen sino por su coste de oportunidad: cada semana que siguen en stock es dinero inmovilizado que podría estar en circulación. Una rebaja de precio que acelera la venta puede mejorar la caja más que esperar el precio ideal.
Si aceptar financiación de una entidad con plazos más largos. Si una financiera nueva ofrece mejores comisiones pero paga a 15 días en lugar de 5, el impacto en la caja es real y debe evaluarse antes de aceptar.
Para ver cómo los KPIs de rentabilidad y rotación se conectan con la gestión financiera del concesionario, puedes consultar el artículo sobre KPIs que todo concesionario debería medir.
Indicadores de alerta temprana
Estos son los indicadores que, cuando se deterioran, anticipan problemas de liquidez antes de que sean visibles en la cuenta corriente:
Días de stock medio. Si sube por encima de 60-70 días de forma sostenida, hay capital inmovilizado creciendo.
Ratio de cobertura de gastos fijos. Cuántos meses de gastos fijos cubriría la caja disponible si las ventas se detuvieran. Por debajo de 1,5 meses, la situación es frágil.
Porcentaje de ventas financiadas. A mayor porcentaje de ventas financiadas, mayor desfase entre venta y cobro. Si sube mucho, el fondo de maniobra necesario también sube.
Evolución del IVA a pagar trimestral. Si el IVA a liquidar sube trimestre a trimestre, significa que el negocio está creciendo, pero también que la salida de caja trimestral será mayor. Hay que provisionarlo con antelación.
Herramientas para gestionar el flujo de caja
Para concesionarios con bajo volumen (menos de 10 coches al mes), una hoja de cálculo bien estructurada es suficiente para hacer una previsión mensual con desglose semanal.
Para volúmenes medios y altos, integrar la previsión de caja con el sistema de gestión del stock (DMS) permite tener una visión en tiempo real de las ventas pendientes de cobro, los coches comprados pendientes de pago y las reservas activas. Esa integración elimina el trabajo manual de actualizar la previsión y reduce el riesgo de decisiones tomadas con datos desfasados.
Para entender qué funcionalidades debe tener un DMS para que esta integración sea posible, puedes consultar la guía sobre qué es un DMS en automoción y cómo elegir el adecuado.
Más de 750 compraventas ya usan Dealcar para gestionar su operativa diaria
Dealcar centraliza las ventas, los cobros pendientes y el stock en una única plataforma, lo que permite tener una visión actualizada de la posición de caja en cualquier momento sin necesidad de consolidar datos de múltiples fuentes. Con esa información disponible en tiempo real, construir y actualizar la previsión mensual es una tarea de minutos.
Si quieres ver cómo funciona, puedes agendar una demo gratuita en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debo actualizar la previsión de caja?
Mensualmente como mínimo, con revisión semanal si el volumen de operaciones es alto o si hay un período de tensión de liquidez. La previsión pierde utilidad si se actualiza solo cuando surge un problema: su valor está en anticipar, no en reaccionar.
¿Qué fondo de maniobra mínimo debería tener un concesionario?
Como regla general, entre 1,5 y 2 meses de gastos fijos (alquiler, nóminas, seguros, suscripciones). Ese colchón permite absorber un mes de ventas bajas sin entrar en tensión. Para concesionarios con mucho stock financiado, el fondo de maniobra necesario es mayor porque el desfase entre compra y cobro es más largo.
¿El IVA a pagar forma parte del flujo de caja?
Sí. El IVA que el concesionario recauda de sus clientes no es un ingreso del negocio: es un pasivo que hay que liquidar trimestralmente. Si se incluye en las entradas de caja pero no en las salidas trimestrales, la previsión sobreestima la liquidez disponible.
¿Cómo afecta el REBU al flujo de caja respecto al régimen general?
En operaciones REBU, el concesionario no cobra IVA al cliente de forma explícita, pero sí ingresa a Hacienda el IVA calculado sobre el margen. Esa salida trimestral es menor que en régimen general (porque la base imponible es el margen, no el precio total), pero existe y debe estar en la previsión. Para entender el cálculo exacto, puedes consultar la guía completa del REBU para concesionarios.
